Probleme im Projektmanagement kreativ lösen

Eine typische Situation aus dem Projektmanagement: Der Abgabetermin steht fest und rückt immer näher. Das Budget ist verbucht, aber knapp kalkuliert. Der Projektleiter besitzt zwar ausreichend Projekterfahrung, hat aber selbst noch kein eigenes geleitet. Außerdem wurde das angeforderte Team aus Kostengründen um ein Drittel reduziert und ein Mitarbeiter ist längerfristig krank geworden. Wer im Projektgeschäft tätig ist, kennt solche Situationen aus dem eigenen Arbeitsalltag sowie den Druck, der daraus entsteht.

Leider gibt es immer wieder Konstellationen, die für das Projektteam eine zu große Herausforderung darstellen. Dazu zählen etwa ungelöste Konflikte, die im Raum stehen, Teammitglieder, die ihren Projektrollen nicht gerecht werden oder sich in Machtspielen verheddern und damit gegenseitig blockieren. In solch einem Fall droht das Scheitern des gesamten Vorhabens. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) hat solche Bedrohungen für Projekte evaluiert und dabei folgende drei Hauptursachen identifiziert:

• Schlechte Kommunikation
• Unklare Anforderungen und Ziele
• Politik, Bereichsegoimsen oder interne Kompetenzstreitigkeiten

Folgende Grafik zeigt weitere Gründe, die für das Scheitern von Projekten verantwortlich sind:

Wenn Streitigkeiten und Unklarheiten ein Projekt behindern, helfen keine klassischen Motivationstechniken oder Personalentwicklungs- und Projektmanagementmethoden mehr weiter. Nachholen von Planungsmankos, Umstrukturierungen oder gar Erfolgskontrollen sind teilweise das berühmte Öl, das ins Feuer gegossen wird. Die verhärteten Fronten werden damit aber nicht aufgeweicht, stattdessen werden Unverständnis und Nichtachtung der Not im Team demonstriert. Lösungen existieren zwar, doch sie passen nicht zum Problem. In einer solchen Situation braucht es einen kreativen Impuls, einen Aha-Effekt, der die Beteiligten aufrüttelt und erneut für eine kraftvolle Mitarbeit gewinnt. Für die drei größten Projektenergie-Vernichter haben sich folgende Aha-Effekte praktisch bewährt. Sie ermöglichen es, dass alle wieder an einem Strang ziehen:

Bei schlechter Kommunikation: Voodoo-Puppen

Kommunikation ist der Schlüssel jeglichen Erfolgs. Ohne ausreichende Kommunikation sind Streit, Schuldzuweisungen, Gruppenbildung und andere gruppendynamische Eskalationen vorprogrammiert, die irgendwann ausschließlich auf emotionaler Ebene ausgetragen werden. Wenn Wut und Frustration den Arbeitsalltag bestimmen, bedarf es eines Ventils für die angestauten Gefühle, um sich anschließend wieder auf das Wesentliche konzentrieren zu können.

Um dies zu erreichen, dient eine Voodoo-Puppe als Projektionsfläche. Sie wird auf eine Metaplanwand gezeichnet, anschließend notiert jedes Projektteammitglied kritische Themen und Probleme im Team auf Moderationskarten und pinnt sie anschließend auf die Voodoo-Puppe. Je nachdem wie intensiv die Teammitglieder die Probleme empfinden, ordnen sie die Karten unterschiedlichen Körperteilen der Puppe zu. Die wichtigen Probleme werden entsprechend im Brustbereich der Voodoo-Puppe angebracht, weniger Relevantes beziehungsweise Lappalien beispielsweise an einem Zeh. Nachdem jeder seine Themen offengelegt und seinem Ärger Luft gemacht hat, lässt sich wertschätzend über Lösungen diskutieren und gemeinsam wieder Fahrt aufnehmen.

Bei unklaren Anforderungen: „Eierlegende Wollmilchsau“

Oft treffen bei Projektarbeiten Anforderungen aus unterschiedlichen Richtungen beim Projektleiter zusammen. So äußert beispielsweise der Kunde fortwährend neue Wünsche, während sich die Geschäftsführung noch in der Projektplanung befindet. Trotzdem gibt sie das Signal zum Start, denn Zeit ist schließlich Geld. Gleichzeitig teilen die zu vernetzenden Abteilungen kontinuierlich Bedenken und Gedankenanstöße mit.

Um diese Anforderungen umzusetzen, braucht es eine “Eierlegende Wollmilchsau”. Ein weiterer Aha-Effekt sorgt dafür, dass eine solche “Sau” vom Projektteam tatsächlich geschaffen wird. Das Vorgehen: Allen Anforderungsbereichen wird ein bestimmter “Rohstoff” zugewiesen, der unmittelbar mit der “Sau” zu tun hat. Dem Produktmanagement der Rohstoff Wolle, dem Forschungsteam die Eier, der Führungsebene die eigentliche “Sau” als größter Bestandteil, während die Milch als Repräsentant für die eigenen Ideen des Projektteams im Haus verbleibt.

Im nächsten Schritt werden ausschließlich die wichtigen Wünsche der einzelnen Abteilungen notiert, die direkt zur Projekterfüllung beisteuern. Bereits dieses gemeinsame Erstellen einer “Eierlegenden Wollmilchsau” entlastet und schafft Übersicht. Den Anforderungen, die einen Tag zuvor noch für Stress und Unmut sorgten, begegnet das Projektteam nun mit Humor. Weitere positive Konsequenzen:

• Erfolgreiche Priorisierung
• Deutlichmachen von Widersprüchen

Bei unklarer Rollenverteilung: „Projekt-Hüte“

Wenn beim Projektbeginn die klare Verteilung von Rollen versäumt wird, sorgt dies im Verlauf des Projekts für Kompetenzstreitigkeiten. Gerade wenn Personalknappheit herrscht und in der Folge jedes Mitglied für mehrere Aufgaben zuständig ist, verschwimmen Rollengrenzen schnell. Um gesunde Grenzen wieder herzustellen und Rollen unterscheidbar zu machen, hilft der so genannte „Projekt-Hüte-Effekt”.

Das Vorgehen: Auf spielerische Weise zeigen die Teammitglieder den Kollegen ihre gelebten Rollen auf. Dabei symbolisiert ein Piratenhut denjenigen Mitarbeiter im Projekt, der auf „Beutezug“ in eigener Sache geht. Ein Cowboyhut steht für die Mitarbeiter, die ihre eigenen Gesetze machen, während der Entdeckerhut für die motivierten Teammitglieder steht, die gerne vorsorglich auf eigene Faust handeln. In einer solchen Situation werden – ein Augenzwinkern inklusive – die unterschiedlichen Rollenkollisionen deutlich. Die Teilnehmer können die überspitzten Rollenzuweisungen zum Anlass nehmen, ihr Selbstbild zu reflektieren und zu korrigieren.

Emotionen sind ein wichtiger Bestandteil von Projekten. Sie motivieren, sorgen für Zusammenhalt und sind die Basis für Ehrgeiz, Siegeswillen und Stolz auf die eigene Leistung. Emotionen bedeuten aber auch negative Gefühle wie Frust, Wut oder Überforderung. Wer Emotionen mit rationellen Methoden begegnet, wird entweder scheitern, oder aber die Problemsituation noch weiter verschärfen. Gezielt eingesetzte, emotionale Aha-Effekte hingegen können jedes Projekt entspannen und gleichzeitig beleben.