Professionelle MeetingkulturWas Sie bei einem Meeting beachten sollten

Meetings gelten vielen Geschäftsleuten als reine Zeitverschwendung. Das kann mehrere Gründe haben: Oft mangelt es an einer guten Organisation, einer Tagesordnung, die feste Zeiten vorsieht, an Pünktlichkeit oder der entsprechenden Vorbereitung der Beteiligten. Ein effizientes Meeting sollte deshalb gut organisiert sein.

Agenda ist die Basis

Die Situation, in einer Besprechung zu sitzen, von der Sie vorher keine Agenda hatten und sich nun überlegen, warum Sie hier sitzen, kennen Sie bestimmt. Deshalb ist eine gründliche Meetingvorbereitung wichtig.

Wie bereitet man eine Besprechung optimal vor?

Gehen Sie nach folgendem Schema vor:

1. Wer soll teilnehmen?

Diese wichtige Frage ist abhängig vom Besprechungstyp (Verhandlung, Informationsveranstaltung, Schulung, etc), denn jeder unmotivierte Teilnehmer verschwendet wertvolle Arbeitszeit. Es sollten also nur Teilnehmer ausgewählt werden, die sinnvolle und wichtige Beiträge beisteuern können und über die entsprechende Entscheidungskompetenz verfügen.

2. Wie viel Teilnehmer?

5 bis 7 sind ideal. Mehr als 10 sind unübersichtlich. Zur effektiven Lösungserarbeitung halten Sie den Teilnehmerkreis so klein wie möglich.

3. Formulieren Sie Meeting-Ziele

  • Weshalb?
  • Auf welche Weise?
  • Mit welchem messbaren Ergebnis?
  • Bis wann?

Was erreicht man mit der Zielformulierung? Klarheit und Überprüfbarkeit. Vereinbartes und Erreichtes kann später gut miteinander verglichen werden.

4. Agenda/Tagesordnung erstellen und versenden

Die Agenda beinhaltet folgende Punkte:

  • Wer soll teilnehmen?
  • Wann und wo findet die Besprechung statt?
  • Welche Themen sollen besprochen werden?
  • Dauer und Abfolge der einzelnen Besprechungspunkte.
  • Welche Besprechungsziele gibt es?

Die Agenda ist der rote Faden jeden Meetings. Gibt es so einen Plan nicht, ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Außerdem hat jeder Teilnehmer vorab die Möglichkeit, sich intensiv auf das Meeting vorzubereiten. Nicht selten werden Besprechungen aufgehalten, weil Mitarbeiter nicht alle Unterlagen dabei haben.

Mindestens eine Woche vor dem Termin sollte den Teilnehmern die Agenda zugehen, damit diese eventuell weitere Themen ergänzen können.

5. Besprechungsort richtig wählen

Beachten Sie bei der Auswahl des Besprechungsortes die Zusammensetzung der Teilnehmer. Kommen die Teilnehmer beispielsweise aus ganz Deutschland angereist, wählen Sie einen zentralen Meetingort, zum Beispiel in der Nähe von Flughäfen. Eventuell sollten Sie auch logistische Punkte wie Abholung am Flughafen oder Bahnhof mit Sammeltaxis oder Chauffeur-Service abklären. Bestuhlung, Catering und technisches Equipment vorab klären und reservieren.

Lästig aber wichtig: das Protokoll

Kennen Sie das? Der Chef setzt ein Meeting auf, wahrscheinlich schon das Dritte in dieser Woche und Sie sind die oder der Auserwählte, das Protokoll zu schreiben. Da stellen sich Fragen wie:

  • Gibt es eigentlich einen internen Standard für ein Protokoll?
  • Wie sieht überhaupt die Agenda aus?
  • Wurde diese schon geschrieben?
  • Kann ich darauf zurückgreifen?

Die ersten Schritte sind einfach, sollte eine Agenda vorhanden gewesen sein. Anlass, Ort sowie Datum zuerst eintragen. Eingeladene und Anwesende vergleichen und gegebenenfalls Änderungen eintragen. Wurden die Themen in der gleichen Reihenfolge besprochen? Wie lange wurde jeder Tagesordnungspunkt tatsächlich besprochen?

Sind die ersten Punkte geklärt, werden die Stichworte, die Sie mitgeschrieben haben, wieder in einen lesbaren Text gegossen.

Sind Aufgaben zu einem Tagesordnungspunkt vergeben worden? Wer soll diese erledigen und bis wann ist das Ergebnis zu erwarten? In 1 ½ Stunden wurde ganz schön viel gesagt. Was ist denn nun wirklich wichtig? Gab es eine Zusammenfassung? Wenn alle Stricke reißen, kommen hoffentlich nach Versendung des Protokolls noch Kommentare der anderen Teilnehmer, die das Geschriebene korrigieren.

Ist alles in einem Text zusammengeschrieben, überprüfen Sie, ob jeder Punkt der Agenda abgearbeitet wurde und alle verteilten Aufgaben im Protokoll enthalten sind. Zu guter Letzt sollten Sie Vorträge beziehungsweise Präsentationen von den jeweiligen Teilnehmern einfordern und dem Protokoll als Datei beifügen.

Übersichtliche Protokolle erleichtern das Lesen

Wie sieht denn das Design aus? Die Überschriften müssen alle angepasst werden, die Einzüge müssen stimmen und wo platzieren Sie die Aufgaben, damit sie übersichtlich sind, und werden diese irgendwie priorisiert? Sind die letzten Fragen geklärt, kann das Protokoll an die Teilnehmer – anwesende, vertretene und entschuldigte – versendet werden. Vorher noch das letzte O.K., dass auch wirklich alle auf der Verteilerliste leseberechtigt sind und nicht irgendwelche hochsensiblen Daten in die falschen Hände gelangen. Nun können Sie auf die Kommentare der Teilnehmer warten und diese als Update in das Protokoll eintragen. Ein einmal verabschiedetes Protokoll wird nicht mehr verändert.

Meetingorganisation im Überblick

1. Agenda erstellen:

Anlass, Ort, Datum, Dauer, Themen mit Zuständigen.

2. Raum reservieren:

Bestuhlung, Catering und technisches Equipment abklären.

3. Agenda versenden:

An alle Teilnehmer, und evtl. auch an Personen, die von der Besprechung wissen sollten.

4. Ab- und Zusagen einholen:

evtl. Vertreter benennen bis spätestens ein Tag vor Beginn.

5. Am Tag des Meetings:

  • Frühzeitig vor Ort sein.
  • Punkt 2 überprüfen, evtl. Ablauf mit dem Empfang koordinieren.

6. Start der Besprechung:

  • Benennung eines Protokollanten durch den Besprechungsleiter.
  • Anhand der Agenda wird das Protokoll erstellt. Anwesende notieren, Stichpunkte mitschreiben, möglichst Zusammenfassung erstellen.
  • Alle Aufgaben notieren: Beschreibung, Zuständiger und Deadline.

7. Nachbereitung der Besprechung:

  • Agenda als Gliederung übernehmen.
  • Anwesende mit eingeladenen Teilnehmern vergleichen, Vertreter eintragen.
  • Protokollstichpunkte zu jedem Tagesordnungspunkt in Text gießen.
  • Präsentationen von Teilnehmern einfordern und als Datei anhängen.
  • Übersicht der verteilten Aufgaben zusammenstellen.
  • Grafische Überarbeitung. Evtl. Firmentemplate vorhanden.
  • Protokoll an Teilnehmer verteilen.

8. Kommentare zum Protokoll von Teilnehmern einarbeiten.

9. Verabschiedung des Protokolls:

entweder bei der nächsten Sitzung oder durch Versendung eines abgestimmten, verabschiedeten Protokolls.

Um Besprechungen richtig vor- und nachzubereiten, sollten Sie alle Schritte von der Agenda bis zum Protokoll beherrschen. Nicht nur eine perfekte Vorbereitung und ein reibungsloser Ablauf einer Besprechung werfen beim Kunden ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen, sondern auch die Versendung eines Protokolls einige Tage nach der Besprechung. Aufgaben und Vereinbarungen werden so nochmals für alle deutlich zusammengefasst.Verbessern Sie die Besprechungskultur Ihres Unternehmens.

Gäste im Büro empfangen

Kennen Sie die Situation? Sie bieten Ihren Gästen Getränke an, sind aber unsicher, wem Sie den Kaffee zuerst einschenken sollten. Hier die Lösung: Im Meetingraum ist der Gast der Ranghöchste, er bekommt die Erfrischung somit zuerst. Dies sollte zwischen Small Talk und Beginn des geschäftlichen - Teils erfolgen, damit es dann nicht zu Störungen durch „Nebensächliches“ kommt.

Der Gastgeber muss nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Einladende mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.

Zur Gastgeberrolle im Büro gehört auch, dass man Kleinigkeiten zum Essen vorbereiten lässt, falls die Konferenz für einen längeren Zeitraum oder über die Mittagszeit angesetzt ist. Seinen Gästen überhaupt nichts anzubieten, ist eine ausgesprochene Unhöflichkeit.

Behandeln Sie Ihre Gäste so, wie Sie selbst behandelt werden möchten: mit Respekt und Höflichkeit. Und dies gilt auch, wenn Sie „nur“ Lieferanten empfangen. Überlegen Sie sich, dass die Lieferanten noch weitere Kunden betreuen und Ihr Image nach außen transportieren.

Holen Sie Ihre Gäste am Empfang ab, geht der Gast vor, sofern er den Weg bereits kennt. Wenn nicht, dürfen Sie gerne vorweg gehen. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast in beiden Fällen. Lassen Sie Ihren Gast an Ihrer rechten Seite gehen, dies demonstriert, dass er von Ihnen geschätzt wird. Im Büro angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf. Dies dürfen auch Frauen für Männer tun. Nur der eine oder andere ältere Herr wird die Hilfe einer Dame ablehnen.

Im Meetingraum

Die Sekretärin Ihres Gesprächspartners holt Sie am Empfang ab und führt Sie in den Meetingraum. Dort stehen kalte Getränke und der Kaffee bereits vorbereitet auf dem Tisch. Die Sekretärin bittet Sie, Platz zu nehmen und sich an den Getränken zu bedienen, während Sie ihren Chef holt.

Das ist eine alltägliche Situation für Mitarbeiter mit Kundenkontakt und klingt wie eine Standardsituation, über die wir uns keine Gedanken machen müssen. Dennoch sollten wir den Worten der Sekretärin nicht einfach gedankenlos Folge leisten. Sie setzen sich in fremden Räumen nicht einfach hin, ebenso wenig bedienen Sie sich an den Getränken – es sei denn, die Sekretärin gießt Ihnen den Kaffee gleich ein. Ist eine Verspätung des Gastgebers um 15 Minuten angekündigt, dürfen Sie gerne im Sitzen warten. Bemühen Sie sich jedoch, Ihren Gastgeber im Stehen zu empfangen.

Wie Sie Ihren Platz einnehmen

Planen Sie eine Laptop-Präsentation bei Ihrem Kunden, fahren Sie möglichst den Rechner hoch bevor Ihre Gastgeber den Raum betreten.

Es ist nun Aufgabe des Gastgebers, seinen Gästen einen Platz zuzuweisen. Haben Sie die freie Wahl, entscheiden Sie sich für einen Platz bei dem Sie den gesamten Raum inklusive Tür im Blickfeld haben. Wer jemals mit dem Rücken zur Tür gesessen hat, weiß, dass durch die Ungewissheit ob und wer zur Tür reinkommen kann, die Konzentration erheblich leidet. Eine Wand im Rücken gibt Ihnen das Gefühl von Sicherheit, was die Meetingteilnehmer spüren werden.

Auch die Sitzhaltung kann Einfluss auf den Verlauf der Verhandlung nehmen. Sitzen Sie gerade und aufrecht, signalisiert dies Souveränität. Der positive Nebeneffekt dieser Haltung: Sie bleiben länger konzentriert bei der Sache. Achten Sie darauf die Beine nicht zu kreuzen, damit das Blut zirkulieren kann. Besser ist es, mit beiden Füßen festen Kontakt zum Boden zu haben.

Mobiltelefon und Blackberry

Mobiltelefone und Blackberrys schalten Sie bitte während eines Meetings, egal ob extern oder intern, immer aus oder stumm. Das Geräusch des Vibrationsalarms hört man selbst durch Jacken oder aus der Aktentasche. Und es stört nicht nur die Teilnehmer, sondern auch Ihre Konzentration. Sollten Sie einen wirklich wichtigen Anruf erwarten, zum Beispiel von Ihrer schwangeren Frau, dann kündigen Sie an, dass Ihr Handy auf Empfang steht. Zum Telefonieren verlassen Sie dann bitte den Besprechungsraum.

Legen Sie Ihr Handy auch, wenn Sie den Anruf angekündigt haben, nicht auf den Besprechungstisch. Sie würden Ihrem Gesprächspartner damit signalisieren, dass Sie jederzeit bereit sind, das Gespräch anzunehmen und geben ihm das Gefühl unwichtig zu sein.

Auch das Lesen der eingehenden E-Mails im Blackberry während einer Besprechung ist unhöflich. Jeder Gesprächsteilnehmer fühlt sich einfach missachtet.

Es gibt von Martin Suter, schweizer Schriftsteller, Kolumnist und Drehbuchautor, eine schöne Geschichte, die das Thema wunderbar aufbereitet:

Ein Angestellter wird in ein Gespräch mit seinem Vorgesetzten gebeten und hat dabei – vorbildlich, wie er glaubt – sein Handy auf Vibration eingeschaltet. Während des Gesprächs mit seinem Vorgesetzten muss er sich konzentrieren, um seine Beförderung nicht zu gefährden. Auf einmal merkt er, dass sein Handy vibriert. Er kann aber aus gegebenem Anlass nicht ans Telefon gehen. Von Minute zu Minute wird er unkonzentrierter, da er sich immer fragt, wer wohl angerufen hat. War es seine Frau oder vielleicht der Kunde XY oder sogar die junge Blonde, der er am Vorabend seine Handynummer gegeben hatte? Er ist zum Schluss so abgelenkt, dass das Gespräch mit dem Geschäftsführer völlig aus den Bahnen läuft und er sich bis auf die Knochen blamiert. Nach einer Stunde kommt er aus dem Meeting, inzwischen fast mit einer Kündigung in Aussicht, statt der erhofften Beförderung. Aber nun endlich kann er seine Neugierde befriedigen und auf seinem Handy nachschauen, wer angerufen hat. Er blättert auf „verpasste Anrufe“, um festzustellen, dass dort steht: „anonymer Anrufer“.

Sakko ausziehen

Soviel vorweg: Schwitzen gehört zum Geschäft. Denn im Meetingraum, beim Geschäftsessen oder auch bei offiziellen Veranstaltungen dürfen Sie Ihr Jackett/Kostümjacke erst ablegen, wenn die Gastgeber Sie dazu auffordern oder es vormachen. Der Ranghöchste in einem Meeting entscheidet also, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist. Aus verhandlungstaktischer Sicht sollten Sie dann ebenfalls das Jackett ausziehen, damit alle wieder „auf Augenhöhe“ sind.

Kommen Sie in einen Raum und die Anwesenden haben bereits alle sich des Jacketts entledigt, sollten Sie fragen, ob es in Ordnung ist, wenn Sie Ihr Jackett auch ablegen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie dies einfach machen dürfen, es sei denn, Sie sind die ranghöchste Person in dieser Gruppe.

Visitenkarten austauschen

Als Gast überreichen Sie in einer geschäftlichen Situation Ihre Visitenkarte zuerst und zwar dem ranghöchsten Gastgeber. Können Sie keine Hierarchie erkennen, geben Sie die Karten der Reihe nach aus.

Stecken Sie bitte die Visitenkarte Ihres Gesprächspartners nicht achtlos in die Hosentasche, sondern werfen Sie einen kurzen und intensiven Blick darauf. Achten Sie auf akademische Titel, die Sie ab jetzt zum Namen nennen.

Erhaltene Visitenkarten dürfen Sie gerne vor sich in der Reihenfolge platzieren, wie die Inhaber der Karte sitzen. So können Sie die Namen besser zuordnen und sich dann auch merken. Bitte machen Sie sich keine Notizen auf der Visitenkarte, solange der Inhaber der Karte noch dabei ist.

Meetings beenden

Das Gespräch ist beendet, die Teilnehmer packen ihre Sachen und sind bereit zu gehen. Achten Sie als Gastgeber darauf, Ihre Gäste jetzt bis an den Haupteingang zu begleiten und nicht mit den Worten zu verabschieden „den Weg kennen Sie ja“. Denken Sie dabei einfach daran, wie Sie es zu Hause handhaben, dort begleiten Sie Ihre Gäste auch bis zur Haustür und verabschieden sie nicht im Wohnzimmer.

Meetings nachbereiten

Nicht nur das Protokollschreiben ist für Ihre Geschäftsbeziehung wichtig, sondern generell eine gute Nachbereitung des Meetings. Denn im Meeting geht es ja nicht nur darum, Kekse zu knabbern und ein Schwätzchen mit dem Kunden zu halten. Sie wollen am Ende ein Ergebnis präsentieren beziehungsweise den Ausgang der Besprechung festhalten. Hierfür muss nicht immer ein seitenlanges Protokoll geschrieben werden, aber das Mindeste ist eine E-Mail ein oder zwei Tage nach der Besprechung. Drücken Sie noch einmal Dank dafür aus, dass man sich die Zeit genommen hat, Sie zu treffen und fassen Sie zusammen, was besprochen wurde und wer, was, bis wann zu erledigen hat.

[Bild: Fotolia.com]

Dazu im Management-Handbuch

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