ProjektmanagementWann und wie Sie ein Projekt abbrechen

Fünf besonders häufige Gründe für den Projektabbruch sind:

1. Nicht erreichbare Ziele: Wenn die Projektziele nicht mehr realistisch und nicht mehr erreichbar sind und trotz Anstrengungen und Anpassungen nicht in Sichtweite liegen, kann ein Abbruch des Projekts in Betracht gezogen werden.
2. Ressourcenmangel: Es fehlen wichtige Ressourcen wie Finanzierung, Personal, Zeit oder technische Unterstützung. Dies beeinträchtigt das Projekt in einer Weise, die das erfolgreiche Abschließen unmöglich machen.
3. Äußere Einflüsse: Unvorhersehbare externe Faktoren wie Gesetzesänderungen, politische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen oder Naturkatastrophen können dazu führen, dass ein Projekt nicht mehr durchführbar ist.
4. Veränderte Prioritäten: Die Unternehmensziele, die Kundenanforderungen oder die strategischen Prioritäten ändern sich so stark, dass das Projekt nicht mehr zum Gesamtplan passt oder nicht mehr den erforderlichen Wert bietet. Die Unterstützung durch das Management oder andere Stakeholder geht verloren.
5. Anhaltende Probleme: Ist ein Projekt immer wieder mit technischen oder organisatorischen Problemen konfrontiert, haben Zukaufteile laufend Mängel, erweist sich eine Lösung als technisch nicht machbar, kann ein Projektabbruch die beste Option sein.

Treffen Sie eine Entscheidung über den Projektabbruch nicht vorschnell. Es sollten umfassende Analysen, Bewertungen und Konsultationen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden.

Die Entscheidung sollte in enger Abstimmung mit den Stakeholdern und Verantwortlichen des Projekts getroffen werden, um die Auswirkungen und Alternativen zu bewerten.

Ist die Entscheidung gefallen, sollte der Projektabbruch möglichst rasch erfolgen. Denn dann werden keine weiteren Ressourcen unnötig verschwendet.

Ein Projektabbruch kann sich auf das Unternehmen, die Projektbeteiligten und andere betroffene Parteien auswirken. Mögliche Auswirkungen sind:

• Bereits investierte Ressourcen wie Arbeitszeit, Materialien und finanzielle Mittel könnten verloren gehen. Es könnten auch Kosten für die Abwicklung des Projekts oder eventuelle Vertragsstrafen entstehen.
• Die bis zum Abbruch entwickelten Ergebnisse müssen möglicherweise verworfen oder überarbeitet werden. Dies kann die Umsetzung anderer Projekte oder Initiativen verzögern.
• Wenn ein Projekt abgebrochen wird, geht das häufig mit Frustration, Enttäuschung oder Unsicherheit einher. Dies kann sich negativ auf die allgemeine Arbeitsmoral und das Vertrauen seitens Mitarbeitenden auswirken.
• Kunden, Lieferanten oder andere Stakeholder könnten das Vertrauen verlieren, wenn ein Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Dies kann langfristige Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehungen und den Ruf des Unternehmens und der Verantwortlichen (Projektleitung) haben.
• Durch die Bewertung der Gründe für den Abbruch und die Analyse der durchgeführten Maßnahmen gewinnen Sie Erkenntnisse, durch die ähnliche Fehler in der Zukunft vermieden werden.

Die Auswirkungen eines Projektabbruchs hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art des Projekts, die Branche, die Unternehmensgröße und die Umstände, die zum Abbruch geführt haben. Alle Auswirkungen sollten Sie sorgfältig bewerten und angemessene Maßnahmen ergreifen, um negative Folgen zu minimieren.

Stellen Sie die bis zum Projektabbruch erzielten Ergebnisse sicher. Vielleicht können diese für andere Zwecke genutzt werden, oder es kann später mit einem neuen, anders zugeschnittenen Projekt darauf aufgebaut werden.

Ziele klar und realistisch definieren

Der Projektabbruch kann auf eine unklare oder unrealistische Zielsetzung hinweisen. Nehmen Sie sich vor, zukünftige Projekte mit klaren, messbaren und erreichbaren Zielen zu planen. Stellen Sie zukünftig sicher, dass alle Stakeholder ein gemeinsames Verständnis von den Zielen und Zwischenetappen haben.

Risikomanagement verbessern

Eine nachträgliche Analyse des Projektabbruchs kann zur besseren Risikobewertung und Risikokontrolle beitragen. Zukünftig werden potenzielle Risiken frühzeitig erkannt, wenn Sie aus der Erfahrung lernen.

Kommunikation und Stakeholder-Engagement stärken

Kommunikationskanäle können auf Basis der Erfahrungen aus dem Projektabbruch verbessert, eine offene und transparente Kommunikation aufrechterhalten und die Stakeholder aktiv eingebunden werden. Dadurch werden in zukünftigen Projekten Missverständnisse und Konflikte minimiert. Wenn Probleme auftauchen, können diese früh kommuniziert und gemeinsam gelöst werden.

Anpassungsfähigkeit fördern

Fördern Sie eine Kultur der Anpassungsfähigkeit, damit sich das Unternehmen zukünftig auf veränderte Umstände und unvorhergesehene Herausforderungen schneller einstellen kann. Wenn sich technische oder organisatorische Probleme ergeben, suchen Sie nach anderen Lösungen. Animieren Sie Ihre Mitarbeitenden dazu, mit Fehlern und Problemen offen umzugehen, damit das Projektteam seine Arbeitsweise bei Bedarf frühzeitig anpassen kann.

Projektmanagement optimieren

Der Projektabbruch kann dazu dienen, Schwachstellen im Projektmanagement zu identifizieren und zu beheben. Im Fokus stehen:

• flexiblere Projektplanung
• stärkere laufende Überwachung und Kontrolle
• mehr Effizienz bei einzelnen Arbeitsschritten
• Nutzung von einfachen oder bewährten Lösungen
• bessere Zusammenarbeit mit Fachabteilungen oder Experten
• mehr Transparenz bei der (internen und externen) Projektkommunikation
• Risiko- und Problembewusstsein aller Projektbeteiligten

Es ist wichtig, dass diese Lehren und Erkenntnisse nicht nur formuliert, sondern auch aktiv in zukünftige Projekte integriert werden. Die kontinuierliche Verbesserung und Anwendung von Best Practices kann dazu beitragen, die Erfolgschancen künftiger Projekte zu erhöhen und Fehler nur ein einziges Mal zu begehen.

Schritt 1: Gründe und Argumente für den Projektabbruch formulieren

Gehen Sie davon aus, dass einige wichtige Stakeholder nicht mit dem Abbruch des Projekts einverstanden sein werden. Diese werden Argumente für das Weiterführen des Projekts hervorbringen und Ihre Gründe für den Abbruch hinterfragen oder sogar Ihr Team kritisieren.

Bereiten Sie sich so gut wie möglich auf Gespräche vor, in welchen Sie für den Projektabbruch plädieren:

• Kommen Sie kritischen Rückfragen zuvor, indem Sie Ihren Standpunkt praxisnah, verständlich und ausführlich begründen.
• Nennen Sie beispielhafte Situationen aus dem Projektalltag, um schwerwiegende projektspezifischen Probleme glaubhaft und nachvollziehbar darzustellen.

Gehen Sie davon aus, dass es trotz Ihrer guten Argumentation Personen geben wird, die sich für die Weiterführung des Projekts starkmachen. Dahinter stecken meistens finanzielle Gründen oder die Sorge vor einem Prestigeverlust. Greifen Sie in diesem Fall auf seriöse Daten und Fakten zurück.

Verweisen Sie, wenn möglich, auf den Rat zum Projektabbruch seitens erfahrener Expertinnen und Experten oder externer Berater. Wenn Dritte die Situation beurteilen und für einen Abbruch des Projekts stimmen, überzeugt das manchmal auch große Skeptiker.

Schritt 2: Daten aufbereiten, Fakten präsentieren

Bereiten Sie aussagekräftige Daten am besten grafisch auf. Stellen Sie Szenarien dar, die ganz klar zeigen:

• Wie (negativ) hat sich das Projekt oder ein wichtiger Aspekt bisher entwickelt?
• Wie würde sich das Projekt in Zukunft entwickeln?
• Verstärken sich negative Auswirkungen aufgrund akuter Hindernisse und Probleme oder potenzieren sie sich gar?
• Welche Folgen wären kurzfristig und langfristig zu erwarten, wenn das Projekt trotz aller Bedenken weitergeführt würde?

Präsentieren Sie etwa stetig steigende, unverhältnismäßig hohe Projektkosten über den zeitlichen Verlauf. Oder einen angenommenen Zeitpunkt für das Erreichen des Projektziels, der so weit in der Zukunft liegt, dass die Weiterführung keinen Sinn ergibt.

Überzeugen Sie Entscheider und Stakeholder mit wirtschaftlichen, prozessualen und technologischen Fakten. Je mehr, desto besser. Präsentieren Sie eindrucksvolle Zahlen, ohne zu übertreiben.

Bleiben Sie bei den Tatsachen; stellen Sie Ihre Emotionen zurück. Sie wollen nicht den Eindruck erwecken, als seien Sie persönlich überfordert und wollten nur deshalb das Projekt abbrechen.

Schritt 3: Projektabbruch organisieren

• Organisieren Sie ein Abschluss-Meeting.
• Erstellen Sie ein Protokoll zu Meilensteinen, Budget, Wirtschaftlichkeit, Personal …
• Beenden Sie alle bestehenden Verträge, die mit dem Projekt in Verbindung stehen.
• Erstellen Sie ein Dokument zu „Lessons Learned“ zusammen mit Ihrem Team.
• Stellen Sie alle Projektdokumente zusammen, prüfen Sie diese auf Vollständigkeit und archivieren Sie sie entsprechend der internen, externen und gesetzlichen Vorgaben.

Akzeptieren Sie Ihre eigenen negativen Emotionen ebenso wie die Ihrer Mitarbeitenden. Wenn ein Projekt abgebrochen wird, sind die Projektbeteiligten in der Regel enttäuscht von sich und anderen; manchmal resultieren daraus offene oder unterschwellige Konflikte.

Sie als Führungskraft, Projektleiterin oder Projektleiter sind dafür verantwortlich, kritische Fragen zu klären, konstruktive Diskussionen zu führen und damit einen Lerneffekt für alle zu ermöglichen.

Versuchen Sie, gemeinsam mit Ihrem Team zuversichtlich in die Zukunft zu sehen und alsbald neue Projekte zu verwirklichen. Sofern organisatorisch möglich, starten Sie nach dem Projektabbruch ein Projekt mit überschaubarem Umfang und einem geringen Risiko für einen erneuten Abbruch.

Durch das daraus resultierende Erfolgserlebnis stärken Sie den (vielleicht angeschlagenen) Teamgeist und das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeitenden nach einem Projektabbruch.