ProjektleitungEine versäumte Auftragsklärung nachholen

Manchmal passiert es: Das Projekt startet, obwohl der Auftrag noch nicht geklärt ist. Als Projektleiter müssen Sie die Auftragklärung im laufenden Projekt nachholen.

Wenn die Ziele schwammig formuliert sind, fällt es dem Auftraggeber und anderen Interessenten leicht, im Projektverlauf immer neue Anforderungen zu stellen. Als Projektleiter fehlt Ihnen die Handhabe, die Wünsche unter Verweis auf einen klar formulierten Projektauftrag abzublocken. Ein Claim Management ist unmöglich, weil die vertraglichen Grundlagen zu unklar sind. So häufen sich Änderungen und Nachbesserungen. Die Kosten laufen aus dem Ruder.

Die projektbegleitende Auftragsklärung

Als Projektleiter bleibt Ihnen nur ein Weg: den Auftrag doch noch zu präzisieren. Auch wenn sich Ihr Team schon in das Projektabenteuer gestürzt hat und bereits in der Arbeit steckt, sollten Sie sich nun dennoch als Aufklärer betätigen und einige grundlegende Dinge klarstellen. Letztlich geht es darum, die Auftragsklärung projektbegleitend nachzuholen.

Eine „projektbegleitende Auftragsklärung“ – das klingt zunächst befremdlich. Jeder Projektleiter lernt, dass ein Projekt erst dann startet, wenn der Auftrag geklärt ist: Es gibt ein konkretes Ziel, ein festes Anfangs- und Enddatum, ein fixes Budget und festgelegte Randbedingungen. Tatsächlich trifft man diese lehrbuchhaft geordnete Ausgangssituation nur selten an. Also kommt es darauf an, die Klärung nachzuholen.

Die fünf Wirkungsebenen des Projekts klären

Die Wirkungsebenen eines Projekts

Wenn Sie die Auftragsklärung nachholen, hat sich ein pragmatisches Vorgehen bewährt. Präzisieren Sie den bestehenden Projektauftrag, indem Sie die Fragen zu folgenden fünf Aspekten beantworten.

INPUT
Welche Ressourcen stehen dem Projekt zur Verfügung? Welche Ressourcen werden in das Projekt investiert? Geld, Ausstattung, Konzepte, …?

AKTIVITÄTEN
Was muss getan werden, um die Ziele zu erreichen? Welche Aktivitäten können durchgeführt werden, wenn bestimmte Inputs vorhanden sind?

OUTPUT
Was sind die direkten Ergebnisse der Aktivitäten? Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Es handelt sich dabei um quantifizierbare Einheiten wie Produkte, Analysen, Spezifikationen, Leistungen …

OUTCOME
Welche Wirkungen werden durch das Projekt für die Zielgruppe erzielt? Welche Auswirkungen hat das Projekt? Welcher Nutzen ergibt sich für die Zielgruppe?

IMPACT
Welche Wirkungen sollen darüber hinaus im Umfeld erzielt werden? Welcher Nutzen soll sich daraus ergeben? Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen das Projekt beiträgt.

Die fünf Aspekte sind vergleichbar mit einer Landkarte, deren Maßstab zwar noch sehr grob ist, die jedoch allen Beteiligten eine erste Orientierung gibt. Das Ziel ist darauf eingezeichnet. Damit steht auch die Richtung fest, in die Sie mit Ihrem Projektteam gehen müssen.

Survival-Tipps

  • Gehen Sie davon aus, dass Projektideen selten hundertprozentig durchdacht sind. Es ist ein Fehler, darauf zu vertrauen, dass sich der Auftrag im Laufe der Zeit schon klären wird.
  • Vermeiden Sie es auch bei Zeitdruck, mit der Projektarbeit einfach loszulegen. Anstatt einen Blindflug zu beginnen, klären Sie besser zuerst die Ziele.
  • Zur Klärung der Zielsetzung ist es nie zu spät. Die Auftragsklärung lässt sich auch noch nachholen, wenn die Projektarbeit bereits begonnen hat. 
  • Legen Sie Ihrem Auftraggeber ein Konzept vor, das geplante Aktivitäten, beabsichtigte Resultate (Output) und Nutzen (Outcome) unterscheidet.
  • Beharren Sie auf klaren Aussagen zur Zielsetzung des Projekts. Und achten Sie darauf, dass alle Beteiligten die Ziele kennen und wissen, warum das Projekt für das Unternehmen wichtig ist.
  • Formulieren Sie die Projektziele so präzise, dass Sie den beteiligten Führungskräften keinen Interpretationsspielraum lassen. Manchmal kann es sogar sinnvoll sein, explizit festzuhalten, was nicht Bestandteil des Projekts ist.

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