ProjektmanagementPerfektionismus vermeiden mit dem Pareto-Prinzip

Oft wird das Verhältnis beim Pareto-Prinzip mit 20 Prozent Aufwand zu 80 Prozent Ergebnis beschrieben. Genauso gut aber würde dieses Prinzip seine Gültigkeit behalten, wenn wir mit 25 Prozent Aufwand 90 Prozent des Ergebnisses erreichen würden oder mit 10 Prozent nur 70 Prozent des Vorhabens. Wie lässt sich dieses Prinzip nutzbringend zur eigenen Entlastung im Projekt und ohne Einbußen bei der Qualität des Ergebnisses einsetzen?

Besonders komplexe Projekte bestehen üblicherweise aus einer Reihe eng getakteter Arbeitsschritte, die voneinander abhängen. Einige Tätigkeiten weisen dabei mehr oder weniger große Zeitpuffer auf, die ausgenutzt werden können, ohne dass sich der Endtermin verschiebt. Andere Schritte hängen jedoch so stark zusammen, dass sie eine terminkritische Kette bilden. Jeder Verzug, jede Verlängerung einer dieser Aktivitäten löst einen Dominoeffekt aus, der letztlich zur unausweichlichen Verschiebung des Endziels führt. Bei der üblichen Vorgehensweise ist der Endtermin gleichbedeutend mit dem Zeitpunkt, zu dem sämtliche Einzelkomponenten des Projekts zum ersten Mal komplett als in sich geschlossenes Gesamtsystem in Erscheinung treten. Dies bringt entscheidende Nachteile nicht nur für die Planungsqualität mit sich, sondern auch für die eigene Arbeitsbelastung.

Gewissenhaft nehmen wir nicht nur den Terminplan ernst, sondern wollen auch die einzelnen Arbeitsschritte und Zwischenziele quantitativ und qualitativ zu 100 Prozent erfüllen. Damit sitzen wir aber schon in der Falle, denn kaum ein Projekt läuft störungsfrei ab. Entscheidungen verzögern sich, unvorhergesehene Probleme treten auf oder die Technik spielt nicht mit. Dann versuchen wir, durch stärkeren Einsatz gegen den Kalender anzurennen. Wirtschaftliche Zwänge lassen uns ohnedies keinen Spielraum, so dass wir weiter Überstunden machen. Ab einer gewissen Grenze nehmen wir nicht mehr wahr, dass Druck und Stress ihren Tribut fordern. Die Effizienz unserer Arbeit sinkt und die Effektivität abnimmt.

Bereits gegen Anfang des vorletzten Jahrhunderts haben die beiden Psychologen Robert Yerkes und John Dillingham Dodson nachgewiesen, dass erhöhter Einsatz nur bis zu einem gewissen Grad zur Leistungssteigerung führt. Bis zum Erreichen eines Gipfelpunktes wirkt der positive Stress (Eustress) mit dem Botenstoff Dopamin als Turbolader zur Energiesteigerung, Motivation und Konzentration. Danach kippt die Leistungskurve jedoch ab. Noradrenalin, Adrenalin und das Stresshormon Cortisol übernehmen die Regie. Zunehmend dominiert der negative Stress (Disstress), der aus der Leistungszone heraus zu Erschöpfung und Überforderung führt und langfristig im Burnout mündet.

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Welche Hilfe bietet dagegen das Pareto-Prinzip? Wir erinnern uns: Mit 20 Prozent Aufwand erreichen wir das Ergebnis zu 80 Prozent. Kürzen wir also jeden unserer Arbeitsschritte im Terminplan um einen Betrag X. Für unsere Überlegungen ist es unerheblich, ob wir tatsächlich mit 20 Prozent Einsatz 80 Prozent unseres Ergebnisses erwarten können. Wichtig ist vielmehr, dass wir möglichst schnell zu einer in sich schlüssigen, groben Gesamtlösung kommen wollen, wobei die Betonung auf „gesamt“ liegt. Wir schaffen uns damit eine Reserve bis zum vorgegebenen Endtermin, die der Vervollständigung und Verfeinerung dient.

Theoretisch könnten wir nach dem Erstellen des Gesamtkonzepts jederzeit abbrechen und hätten doch eine komplette Lösung – von welchem Detaillierungsgrad auch immer. Wir fragen also nicht, wie viel Zeit wir zur vollständigen Abarbeitung der einzelnen Teilschritte benötigen, sondern umgekehrt, wie detailliert wir eine Teilaufgabe in einer vorgegebenen Zeit lösen können. Dafür müssen wir aber vorläufig auf den gewohnten Perfektionismus verzichten und nicht jede Teilaktivität Schritt um Schritt zu einem perfekten Ende führen – um am Ende festzustellen, dass die Zeit knapp wird. Geben wir uns mit einer Lösung zufrieden, die gerade ausreicht, um die nächsten Schritte fortsetzen zu können.

Am Tag X, weit vor dem festgelegten Endtermin, haben wir zu einem recht frühen Zeitpunkt ein in sich komplettes, wenn auch noch nicht endgültiges Grundgerüst vorliegen. Da wir unsere Ansprüche zurückgeschraubt haben, konnten wir den Stress in positiven Grenzen halten und uns im optimalen Drehzahlbereich unserer Produktivität bewegen. Die verbleibende Zeit lässt sich nun nutzen, um noch bestehende Lücken zu füllen, einzelne Teilschritte zu vervollständigen und zu verbessern. Schließlich soll die gewohnte Qualität unserer Leistung aufrechterhalten werden.

Hier können wir nun mit einem weiteren Vorteil rechnen: Wir haben recht früh einen Überblick über das in sich geschlossene Grundgerüst, mit dem es leicht fällt, neue Prioritäten zu setzen und Feinjustierungen in den frühen Arbeitsphasen vorzunehmen. Aus der nun möglichen Vogelperspektive lassen sich leichter kritische Stellen im Gesamtkonzept entdecken. Wir können uns gegebenenfalls entscheiden, Themen zurückzustellen, die wir im Rückblick als weniger wichtig oder für ausreichend abgedeckt halten und die gewonnene Energie wichtigeren Punkten widmen. Eine streng sequenzielle Vorgehensweise hätte uns diese Möglichkeiten der späten Optimierung des Konzepts nicht geboten. Aus der Notwendigkeit, die einzelnen Teilbereiche nachzuarbeiten, ist eine Chance geworden.

Die geschilderte Vorgehensweise ist leicht umsetzbar in Planungs- und Entwicklungsprojekten. Das Konzept setzt voraus, dass man sich zu Beginn eines Projekts Gedanken zum geplanten Ablauf macht, diesen strukturiert und die erforderlichen Zwischenschritte terminiert. Mit einer intuitiven Vorgehensweise nach dem Motto „Erst einmal anfangen und dann weitersehen“ kann dieses Konzept nicht funktionieren.

Die zweite Voraussetzung ist Mut. Es ist der Mut, jede Teilaufgabe nur in der Tiefe zu lösen, wie es der vorgegebene Zeitrahmen zulässt, auf hinderlichen Perfektionismus (vorübergehend) zu verzichten und sich diesen für die Endphase aufzuheben. Die Neuverteilung der Ressourcen bedeutet keineswegs den Abschied vom Perfektionismus im Ganzen, ganz im Gegenteil.

Belohnt werden wir mit einem Ergebnis, das dem einer üblichen Vorgehensweise in nichts nachsteht und durch verbesserte Optimierungsmöglichkeiten unter Umständen sogar qualitative Vorteile aufweist. Belohnt werden wir außerdem mit einem entspannten Weg zum Ziel, der an den Gefahren durch negativen Stress und Burnout vorbei manövriert und unsere intrinsische Motivation fördert – Freude bei und an der Arbeit.