ProjektmanagementSo führen Sie große Projekte zum Erfolg

Präsenz zeigen

Wenn nicht Sie als Projektleiter die Projektmitglieder motivieren - wer soll es dann tun? Zeigen Sie deshalb möglichst viel Präsenz, um mit Ihrem Engagement und Ihrem Einsatzwillen die Projektmitglieder bei der Stange zu halten. Fragen Sie bei einzelnen Teammitgliedern immer wieder nach, wie es läuft und lassen Sie sich von Problemen und Erfolgen erzählen. Nur so können Sie frühzeitig von Problemen oder Konflikten erfahren und korrigierend eingreifen.

Willkürliche Änderungen verhindern

Häufig ändern sich im Laufe des Projekts die Rahmenbedingungen: Neue Anforderungen kommen hinzu, Budgets werden gekürzt oder Teilziele stellen sich als sinnlos heraus. Sofern die Änderungen der Rahmenbedingungen sich aufgrund von Anforderungen Dritter stellen, ist es wichtig, die Auswirkungen dem internen wie externen Auftraggeber, aber auch den Teammitgliedern, klar zu kommunizieren: „Diese Qualitätsprüfung war im Projektplan nicht berücksichtigt, was die Fertigstellung des Projekts um etwa zwei Wochen verzögern und die Kosten um etwa 10 Prozent erhöhen wird.“ Auf diese Weise unterbleibt so manche „spontane“ Änderung, auf jeden Fall aber sorgen Sie dafür, dass die Projektziele realistisch bleiben.

Probleme wirksam managen

Die Mitglieder großer Projektteams haben häufig eine geringe Bindung an große Projekte, weil die meisten an mehreren Projekten mitarbeiten und der Einzelne für ein Scheitern keine Verantwortung übernehmen muss. Deshalb lösen sich viele Projektteams einfach auf, sobald größere Probleme auftreten. Ob es sich nun um eine echte oder nur herbeigeredete Katastrophe handelt - jetzt ist schnelle Kommunikation das A und O: Rufen Sie das Projektteam zusammen und informieren Sie es über die aktuelle Lage, und zwar auch dann, wenn Sie noch nicht für alles eine Lösung parat haben. Wichtig ist, dass Sie zeigen, dass das Projekt nicht „gestorben“ ist, sondern weiterläuft und immer noch gute Chancen auf Erfolg hat.

Stillstand verhindern

Zum Phänomen vieler Projekte gehört, dass die Projektmitglieder nach dem zweiten Drittel des Projekts glauben, dass die wesentlichen Ziele schon erreicht sind. Die letzten Arbeitsschritte werden unterschätzt, weil kurz vorher ein Kraftakt bewältigt wurde (zum Beispiel eine Maschine aufgebaut oder eine Software einen Probelauf überstanden hat) und die nachfolgenden Aufgaben vergleichsweise wenig aufwändig erscheinen. Drängen Sie deshalb gerade nach Erreichung größerer Meilensteine darauf, dass die nächsten Aufgaben zügig in Angriff genommen werden. Häufig ist es auch nützlich, für die Schluss-Phase einen eigenen Zeitplan mit allen noch zu erledigenden Teilaufgaben aufzustellen und an das Projektteam zu verteilen.

5 Tipps, wie Sie Projektteams erfolgreich führen

1. Fragen Sie auch außerhalb der definierten Meilensteine Arbeitsergebnisse ab. Bitten Sie die Team-Mitglieder in regelmäßigen Abständen um einen Termin und legen Sie an dessen Ende konkrete Arbeitsschritte fest.
2. Interessieren Sie sich nicht nur einfach dafür, ob eine Aufgabe erledigt wurde, sondern auch in welchem Umfang und in welcher Qualität. Sorgen Sie deshalb mit einem formalen Reporting-Sheet dafür, dass Sie aussagefähige Rückmeldungen erhalten.
3. Verbessern Sie die Effizienz der Projekt-Meetings und halten Sie jeweils am Ende fest, was bis wann von wem erledigt werden muss. Dieses To-Do-Protokoll wird am Anfang des jeweils nächsten Meetings vorgelesen und damit automatisch geprüft, ob die Aufgaben auch wirklich erledigt wurden.
4. Nutzen Sie den Gruppendruck, um Ihr Projekt voranzubringen. Legen Sie dazu in Rundschreiben und Meetings offen, wer noch welche Aufgaben zu erledigen hat, um den nächsten Meilenstein zu erreichen.
5. Feiern Sie erreichte Meilensteine, laden Sie zum Frühstück ein oder schenken Sie ein Glas Sekt aus. Das verstärkt das Wir-Gefühl und macht jedem Lust auf die nächsten Teilschritte des Projekts.