ProjektmanagementWozu ein Projektänderungsantrag gut ist

Änderungswünsche beeinträchtigen die Planungssicherheit von Projekten und führen häufig zu erheblichen Problemen. Oft werden durch Änderungswünsche die Grundlagen des Projekts in Frage gestellt. Zusatz- und Änderungswünsche verkomplizieren die Projektbearbeitung und wecken nicht selten weitere Begehrlichkeiten. Nur selten werden die Auswirkungen einer Änderung durchdacht und abgewogen. Es entsteht ein Dilemma: Die Projektbeteiligten wollen den Auftraggeber nicht enttäuschen, versuchen aber auch den Planungsaufwand gering zu halten und scheuen den Aufwand für detaillierte Untersuchung der Konsequenzen.

Abhilfe kann ein ein Projektänderungsantrag schaffen. Dieser sorgt nicht nur für eine angemessene Vorprüfung jeglicher Änderungswünsche im Projekt, sondern bewirkt gleichzeitig eine drastische Reduzierung überflüssiger Sonderwünsche. Projektbeteiligte überlegen es sich lieber gleich, ob ein Änderungswunsch wirklich Sinn macht und reelle Aussicht auf Erfolg hat. Schließlich löst der Projektänderungsantrag eine Reihe von Prüfungsfolgen aus und es entstehen möglicherweise Honoraransprüche der beteiligten Planer für zusätzliche Leistungen bei Freigabe des Antrags durch den Auftraggeber.

Unternehmen nutzen in der Regel vorgefertige Formulare für einen Projektänderungsantrag. Welche Angaben diese enthalten, ist unterschiedlich. Zu den Standard-Inhalten gehören:

• Projektname
• Projektnummer
• Datum
• Antragsteller
• Betroffenes Arbeitspaket
• Änderungsvorhaben
• Begründung des Änderungsvorhabens
• Auswirkungen der Änderung
• Risiken der Änderung
• Personen, die informiert werden müssen
• Unterschriften vom Antragsteller und Entscheider
• Angaben zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderung

Primär liegt der Zweck eines Projektänderungsantrags in der frühen und nachvollziehbaren Prüfung der Auswirkungen eines Änderungswunschs und dem Ausschluss von Risiken, bevor ein größerer Schaden entstehen kann. Bedenken, den Prozess des Projekts durch weitere Formalien zusätzlich zu belasten, sind unbegründet.

Der Aufwand für den Einsatz und die Pflege des Formulars für den Projektänderungsantrag ist im Vergleich zu den Auswirkungen einer leichtsinnig ausgelösten Planungsänderung marginal. Die angestoßenen Überprüfungsmechanismen gehören ohnedies in das selbstverständliche Repertoire einer professionellen Vorgehensweise. Hinzu kommt, dass zahlreiche Änderungswünsche unter dem Blickwinkel der ausgelösten Prüfung oft von vornherein unterbleiben und den Planungsprozess dadurch entlasten.

Der Projektleiter entscheidet, unter welchen Umständen ein Projektänderungsantrag zugelassen wird und welche Änderungen hierfür gegebenenfalls als zu geringfügig betrachtet werden können. Gründe, die den Einsatz eines Projektänderungsantrags erforderlich machen, können sein:

• Drohende Überschreitung des gesetzten Budgetrahmens
• Gefährdung wichtiger Ecktermine
• Eklatante technische Auswirkungen
• Vertragliche Auswirkungen

Veranlasser eines Änderungswunschs kann jeder Projektbeteiligte sein. Die Überprüfung der Konsequenzen ist jedoch in der Regel Sache des Projektteams. In einer komplexen Projektumgebung gilt es, den Tunnelblick zu vermeiden und jede Änderung des Projekts dem prüfenden Auge aller betroffenen Fachbereiche zu unterziehen. Die Beschreibung der technischen Auswirkungen und die Festlegung der Fachleute, die in die Prüfung einzubeziehen sind, steht daher am Anfang des Prozesses.

Das Formular fasst die Ergebnisse der Prüfung von Kosten, Terminen, öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Auswirkungen zusammen und bildet letztlich die Entscheidungsgrundlage für die Zustimmung oder Ablehnung des Auftraggebers. Dieser entscheidet nun in Kenntnis der Auswirkungen einer geplanten Änderung. Dies ist nicht nur ein wesentlicher Beitrag zur abstrakten Planungssicherheit, sondern dient auch der konkreten Absicherung des Auftraggebers und des Planungsteams.