ProjektmanagementWozu ein Projektänderungsantrag gut ist

Ein Projektänderungsantrag enthält Angaben zu den Auswirkungen einer Änderung auf Kosten, Zeit und Leistungen des Projekts. Er trägt dazu bei, Schäden am Projekt zu verhindern.

Änderungswünsche beeinträchtigen die Planungssicherheit von Projekten und führen häufig zu erheblichen Problemen. Oft werden durch Änderungswünsche die Grundlagen des Projekts in Frage gestellt. Zusatz- und Änderungswünsche verkomplizieren die Projektbearbeitung und wecken nicht selten weitere Begehrlichkeiten. Nur selten werden die Auswirkungen einer Änderung durchdacht und abgewogen. Es entsteht ein Dilemma: Die Projektbeteiligten wollen den Auftraggeber nicht enttäuschen, versuchen aber auch den Planungsaufwand gering zu halten und scheuen den Aufwand für detaillierte Untersuchung der Konsequenzen.

Vorteile eines Projektänderungsantrags

Abhilfe kann ein ein Projektänderungsantrag schaffen. Dieser sorgt nicht nur für eine angemessene Vorprüfung jeglicher Änderungswünsche im Projekt, sondern bewirkt gleichzeitig eine drastische Reduzierung überflüssiger Sonderwünsche. Projektbeteiligte überlegen es sich lieber gleich, ob ein Änderungswunsch wirklich Sinn macht und reelle Aussicht auf Erfolg hat. Schließlich löst der Projektänderungsantrag eine Reihe von Prüfungsfolgen aus und es entstehen möglicherweise Honoraransprüche der beteiligten Planer für zusätzliche Leistungen bei Freigabe des Antrags durch den Auftraggeber.

Mindestangaben des Projektänderungsantrags

Unternehmen nutzen in der Regel vorgefertige Formulare für einen Projektänderungsantrag. Welche Angaben diese enthalten, ist unterschiedlich. Zu den Standard-Inhalten gehören:

  • Projektname
  • Projektnummer
  • Datum
  • Antragsteller
  • Betroffenes Arbeitspaket
  • Änderungsvorhaben
  • Begründung des Änderungsvorhabens
  • Auswirkungen der Änderung
  • Risiken der Änderung
  • Personen, die informiert werden müssen
  • Unterschriften vom Antragsteller und Entscheider
  • Angaben zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderung

Aufwand für Projektänderungsantrag

Primär liegt der Zweck eines Projektänderungsantrags in der frühen und nachvollziehbaren Prüfung der Auswirkungen eines Änderungswunschs und dem Ausschluss von Risiken, bevor ein größerer Schaden entstehen kann. Bedenken, den Prozess des Projekts durch weitere Formalien zusätzlich zu belasten, sind unbegründet.

Der Aufwand für den Einsatz und die Pflege des Formulars für den Projektänderungsantrag ist im Vergleich zu den Auswirkungen einer leichtsinnig ausgelösten Planungsänderung marginal. Die angestoßenen Überprüfungsmechanismen gehören ohnedies in das selbstverständliche Repertoire einer professionellen Vorgehensweise. Hinzu kommt, dass zahlreiche Änderungswünsche unter dem Blickwinkel der ausgelösten Prüfung oft von vornherein unterbleiben und den Planungsprozess dadurch entlasten.

Wer entscheidet über die Zulässigkeit des Projektänderungsantrags?

Der Projektleiter entscheidet, unter welchen Umständen ein Projektänderungsantrag zugelassen wird und welche Änderungen hierfür gegebenenfalls als zu geringfügig betrachtet werden können. Gründe, die den Einsatz eines Projektänderungsantrags erforderlich machen, können sein:

  • Drohende Überschreitung des gesetzten Budgetrahmens
  • Gefährdung wichtiger Ecktermine
  • Eklatante technische Auswirkungen
  • Vertragliche Auswirkungen

Wer beantragt eine Änderung?

Veranlasser eines Änderungswunschs kann jeder Projektbeteiligte sein. Die Überprüfung der Konsequenzen ist jedoch in der Regel Sache des Projektteams. In einer komplexen Projektumgebung gilt es, den Tunnelblick zu vermeiden und jede Änderung des Projekts dem prüfenden Auge aller betroffenen Fachbereiche zu unterziehen. Die Beschreibung der technischen Auswirkungen und die Festlegung der Fachleute, die in die Prüfung einzubeziehen sind, steht daher am Anfang des Prozesses.

Wer entscheidet über den Änderungsantrag?

Das Formular fasst die Ergebnisse der Prüfung von Kosten, Terminen, öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Auswirkungen zusammen und bildet letztlich die Entscheidungsgrundlage für die Zustimmung oder Ablehnung des Auftraggebers. Dieser entscheidet nun in Kenntnis der Auswirkungen einer geplanten Änderung. Dies ist nicht nur ein wesentlicher Beitrag zur abstrakten Planungssicherheit, sondern dient auch der konkreten Absicherung des Auftraggebers und des Planungsteams.

Beispiel: Ablehnung eines Projektänderungsantrags

In einem Umbauprojekt hatte der Auftraggeber die Idee, eine Nische im Keller für den Bau einiger zusätzlicher Stellplätze zu nutzen. Ein Gedanke, der sich beim schnellen Blick auf den Grundriss anbot. Die durch den nachfolgenden Projektänderungsantrag ausgelöste Überprüfung ergab jedoch zu einem frühen Zeitpunkt, dass diese Maßnahme exorbitante Kosten verursacht hätte. Die geplanten Stellplätze ragten in den Grundwasserbereich hinein und hätten aufwändige Arbeiten zur Wasserhaltung und Abdichtung nach sich gezogen, was das Vorhaben völlig unwirtschaftlich machte.

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