ProjektmanagementZum ersten Mal in einem Projekt mitarbeiten

Wenn Sie zum ersten Mal in einem Projekt mitarbeiten, sollten Sie sich auf neue Aufgaben und auf Teamarbeit einstellen. Sie sollten wissen, was von Ihnen erwartet wird. In der Projektarbeit kommen besondere Herausforderungen auf Sie zu:

• Sie müssen Ihr Fachwissen einbringen und damit Probleme bearbeiten, zu denen Sie noch keine fertigen Lösungen haben.

• Sie müssen Ihre Projektarbeit und Ihre Projektaufgaben selbstständig einplanen und Ihr Zeitmanagement darauf ausrichten.

• Sie müssen mit Ihrem Projektleiter und mit möglicherweise neuen Kollegen im Projektteam zurechtkommen.

Die folgenden Tipps sollen helfen, die Herausforderungen der Projektarbeit zu bewältigen und die Aufgaben im Projekt zu erfüllen.

Ihr Vorgesetzter, der Projektleiter und Sie müssen gemeinsam abstimmen, in welchem zeitlichen Umfang Sie im Projekt mitarbeiten sollen. In diesem Umfang muss Ihr Vorgesetzter Sie dann von Ihrer eigentlichen Tätigkeit entbinden beziehungsweise für das Projekt abstellen. Der Umfang der Projektmitarbeit kann unterschiedlich ausfallen:

Vielleicht werden Sie nur für eine Teilaufgabe abgeordnet, für die Sie nur wenige Stunden Ihrer Arbeitszeit – 5 bis 10 Prozent pro Monat – investieren sollen. Dann wird erwartet, dass Sie die Projektarbeit zusätzlich zu Ihren üblichen Aufgaben leisten. Dies müssen Sie in Ihrem Aufgaben- und Zeitplan entsprechend berücksichtigen. Erfordert die Projektarbeit über 10 bis 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit pro Monat, müssen Sie mit Ihrem Vorgesetzten abstimmen, welche Ihrer bisherigen Aufgaben wegfallen.

Wenn Sie über 80 Prozent oder sogar vollständig und über einen längeren Zeitraum im Projekt mitarbeiten, können Sie nur noch vereinzelt bisherige Aufgaben übernehmen. Hier sollten Sie darauf achten, dass der Kontakt zu Ihrem Team und Vorgesetzten nicht abreißt, da Sie nach dem Projekt wieder zurückkehren werden. Klären Sie für sich und mit dem Vorgesetzten, welche Tätigkeiten wichtig sind, damit Ihnen später der Wiedereinstieg schnell gelingt.

Die Intensität, mit der Sie ins Projekt eingebunden sind, kann im Projektverlauf variieren. Auch das müssen Sie mit dem Vorgesetzten und gegebenenfalls mit Kollegen, die Sie vertreten, abstimmen. Klären Sie, wann und in welchen Maße Sie noch Ihre normale Arbeit erledigen müssen und können. Halten Sie gemeinsam mit dem Projektleiter und Ihrem Vorgesetzten schriftlich fest, in welchem Umfang und zu welcher Zeit Sie für das Projekt eingesetzt werden.

Im Projekt werden Sie Aufgaben aus Teilprojekten oder Arbeitspaketen übernehmen. Welche das sind, sagt Ihnen Ihr Projektleiter. Falls nicht, müssen Sie nachfragen:

• Für welche Teilprojekte und Arbeitspakete müssen Sie ein Ergebnis liefern?

• Wie sollte das Ergebnis aussehen?

• Woran wird die Qualität Ihrer Aufgabenerfüllung gemessen?

• Wann muss das Ergebnis vorliegen?

• Wie viel Zeit dürfen Sie für die dafür notwendigen Aufgaben und Tätigkeiten verbrauchen?

Erstellen Sie aus den Antworten eine To-do-Liste mit allen Tätigkeiten, die Sie durchführen müssen. Planen Sie dabei jeweils, wann die Tätigkeit abgeschlossen sein muss und wann Sie deshalb beginnen müssen. Halten Sie das Zeitbudget fest, das Ihnen für die jeweilige Aufgabe zur Verfügung steht und verteilen Sie es – soweit notwendig – auf die einzelnen Tätigkeiten. Diese To-do-Liste ist Ihr zentrales Planungswerkzeug für die Projektarbeit. Sie führen Sie immer mit sich und bringen sie regelmäßig auf den neuesten Stand.

Ganz wichtig: Planen Sie die Aufgaben auf der Projekt-To-Do-Liste gemeinsam mit Ihren anderen Aufgaben, außerhalb des Projekts, in Ihren Aufgabenplan und im Terminkalender ein! Blocken Sie im Terminkalender Zeiträume, in denen Sie Ihre Projektaufgaben erledigen. Das sind wichtige Termine, die Sie mit sich selbst vereinbaren.

Hilfreich ist, wenn Sie auch einen Überblick über das gesamte Projekt haben und wissen, welche Ziele mit dem Projekt verfolgt werden und welche Projektmitarbeiter welche anderen Aufgaben ausführen (sollen). Diese Übersicht finden Sie im Projektstrukturplan und im Projektaufgabenplan, die der Projektleiter führt. Dort sind auch Meilensteine definiert. Das sind besondere Zeitpunkte im Projektverlauf, zu dem wichtige Zwischenergebnisse des Projekts vorliegen müssen. Lassen Sie sich den Projektstrukturplan und die Meilensteine erklären. Das erfolgt in den meisten Fällen bei einem Kick-off-Meeting zum Projekt und in weiteren Projektbesprechungen.

Finden Sie heraus, in welcher Weise und an welchen Stellen Sie von den anderen Projektmitarbeitern abhängig sind. Führen Sie eine Liste der Informationen und Projektergebnisse, die Sie brauchen, wenn Sie Ihre Aufgaben erledigen sollen. Klären Sie, von wem Sie die Informationen erhalten und wer für vorgelagerte Projektaufgaben zuständig ist. Stimmen Sie sich mit diesen Personen ab und sagen Sie, was Sie in welcher Form zu welchem Zeitpunkt benötigen. Ergänzen Sie diese Informationen in Ihrer To-do-Liste.

Projektleiter kennen in der Regel alle Zusammenhänge der Teilaufgaben und kümmern sich darum, dass jeder die Informationen und Zwischenergebnisse rechtzeitig weiterleitet. Haken Sie nach, wenn dem nicht so sein sollte, entweder beim Projektleiter oder bei den Kollegen. Damit sichern Sie sich ab, dass ein Zeitverzug nicht durch Sie entstanden ist.

Um Ihre Projektaufgabe gut zu erledigen, müssen Sie sich mit anderen Projektmitarbeitern abstimmen. Diese Abstimmung erfolgt in Projektbesprechungen oder bilateral mit Kollegen. Beachten Sie: Auch die Projektmitarbeiter bearbeiten das Projekt nebenbei. Das kann dazu führen, dass sie ihre Projektaufgaben nicht rechtzeitig oder nicht in der gewünschten Qualität abliefern. Möglicherweise hat das Auswirkungen auf Ihre Projektarbeit, was zu Konflikten führen kann.

Ein weiteres Problem könnte sein, dass die Projektmitarbeiter räumlich entfernt und nicht ständig erreichbar sind. Vielleicht ist das Projektteam sogar auf mehrere Länder und Zeitzonen verteilt. Dann müssen Sie wissen, wann und wie Sie die Kollegen im Ausland erreichen. Führen Sie eine Liste aller Projektmitarbeiter mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und zeitlicher Erreichbarkeit.

Jedes Projekt wird danach bewertet, ob die Projektergebnisse den Erwartungen entsprechen („in quality“), der geplante Endtermin eingehalten („ in time“) sowie das Budget nicht überzogen („in budget“) wurde. Qualität, Zeit und Budget müssen auch Sie für Ihre Teilaufgaben im Projekt im Blick behalten. Dokumentieren Sie deshalb:

• Welche Aufgabe und Tätigkeit haben Sie für das Projekt durchgeführt?

• Was ist Ihr Ergebnis, das im Projekt genutzt werden kann?

• In welcher Zeit haben Sie die Aufgaben und Tätigkeiten durchgeführt und wie viele Stunden haben Sie dafür gebraucht?

• An welcher Stelle kommen Sie mit Ihren Projektaufgaben nicht voran und warum?

• Welche Folgen kann die Verzögerung haben?

Damit Sie mit der Zeit hinkommen, die sie für Ihre Projektaufgaben haben, können Sie ein sogenanntes Burndown-Chart anlegen. Damit vergleichen Sie die Planvorgaben aus dem Zeitbudget mit Ihrem tatsächlichen Zeitverbrauch.

Das Projektteam trifft sich regelmäßig in Projektmeetings. Sie werden vom Projektleiter vorbereitet und durchgeführt. Er erwartet, dass Sie daran teilnehmen und Ihre Informationen einbringen oder benötigte Informationen abholen. Vor jedem Meeting sollten Sie sich deshalb auf folgende Punkte vorbereiten:

• Sie können erklären, welche Projektaufgabe Sie gerade bearbeiten und welche noch anstehen. Sie können dazu auch Zeitangaben machen zu Beginn, Ende und Zeitbedarf.

• Sie können Ihre Projektergebnisse vorstellen und die noch offenen benennen.

• Sie können vermitteln, welche Informationen Sie vom Projektleiter oder von anderen Projektmitarbeitern brauchen, damit Sie Ihre Aufgaben erledigen können (gewünschten „Liefertermin“ für diese Informationen und Begründung).

• Sie können die Risiken für Ihr Projektergebnis benennen und begründen. Sie sagen auch, wenn Sie mit Ihrer Aufgabe nicht vorankommen und woran es liegt.

Es ist hilfreich, wenn Sie diese Punkte in einem oder mehreren Schaubildern am Flipchart oder mit Hilfe einer Präsentation darstellen und vermitteln können. Vielleicht bittet der Projektleiter Sie, Ihre Ergebnisse in einem ausführlichen Vortrag vorzustellen. Dann sollten Sie sich entsprechend den Erwartungen des Projektleiters und der Projektmitglieder vorbereiten.