ProjektsteuerungERP-Projekte richtig steuern

Es ist besonders ärgerlich, wenn Kosten durch Missmanagement in die Höhe schnellen – und eine schlechte Projektsteuerung kann schon mal in die Millionen gehen. Gerade für komplexe ERP-Projekte mit Laufzeiten ab 6 Monaten sind viel Know-how und Erfahrung nötig, um sie im geplanten Zeit- und Kostenrahmen umzusetzen.

Die Vater Unternehmensgruppe – einer der größten IT-Dienstleister in Norddeutschland – verfügt über viel Erfahrung mit langfristigen ERP-
Projekten und hat 10 Tipps für ein optimales Projektmanagement 
zusammengestellt:

Setzen Sie eindeutige Prioritäten!

Gemessen an der Bedeutung des Projekts für das Unternehmen wird ihm oft eine zu geringe Priorität zugewiesen. Das Tagesgeschäft drängt sich schnell in den Vordergrund und der Projektsteuerung wird zu wenig Zeit eingeräumt.

Zeigen Sie Verantwortung!

Die Verantwortung für das Projekt wird häufig dem Projektmanagement übertragen, ohne dass es auch die entsprechenden Kompetenzen erhält. Die Geschäftsführung muss die Bedeutung des Projekts durch deutliche Unterstützung und Präsenz dokumentieren.

Auf das Projektteam kommt es an!

Anstatt das Projekt Mitarbeitern auf den Tisch zu legen, die gerade Zeit haben, ist es sinnvoll, dafür diejenigen auszuwählen, die am besten geeignet sind. Alle betroffenen Kernbereiche des Unternehmens sollten mit positiv denkenden Teilnehmern im Team vertreten sein. Eigenverantwortung und Entscheidungsspielraum der einzelnen Teilnehmer sind unverzichtbar – sonst sinkt die Motivation.

Sorgen Sie für klare und stetige Kommunikation!

Der Spruch ist alt: Alle wissen es, nur der nicht, den es betrifft. Dieses Problem tritt auch im Projektmanagement häufig auf, etwa wenn keine geregelten Informationswege existieren oder Projektmeetings nicht verbindlich durchgeführt werden. Eine zielgerichtete und offene Kommunikationsstrategie in beide Richtungen stellt sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter sich als einen entscheidenden Teil der Lösung verstehen, ihr Wissen einbringen und die Prozesse vorantreiben. Regelmäßige und strukturierte Projektmeetings mit den Beteiligten sind dabei kein unnötiger Verwaltungsoverhead, sondern zentrales Element der Abstimmung.

Definieren Sie ein angemessenes Zeitfenster!

Eine zu knapp bemessene Projektzeit führt dazu, dass wesentliche Teilaufgaben, wie zum Beispiel Überprüfung und Optimierung der Kernprozesse, nur unzureichend umgesetzt werden. Bei einer kritischen Terminstrecke sollten Aufgaben, deren Bearbeitung im ersten Schritt nicht notwendig ist, ggf. in eine zweite Projektphase verschoben werden, die dann separat geplant und umgesetzt wird.

Delegieren Sie!

Oft versuchen Projektteilnehmer, alles selbst zu machen, und verlieren dadurch Zeit mit Aufgaben, die auch andere übernehmen können! Die Abgabe definierter Teilbereiche an Kollegen spart Zeit, Geld und vor allem Nerven. Und die Kollegen erhalten neue (Teil-) Informationen über das Projekt.

Definieren Sie klare Ziele und Meilensteine!

Ohne klare Zieldefinition und ohne roten Faden laufen die einzelnen Projektteilnehmer schlimmstenfalls in verschiedene Richtungen. Prioritäten werden unterschiedlich eingeschätzt, wertvolle Arbeitszeit wird an unwichtige Dinge verschwendet und Zielvorgaben werden nicht rechtzeitig erreicht. Als Basis für ein strukturiertes Vorgehen ist die exakte Planung aller Projektphasen unumgänglich. Sie erleichtert die Erfolgsmessung und steigert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Rechnen Sie genau durch!

Projektkalkulationen werden im Hinblick auf die Gesamtkosten oft nicht strukturiert genug geplant. Uneindeutig formulierte Vertragspositionen, eine fehlende laufende Kostenkontrolle während des Projekts und mangelnde Kommunikation mit Herstellern lassen die Kosten schnell in die Höhe schießen. Fragen Sie zu Projektbeginn genau, verhandeln Sie bestimmte Vertragspunkte nach und bleiben Sie über die aktuell anfallenden Kosten im Bild!

Das Ergebnis muss sorgfältig gemessen werden!

Die begleitende Auswertung eines Projekts wird meistens vernachlässigt – dabei liefert sie wichtige Informationen über den Status und das weitere Vorgehen im Projekt. Abweichungen vom Projektplan bei Terminen, Inhalten und Budgets sowie Fehler müssen frühzeitig erkannt werden, um gegensteuern zu können. Das Projektcontrolling sollte mindestens zu den Meilensteinen erfolgen und das Projektbudget mindestens monatlich überprüft werden.

Lassen Sie sich helfen!

Unternehmen haben als primäres Ziel, erfolgreich in ihrem Kerngeschäft zu sein – ERP-Projekte gehören meistens nicht dazu. Daher sollten ERP-Projekte von externer Seite unterstützt werden, um fehlende Zeit und fehlendes Know-how zu kompensieren. Die Rolle, die der Consultant erfüllen soll, muss jeweils individuell definiert werden. Neben der fachlichen Eignung des Beratungspartners und des Angebotsrahmens ist bei der Auswahl daher das Zusammenspiel der internen und der externen Projektteams von entscheidender Bedeutung.

[po; Quelle: Vater Unternehmensgruppe; Bild: Fotolia.com]

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