Qualität im Management mit System erhöhen

Für High-Performance-Unternehmen, die über einen langen Zeitraum deutlich erfolgreicher als ihre Mitbewerber sind, ist Erfolg kein Zufall. Sie haben ein Management- beziehungsweise Führungs- und Steuerungssystem etabliert, das auf ein kontinuierliches Steigern der Managementqualität abzielt. Ihre Führungsmannschaften haben gewisse (Management-)  Tugenden verinnerlicht, die für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens unabdingbar sind. 

Folgende Regeln sollten Sie beim Auf- und Ausbau eines Managementsystems, das nach Exzellenz strebt, und einer entsprechenden Kultur in Ihrer Organisation beachten: 

1. Managementsystem als Basis für künftigen Erfolg

Höchstleistungen und Spitzenpositionen im globalen Wettbewerb lassen sich auf Dauer nur mit einem ganzheitlichen und im gesamten Unternehmen praktizierten und verankerten Führungs- und Steuerungssystem erzielen. Das haben alle High-Performance-Unternehmen erkannt. Sie betrachten ihr Managementsystem als die Basis ihres Erfolgs und als zentrale Ursache der Top-Qualität ihrer Mitarbeiter und ihres Managements.

Nahezu alle Unternehmen mit einem exzellenten Management entscheiden und handeln in der Regel schnell. Während sich ihre Mitbewerber noch fragen, ob Veränderungen nötig sind, planen sie bereits das Umsetzen ihrer Beschlüsse. Hierzu sind sie in der Lage, weil sie – aus Erfahrung – wissen:

• Das Fundament für einen langfristigen Erfolg ist gelegt.
• Wenn wir beim Umsetzen unserer Beschlüsse weiterhin die nötige Konsequenz und Disziplin zeigen, haben wir auch künftig Erfolg.
• Die hierfür erforderlichen Veränderungen können wir meistern.

Dieses Selbstvertrauen erwächst unter anderem aus ihrem unternehmensspezifischen Managementsystem:

• Es bindet alle Mitarbeiter ein und lässt eine Identifizierung mit der Unternehmenskultur zu.
• Es fühlt sich dem Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung (auch des Managementsystems) verpflichtet.
• Es stellt den Kunden in den Fokus des Denkens und Handelns.

2. Beherrschen der sieben Managementdisziplinen

Das Umsetzen eines ganzheitlichen Führungs- und Steuerungssystems muss sich an definierten Managementdisziplinen orientieren – also Eigenschaften, die das Management und sein Handeln auszeichnen. Diese gilt es klar zu definieren und im Unternehmen aufzubauen. Nötig ist zudem eine genaue Beschreibung, in welchen Verhaltensmustern sich diese Disziplinen zeigen.

Die sieben Handlungsfelder und Managementdisziplinen beim Streben nach Management-Exzellenz sind:

• Prozesse und Mitarbeiter auf die Strategie fokussieren
• Strategische Verbesserungsprogramme integrieren
• Ressourcen strategisch konzentrieren
• Relevante Informationen „real time“ bereit stellen
• Mitarbeiter strategisch entwickeln
• Im Tagesgeschäft die erforderliche Leistung erzielen
• Strategisches Lernen institutionalisieren

Für die meisten High-Performance- beziehungsweise Management-Exzellenz-Unternehmen gilt: Sie haben den Grundstein für ihr Managementsystem bereits vor vielen Jahren gelegt, die genannten Managementdisziplinen gezielt auf- und seitdem kontinuierlich ausgebaut. Aufgrund dieser Hartnäckigkeit, Ausdauer und Kontinuität entstand eine Werte- und Leistungskultur, die auf alle Mitarbeiter inspirierend und zugleich koordinierend wirkt.

3. Top-Management muss Leadership beweisen

Exzellenz-Unternehmen messen Führung – meist als „Leadership“ bezeichnet – eine hohe Bedeutung bei. Führung erachten sie als Voraussetzung dafür, dass ein Managementsystem lebt. Dem entspricht ihre Führungskultur. Die (oberen) Führungskräfte praktizieren daher Folgendes:

• kommunizieren offen und verständlich
• sorgen für klar definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• treiben die Umsetzung der Vereinbarungen konsequent voran
• zeigen großes Durchhaltevermögen im Arbeitsalltag
• leben ihren Mitarbeitern die Unternehmensprinzipien vor

4. Fokus auf konsequentes Umsetzen legen

High-Performance-Unternehmen wissen: Die beste Strategie nutzt wenig, wenn sie nicht konsequent umgesetzt wird. Ein entsprechend großes Augenmerk richten sie daher auf die Strategieumsetzung:

• Die (Unternehmens-)Ziele werden konsequent bis auf die unterste Ebene heruntergebrochen.
• Die vereinbarten Ziele sind klar formuliert, messbar und realistisch.
• Im Betriebsalltag erfolgt eine Fokussierung auf die wesentlichen Ziele (weniger ist mehr).
• Jeder Mitarbeiter kann seinen Beitrag zum Erreichen der strategischen Ziele nachvollziehen.
• Alle Mitarbeiter und Bereiche arbeiten in die gleiche Richtung.
• Jeder Mitarbeiter und Bereich weiß, was von ihm erwartet wird und was von ihm geleistet werden muss.

Dabei konzentriert sich das Handeln auf Schwerpunktthemen sowie Verbesserungsprogramme und -projekte, die aus den strategischen Zielsetzungen abgeleitet sind.

Exzellenz-Unternehmen nehmen in einem besonderen Maß ihre Führungskräfte in die Pflicht. Von ihnen erwarten sie eine besonders hohe Konsequenz und Disziplin. Denn ihrer letztendlichen Verantwortung obliegt es, dass die Umsetzung der Vorgaben top-down und ergebnisorientiert erfolgt und ein zeitnahes Bottom-up-Feedback über die Zielerreichung und die aktuelle Performance erfolgt.

5. Ein eigenes Managementsystem entwickeln

Alle High-Performance-Unternehmen haben einen eigenen, unternehmensspezifischen Managementansatz entwickelt. Das heißt, sie übernehmen nicht unreflektiert Konzepte und Vorgehensweisen. Zwar greifen sie auf bewährte Methoden wie Six Sigma, Balanced Scorecard, das EFQM-Modell oder auch die SWOT-Analyse zurück, haben darauf aufbauend jedoch ihr eigenes Managementsystem entwickelt, über Jahre verfeinert und unternehmensspezifisch standardisiert. Es erfolgt eine Anpassung an die eigenen Belange, kulturellen Eigenschaften und verfolgten Ziele.

Dies zeigt sich auch beim („Real-time“-)Reporting. Ihm messen solche Unternehmen zwar eine hohe Bedeutung in Bezug auf die Unternehmenssteuerung bei, zugleich achten sie aber darauf, den Aufwand für die Daten- und Informationsbereitstellung so gering wie möglich zu halten. Datenqualität hat Vorrang. Entsprechend leicht handhabbar gestalten sie die Reporting-Instrumente und -Systeme. Einfachheit und Praktikabilität sind Trumpf.

6. Das Engagement der Mitarbeiter fordern und fördern

Exzellenz-Unternehmen messen den Mitarbeitern eine zentrale Bedeutung bei. Bei ihnen entscheidet der Faktor Mensch über Erfolg und Misserfolg. Ihr Personalmanagement ist an den strategischen Anforderungen ausgerichtet; Personalentwicklung sowie Aus- und Weiterbildung sind systematisiert. So sind zum Beispiel die einzelnen Positionen im Unternehmen mit Kompetenzprofilen hinterlegt und die Mitarbeiter werden aufgrund dieser Soll-Profile gezielt entwickelt.

High-Performance-Unternehmen wissen zudem, dass zwischen der Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und ihrer Leistung ein enger Zusammenhang besteht. Deshalb messen sie einer leistungsorientierten Vergütung eine hohe Bedeutung bei. Auch Bonussysteme spielen oft eine große Rolle. Diese müssen jedoch nachvollziehbar und transparent, Ziele realistisch und messbar sein.

Exzellenz-Unternehmen legen zudem Wert auf ein frühes Einbinden der Mitarbeiter auf allen Ebenen und deren aktive Mitwirkung – unter anderem an der Strategieumsetzung. Eine entsprechende Bedeutung messen sie bei der Personalarbeit außer den individuellen Mitarbeiter- und Feedbackgesprächen den Management-, Bereichs- und Teammeetings bei. Diese sollen folgende Funktion gewährleisten:

• Konzentration des Handelns der Mitarbeiter und Bereiche auf das Wesentliche
• Frühzeitiges Erkennen von „Schwächen“ und Soll-Ist-Abweichungen, um die erforderlichen Gegensteuerungsmaßnahmen einleiten zu können.

Die regelmäßigen Meetings sollen auch die Zusammenarbeit verbessern und den Teamgeist fördern, so dass Schwachstellen, Probleme und Fehler offener und schneller angesprochen und die notwenigen Lern- und Verbesserungsprozesse angestoßen werden.

7. Die Früchte des Engagements vor Augen haben

High-Performance-Unternehmen sind felsenfest überzeugt: Managementsysteme haben einen positiven Einfluss auf die Managementqualität, den Unternehmenserfolg und sind ein dauerhafter Wettbewerbsvorteil. Ihr Führungspersonal ist zudem überzeugt, dass das Beherrschen der sieben Managementdisziplinen zu folgenden Ergebnissen führt:

• Verbesserte Ausrichtung der Organisationseinheiten auf die Unternehmensstrategie
• Verbesserte Kommunikation der Strategie und Ziele auf allen Ebenen
• Reduzierung der Schnittstellenprobleme
• Zeitnähere Kommunikation
• Komprimierte und übersichtlichere Berichterstattung
• Ergebnisverbesserung von Mitarbeitern durch zielgerichtete Führung im Tagesgeschäft
• Verbesserte Motivation, Eigenverantwortung und Identifikation
• Fundierte Entscheidungsfindung
• Konkrete Performancesteigerung in Prozessen (Durchlaufzeiten, Kosten, Qualität)
• Nachhaltige Steigerung des Unternehmenserfolgs  

8. Mit einem Selbsttest starten

Der erste Schritt zur Verbesserung ist eine Analyse der Ist-Situation. Führen Sie also eine Selbstbeurteilung durch und bewerten Sie Ihre Managementqualität beziehungsweise das Managementsystem Ihrer Organisation anhand der sieben Managementdisziplinen, zum Beispiel unter Zuhilfenahme von Leitfragen. Tragen Sie dann für jede Managementdisziplin einen Ist-Grad in ein Radar-Chart ein.

Definieren Sie danach ein Soll-Profil und Entwicklungsziele fürs nächste Jahr. Überlegen Sie anschließend, welche Maßnahmen Sie beziehungsweise Ihre Organisation dahin führen und legen Sie diese verbindlich fest. Diskutieren Sie Ihre Ergebnisse mit Ihren Kollegen in der Abteilung und im Unternehmen. So erhalten Sie ein umfassenderes Bild, schaffen das erforderliche Bewusstsein und generieren einen Startpunkt für den angestrebten Prozess zur Steigerung der Management-Exzellenz.