RechnungswesenVor- und Nachteile digitaler Buchhaltung

In papierlosen Büros werden sämtliche Abläufe in der Buchhaltung und der Personal- und Büroverwaltung auf rein digitalem Weg organisiert und gespeichert. Schlagworte hierfür sind ERP, digitale Schnittstellen und elektronische Belegablage. Zwar sprechen zahlreiche Faktoren für eine Umstellung auf die digitale Büroorganisation, doch die Modernisierung bestehender Prozesse ist gleichzeitig auch mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden.

Wenn Abläufe digitalisiert werden, benötigen Firmen auch Formulare und Dokumente in digitalisierter Form. Der Weg, Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse auf eine rein digitale Plattform zu bringen, wurde vom Gesetzgeber bereits geebnet: So ist beispielsweise im Umsatzsteuergesetz (UStG) genau festgelegt, welche Pflichten Unternehmen haben, die auf papierlose Rechnungslegung umstellen wollen.

Einer der wichtigsten Gründe für Unternehmen auf digitalisierte Verwaltungsprozesse zu setzen, liegt im finanziellen Einsparpotenzial. Dabei sind weniger die Kosten des manuellen Ablageprozesses gemeint, weil dieser im Vergleich zur digitalen Ablage kaum einen Zeitvorteil bringt. Die Kostenvorteile entstehen als Folge der digitalen Verfügbarkeit. Hier sind nicht nur Einsparungen bei Materialien wie Papier, Ordner, Toner, Drucker sowie Lagerräume und Ordner gemeint.

Es geht auch um eine Minimierung von Suchkosten für die Mitarbeiter, die Zugriff auf Belege haben müssen, sowie um deutlich verschlankte Prozesse. Dies schlägt sich in einer höheren Arbeitseffizienz der Mitarbeiter nieder. Die freiwerdenden Personalkapazitäten lassen sich dann an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen. Auch die mobile Verfügbarkeit von Belegen und Daten wirkt sich positiv aus.

Kostenreduktionen machen sich jedoch nicht nur intern, sondern auch im Umgang mit Dienstleistern bemerkbar, wenn es beispielsweise um den digitalen Austausch der Unternehmensunterlagen mit dem eigenen Steuerbüro geht. Auch die Korrespondenz mit Partnern, Kunden und Lieferanten lässt sich in papierloser Form effizient gestalten.

Doch die papierlose Buchhaltung bietet nicht nur Einsparpotenziale. Die Implementierung ist auch mit einem erheblichen Zusatzaufwand verbunden. Die größte Herausforderung, vor allem für große Firmen, liegt darin, eingeschliffene Routinen und Prozesse aufzubrechen und neu zu definieren. Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit dem neuen, rein digitalen System entsprechend geschult und die Abläufe vor allem in der Anfangsphase besonders gut kontrolliert werden. Dabei kommt es nicht selten vor, dass vor allem altgedienten Mitarbeitern erst gewisse Ängste vor dem digitalen System genommen werden müssen.

Ein weiterer Aufwand stellen für Unternehmen die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen für das Datenhandling dar. Aufgrund der Pflicht, zahlreiche Dokumente über Jahre und sogar Jahrzehnte aufzubewahren und bei Bedarf schnellen Zugriff zu ermöglichen, müssen oft neue Hard- und Softwarelösungen installiert werden. Dabei ist es vor allem wichtig, die Sicherheit der Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu gewährleisten. Dies geschieht durch automatisierte Backup-Lösungen, welche die Formulare, Dokumente und Logfiles auf verschiedenen, unabhängig voneinander arbeitenden Systemen speichern.

Um dies zu gewährleisten, müssen umstellungswillige Unternehmen neue Hardware anschaffen oder die eigene IT-Infrastruktur um weitere Rechner-, Speicher- und Serverkapazitäten ausbauen. Eine mitunter sehr kostspielige Investition.

Unternehmen sollten individuell abwägen, ob eine Umstellung auf digitale Prozesse auch wirklich den gewünschten Mehrwert erzielt. Denn zunächst werden sie dabei mit erheblichen Kosten für Hardware sowie mit einem hohen Aufwand zur Umstellung und Kontrolle konfrontiert werden. Nur wenn die anschließenden Einsparungen von Arbeitszeit und Materialkosten diesen Prozess auch rechtfertigen, ist der Übergang auf eine papierlose Buchhaltung auch wirklich sinnvoll.