Recruitment Process OutsourcingTalentsuche mit externer Unterstützung

Unter Recruitment Process Outsourcing (RPO) wird eine Form des Business Process Outsourcings (BPO) verstanden, durch die ein Unternehmen seine Rekrutierung komplett oder teilweise an einen externen Dienstleister überträgt. Dabei übernimmt der RPO-Anbieter den kompletten Rekrutierungs- und Einstellungsprozess oder arbeitet an bestimmten Schritten der Rekrutierungskette mit, zum Beispiel beim Talent Sourcing oder bei den Rekrutierungsaktivitäten eines ausgewählten Geschäftsbereichs. Er ist damit entweder als integrierter Bestandteil oder als Erweiterung der Personalabteilung des Unternehmens tätig.

RPO kam zuerst in den 1980er und 1990er Jahren in den USA mit dem Outsourcing des Personalwesens auf, zum Beispiel bei Salärzahlungen und Nebenleistungen. Dann wurde aber schnell klar, dass die Rekrutierung ein bedeutender Kostenfaktor der zu erbringenden HR-Funktionen war. RPO ist heutzutage besonderes in den englischsprachigen Ländern stark verbreitet und akzeptiert. Ein Grund ist die starke Schwankung des Rekrutierungsvolumens, was eine große Herausforderung für die HR darstellt. Zwischen einem Einstellungstopp, einer Wiederaufnahme oder einem Wachstumsprojekt können wenige Wochen oder Monate liegen.

Mit RPO kann diese Aufgabe besser bewältigt werden, da hierbei die Recruitment-Kapazität des RPO-Anbieters über eine größere Anzahl von Kunden verteilt werden kann. Steigt der Einstellungsbedarf an, kann er die Zahl seiner bereits vor Ort vorhandenen Personalvermittler kurzfristig erhöhen und so Top-Kandidaten schneller liefern. Damit werden gleichzeitig dringende und kritische Rekrutierungsbedürfnisse erfüllt.

Ein RPO-Anbieter kann einen Großteil des Rekrutierungsverfahrens übernehmen: vom Job-Posting bis zum Onboarding der neuen Mitarbeiter. Da sich die RPO-Lösung jederzeit am Rekrutierungsbedarf anpasst, bleibt das Unternehmen so flexibel. Ein RPO-Anbieter stellt seine eigenen Personalvermittler, Technologien, Methoden und sein Berichtswesen zur Verfügung oder kann die bereits zur Verfügung stehenden Ressourcen des Unternehmens nutzen. In der Regel dedizieren RPO-Anbieter Personalberater an den Kundenstandorten. Diese arbeiten eng mit den Sourcing-Teams des RPO-Partners zusammen, wodurch eine parallele Talentsuche in mehreren Kanälen ermöglicht wird. In der Regel tritt der RPO-Anbieter im Namen des Kundenunternehmens auf und kann mit seinen Erfahrungen zusätzlich dessen eigene Marke stärken (Branding).

Bei einer echten RPO-Partnerschaft zwischen Kunde und Anbieter deckt RPO alle Rekrutierungsfunktionen sowie die gesamte Verwaltung ab. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Möglichkeit daher als langfristige strategische Initiative, um vor allem Talente für die Positionen zu finden, die eine unmittelbare Verbesserung der Geschäftsleistung und Produktivität gewährleisten. RPO wird nicht mehr nur als kurzfristige Lösung für Verbesserung, Beschleunigung und Neuorganisation des operativen Rekrutierungsprozesses gesehen. Der strategische Vorteil liegt vielmehr in der Ausweitung der bestehenden Kanäle für die Talent-Akquisition mit einem über Jobboards und Sozialmedien hinausgehenden Sourcing. Durch die daraus resultierende Erhöhung der Kandidatenqualität können die Unternehmen im Markt einen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Dadurch, dass Unternehmen mittels RPO einen Teil oder den gesamten Rekrutierungsprozess auslagern können, können sich die eigenen HR-Professionals viel stärker auf die Kernkompetenzen konzentrieren. RPO trägt deshalb dazu bei:

• die Qualität der Bewerber zu erhöhen
• die Einstellungskosten zu reduzieren
• die durchschnittliche Einstellungszeit zu senken
• einen breiteren Talentpool für zukünftige Anstellungen aufzubauen
• das Tracking, das Berichtswesen und die Steuerung der Rekrutierungsfunktion zu verbessern
• den Recruitment-Prozess skalierbar und flexibel zu gestalten

Service Levels Agreements (SLAs) erlauben die laufende Messung und den Leistungsvergleich des RPO-Anbieters mit den unternehmensinternen Zielen und Erwartungen. Diese Messresultate ermöglichen gezielte Verbesserungen in der Talent-Akquisition. Messwerte, die dabei am häufigsten verwendet werden, sind die Einstellungszeit, die Einstellungskosten (auch im Vergleich mit externen Agenturen) und die Zufriedenheit der zuständigen Führungskräfte. Je besser der RPO-Anbieter in die HR-Organisation eingebunden ist, desto besser fallen die Ergebnisse aus. Wie neue eigene Mitarbeiter auch braucht er jedoch Zeit, um die Kultur und Werte des jeweiligen Unternehmens kennen zu lernen und sein Verhalten optimal anzupassen.

Bei der Rekrutierung geht es heutzutage darum, die besten Talente zum richtigen Zeitpunkt und zu akzeptablen Preisen zu finden. Dies wird jedoch immer heikler, weil es nicht mehr nur die westlichen Industrienationen (Stichwort Überalterung der Bevölkerung) betrifft, sondern mittlerweile auch Schwellenländer, in denen gut qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden sind. Die Talent-Akquisition ist daher nicht mehr nur eine HR-Initiative, sondern eine strategische Herausforderung, um den Geschäftserfolg langfristig zu sichern. Talent-Identifizierung und -Akquisition sind wichtig, weil sie sich direkt auf das Wachstum und die Leistung von Unternehmen auswirken.

Rekrutierung muss sich heute auf Einstellungsqualität, kurze Einstellungszeit und Kostenreduzierung fokussieren. Angesichts des Talentmangels und des Abbaus vieler interner unterstützender Firmenbereiche suchen zahlreiche Unternehmen externe Hilfe bei der Gewinnung von Talenten. Dazu gehen sie mit RPO-Anbietern immer öfter eine strategische Partnerschaft ein, die die Übernahme der ganzheitlichen Verwaltung und Verantwortung für den Rekrutierungsprozess beinhaltet. Dies ermöglicht eine größere Effizienz und die Verbesserung der Geschäftsergebnisse.