Rede haltenMitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen

In einer Rede sollten Führungskräfte schlechte Nachrichten nicht nur mit Zahlen begründen, sondern empathisch auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen.

Umstrukturierungen und Neuausrichtungen in Unternehmen sind Veränderungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter emotional negativ betreffen können. Hier sind Sie als Führungskraft beziehungsweise Unternehmensleitung gefragt, schlechte Nachrichten professionell zu überbringen. Folgende Hinweise sollten Sie dabei beachten:

Oberstes Ziel sollte der Erhalt der Mitarbeitermotivation sein. Dies erreichen Sie durch Fairness, indem Sie die Interessen und Bedürfnisse Ihrer Beschäftigten achten.
Übermitteln Sie Ihre schlechte Nachricht schnell und offen. Gerade wenn vorher schon Gerüchte im Umlauf waren, wirkt eine offene Ansage wie ein reinigendes Gewitter.
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie gleich zur Sache.
Bringen Sie immer erst die Fakten und lassen Sie erst danach Fragen zu.
Seien Sie sensibel und zeigen Sie Einfühlungsvermögen. Versuchen Sie sich vorzustellen, wie Sie selbst eine solche Nachricht überbracht bekommen möchten.
Wenn Sie die Verantwortung für die schlechten Nachrichten tragen, dann bekennen Sie sich offen dazu. Suchen Sie keine Ausreden und rechtfertigen Sie sich nicht.
Beschuldigen Sie auf keinen Fall andere, auch wenn zweifelsfrei feststeht, wer den Fehler gemacht hat.
Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht. Der Ton macht die Musik.
Seien Sie nur betroffen, wenn Sie es auch tatsächlich sind.

Schlechte Nachrichten nicht mit Zahlen erklären

Ein Beispiel: Sie haben die Aufgabe, die Schließung einer Zweigniederlassung zu verkünden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich dafür in der Kantine versammelt. Damit alle Beteiligten den Hintergrund des Beschlusses erfahren, erläutern Sie kurz die Entwicklung der Branche. Dann präsentieren Sie die Zahlen des jüngsten Quartals. Unruhe kommt auf. Ein erster Zwischenruf: „Hören Sie doch auf mit den Zahlen und kommen Sie endlich zur Sache!“ Andere Mitarbeiter schließen sich an.

Was haben Sie bei Ihrer Verkündung der schlechten Nachricht falsch gemacht? Obwohl in der Belegschaft schon länger das Gerücht der Schließung der Zweigniederlassung umging und die Stimmung entsprechend gereizt ist, stützen Sie Ihre Rede auf Zahlen und Fakten.

Erkennen Sie stattdessen, wie wichtig bei solchen Reden Ihre eigene innere Haltung gegenüber den betroffenen Mitarbeitern ist. Ihre Einstellung sollte von Wertschätzung, Achtung und Empathie geprägt sein. Nur dann können Sie erwarten, dass Ihre Zuhörer mit der für sie schlechten Nachricht als mündige und selbstbewusste Persönlichkeiten professionell umgehen werden.

Fragen von Mitarbeitern erst zum Ende der Rede zulassen

In dem zuvor genannten Beispiel könnten Sie Ihre Rede auch folgendermaßen aufbauen:

Beispiel für das Überbringen einer schlechten Nachricht

„Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Seit gestern Abend ist es kein Gerücht mehr. Wir müssen unser Zweigwerk schließen. Ich habe Sie hierher gebeten, um mit Ihnen darüber zu sprechen, wie wir mit dieser Situation umgehen. Wenn Sie einverstanden sind, gehen wir in vier Schritten vor:

Ich mache Sie kurz mit den Hintergründen vertraut und sage Ihnen offen und ehrlich, welche Auswirkungen die Schließung für Sie, für mich und für jeden von uns hat. Dann stelle ich Ihnen den Maßnahmenplan vor, den wir ausgearbeitet haben. Zum Schluss bekommen Sie Gelegenheit, Fragen zu stellen. Sind Sie mit diesem Vorgehen einverstanden?“

Freundlich und bestimmt am Ablaufplan der Rede festhalten

Falls es Änderungswünsche zu Ihrer Agenda gibt, nehmen Sie diese ernst und gehen Sie darauf ein. Bestehen Sie aber darauf, dass Fragen erst am Ende gestellt werden dürfen. Begründen Sie dies und zeigen Sie für Ungeduldige Verständnis nach dem Muster: „Ich kann gut verstehen, dass Sie so schnell wie möglich Antworten auf Ihre Fragen wollen. Es macht aber mehr Sinn, wenn wir uns erst mit den Fakten und dann mit Ihren Fragen beschäftigen.“

Diese Kurzformel, „Erst die Fakten, dann die Fragen“, ist logisch und wird im Regelfall akzeptiert. Sie können sie immer wiederholen, wenn diese Abmachung gebrochen wird. Seien Sie dabei zu dem Fragesteller aber immer freundlich. Sobald Sie ihn belehren, solidarisieren sich die anderen Mitarbeiter mit ihm.

Checkliste

Vorbereitung auf die Überbringung schlechter Nachrichten

Sie wissen um die Situation und Ihre Aufgabe.
Sie kennen die Botschaft, die Sie vermitteln müssen.
Sie kennen die Fakten für die Entscheidung.
Sie wissen, wie die Beschäftigten auf die Nachricht vermutlich reagieren werden.
Sie wissen, was für die Mitarbeiter persönlich und beruflich auf dem Spiel steht.
Sie wissen, was Sie mit Ihrer Rede erreichen wollen.
Sie wissen, was auf keinen Fall passieren soll.
Sie wissen, wie die Ergebnisse für das Unternehmen und die betroffenen Mitarbeiter aussehen sollen.

Wenn Sie diese Fragen zur Vorbereitung für sich geklärt haben, sollten Sie die ersten fünf Sätze Ihrer Rede vorbereiten und üben. Diese Sätze sind entscheidend für den weiteren Verlauf Ihrer Rede, mit der Sie es schaffen werden, auch eine schlechte Nachricht professionell und wertschätzend zu übermitteln.