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Registrierkassenpflicht in DeutschlandDas müssen Geschäftsinhaber beachten

In Deutschland gibt es keine direkte Registrierkassenpflicht – anders als in anderen europäischen Ländern. Dennoch gelten einige Vorschriften zum elektronischen Kassensystem, die für alle Ladeninhaber bindend sind.

Wer eine elektronische Ladenkasse verwendet, muss sich an die Vorschriften aus der aktuellen Rechtssprechung halten. Bei offenen Kassen, die während der vereinbarten Übergangsfrist auch weiterhin im Geschäft genutzt werden können, gelten die klassischen Vorschriften zum händischen Führen von täglichen Berichten und Kassenbüchern.

Gibt es in Deutschland eine Registrierkassenpflicht?

Auch nach den gesetzlichen Änderungen von 2020 ist es für Geschäftsinhaber nicht verpflichtend, eine elektronische Kasse zu nutzen. Wie auch schon ready2order berichten, gilt in Deutschland keine umfängliche Registrierkassenpflicht. Die offene Ladenkasse ist nach wie vor zulässig und wird in der Praxis häufig genutzt.

In Deutschland müssen sich Ladeninhaber jedoch darauf einstellen, dass jederzeit zu den eigenen Ladenöffnungszeiten ein Betriebsprüfer Einsicht in die Kassenbücher nehmen kann. Dieser Vorgang muss nicht angekündigt werden. Gemäß § 146a Abs. 1 AO müssen die von einem elektronischen Kassensystem erfassten Umsätze so gesichert gespeichert werden, dass ein späteres Entfernen einzelner Buchungen unmöglich gemacht wird.

Auch wenn die Einführung einer Registrierkassenpflicht in der deutschen Politik heiß diskutiert wird, ist eine strenge Reglementierung wie beispielsweise bei der Registrierkassenpflicht in Österreich derzeit zeitlich nicht absehbar.

Was hat es mit der Übergangsfrist auf sich?

Noch bis zum Ende des Jahres 2022 dürfen in Deutschland alle Registrierkassen verwendet werden, die zwischen der Gesetzesänderung von November 2010 und den aktuellen Neuerungen von Januar 2020 angeschafft wurden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die im Ladengeschäft verwendete Registrierkasse alle Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen erfüllt, die seit 26.11.2010 verbindlich gelten.

Die Kassensicherungsverordnung soll vor Manipulationen und vor Steuerbetrug schützen und gilt für alle Geschäfte mit elektronischen Kassensystemen. Betrüger buchen Waren einfach wieder aus, wenn der Kunde den Laden verlassen hat und behalten den Beleg ein, der nach der Ausbuchung der Waren vernichtet wird. Seit 01.01.2021 besteht jedoch die Pflicht, jedem Kunden und jeder Kundin einen Kassenbeleg auszuhändigen – ohne, dass die Person vorher nachfragen muss.

Welche rechtlichen Aspekte müssen bei der Kassenführung beachtet werden?

Im Einzelhandel müssen – wie in vielen anderen Branchen auch – bestimmte Daten über einen gewissen Zeitraum für die Finanzbehörden gespeichert werden. Im elektronischen Kassensystem müssen nach deutscher Rechtssprechung seit 2017 Einzeldaten nicht nur jederzeit von einem Prüfer einsehbar sein, sondern auch sofort auslesbar und maschinell evaluierbar gespeichert werden.

Geschäfte mit einem jährlichen Umsatz von mindestens 15.000 Euro sowie Bargeldumsätzen von jährlich 7.500 Euro oder mehr sind gesetzlich verpflichtet, den gesamten Bargeldverkehr mit in der elektronischen Registrierkasse aufzuzeichnen. Außerdem muss die verwendete Kasse den Anforderungen der GoBD entsprechen, das ist die Kurzform für die seit Januar 2020 geltenden „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie jene zum Datenzugriff“ des Bundesfinanzministeriums Deutschland (BMF).

Wann in Deutschland auf ein elektronisches Registrierkassen-System per Gesetz umgestiegen werden muss, ist im Jahr 2021 nicht bekannt.

Wo liegen die Unterschiede zwischen elektronischen und offenen Ladenkassen?

Bei einer offenen Ladenkasse werden nicht bei jeder Buchung detaillierte Informationen gespeichert. Sie müssen dann manuell erfasst werden, um die Kassenführung korrekt für die Finanzbehörden und mögliche Spontankontrollen parat zu halten. Bei einer elektronischen Ladenkasse wird die ordnungsgemäße Führung der nötigen Unterlagen wesentlich vereinfacht, Betrügern wird die Manipulation der Aufzeichnungen von Verkaufsaktivitäten erschwert.

Optisch ist eine offene Kasse sehr wohl abschließbar, sodass die Bargeldeinnahmen stets sicher verwahrt werden können. Aber auch bei Geldschubladen im Ladengeschäft oder einer abschließbaren Geldkassette wird der Definition nach von einer offenen Ladenkasse gesprochen. Ein großer Nachteil von offenen Kassensystemen ist der täglich zu erstellende Kassenbericht über die täglichen Einnahmen.

Bei einer elektronischen Registrierkasse wird automatisiert ein behördengerechtes Kassenbuch geführt. Funktioniert das Kassensystem im Ladengeschäft computergestützt, werden zudem manuelle Aufzeichnungsfehler unterbunden, die bei offenen Kassen zu weiteren nervenaufreibenden Zeitverlusten nach Ladenschluss führen können.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen beiden aktuell gängigen Ladenkassen-Systemen sind die Vorgaben an die Datenerfassung, die bei computergestützten Registrierkassen vielfältige Vorteile für Ladeninhaber genießen.

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