RisikoWenn Mitarbeiter in Schlüsselpositionen ausfallen

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen liegen Arbeitsabläufe oft in einer Hand. Der Einkauf ist zuständig für die Beschaffung von Sachmitteln, holt Angebote ein, vergibt Aufträge und prüft auch noch den Wareneingang. Fällt der zuständige Mitarbeiter kurzfristig aus, ist guter Rat teuer.

Gastbeitrag von Horst Dröse und Llewelyn P. Antonio, Antonio & Friends, Putzbrunn *

Denn niemand kennt dessen Systematik - unabhängig von einem wirtschaftlichen Verlust durch fehlende Transparenz in deutschen Unternehmen von jährlich über 4 Milliarden Euro. Frühzeitiges Erkennen, Erfassen und Bewerten von unternehmerischen Abläufen und die Transparenz von Management Informationen sind nötig, wollen Unternehmen im Wettbewerb dauerhaft erfolgreich sein und bleiben.

Wissensmanagement entscheidet über Wettbewerbsfähigkeit

Mittelständische Unternehmen leben durch die Menschen, die in ihnen tätig sind. Ist allerdings ein Mitarbeiter für sehr viele Abläufe zuständig, hat dies auch eine hohe Abhängigkeit zur Folge. Solange der Mitarbeiter im Unternehmen bleibt, ist das Wissen des Einzelnen in die Organisation eingebunden und sicher.

Was aber, wenn genau dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Das Wissen verlässt mit dem Kopf das Unternehmen; dieses muss hohe Kosten dafür in Kauf nehmen. Neben der Suche und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, fallen enorme Kosten für die Übernahme der aktuellen Aufgaben durch bestehende Mitarbeiter an, weil diese sich erst mühsam einarbeiten müssen. Deutsche Unternehmen können sich für die Zukunft besser aufstellen, wenn sie es schaffen, das Einzelwissen zum Unternehmenswissen zu machen. Möglich ist dies durch eine hohe Transparenz, durchschaubare Abläufe und eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten.

Pragmatische Lösungen sind gefragt

Unternehmen nützt es wenig, wenn sie Konzepte erhalten, zu deren Umsetzung sie externe Hilfe benötigen. Was Unternehmen brauchen, ist ein System, das sie nach Einführung selbst anwenden können. Ein System, das Transparenz in allen wesentlichen Geschäftsabläufen schafft. Ein System, das durch diese Transparenz auch zur günstigeren Bewertung (Rating) bei der Kreditvergabe von Banken (Basel II) führt. Das Management steht schließlich in einem viel besseren Licht da, wenn es Klarheit demonstriert und sofort aussagefähig ist. Dabei sollten vier Bereiche berücksichtigt werden:

1. Standardfragen decken Unklarheiten auf

Nichts ist im Leben so sicher wie die Unsicherheit. Dies gilt für den einzelnen Menschen ebenso wie für das Unternehmen. Nicht alles lässt sich immer planen und vorherbestimmen, allerdings können Unternehmen nicht umhin, eine Mindestanforderungen interner Transparenzmechanismen und bestimmte Grundsätze einzuhalten. Sind zu viele Unklarheiten vorhanden, kann keine Organisation vernünftig arbeiten und Ziele erreichen. Deshalb ist es umso wichtiger, bei der Sicherstellung eines internen Transparenzsystems folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • alle Geschäftsvorfälle müssen mit Zustimmung oder Genehmigung des Managements erfolgen
  • alle Geschäftsvorfälle werden den Anforderungen der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften entsprechend erfasst und regelmäßig berichtet
  • das Vermögen wird mengen- und wertmäßig erfasst und periodisch überprüft
  • Zugang zu den unterschiedlichen Vermögensgegenständen erfolgt nur mit Zustimmung des Managements
  • durch klare Berechtigungen werden Grauzonen vermieden und Mitarbeitern klare Verantwortungsrahmen gegeben

2. Darstellung der Kernprozesse

Nach einem einheitlichen Muster sind die Kernprozesse jeder Geschäftseinheit mit Verweis auf die Schnittstellen darzustellen. Solche Kernprozesse eines Industrieunternehmens sind z. B.:

  • Bedarfsmeldung bis zum Zahlungsausgleich
  • Produktionsablauf
  • Auftragseingang bis zum Zahlungseingang
  • Gehalts- und Arbeitsstunden

3. Klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten

Die Struktur von Verantwortlichkeiten ist ein unverzichtbares Werkzeug, das Mitarbeitern innerhalb einer Organisation ermöglicht, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Bei der schematischen Darstellung der Verantwortlichkeiten eines Arbeitsvorgangs können drei wesentliche Bereiche unterschieden werden:

  • Berechtigung zur Durchführung einer Aufgabe
  • Vorbereitung/Durchführung/Berichten einer Aufgabe
  • Prüfen und Genehmigen einer Aufgabe

4. Schutz der Unternehmenswerte

Für jede Gruppe des beweglichen Anlagevermögens oder der Vorräte ist ein "Dokument zum Schutz der Unternehmenswerte" (DSU) zu erstellen. Hierbei wird unterschieden in

  • Aufbewahrungskontrollen und
  • Wertkontrollen

Aufbewahrungskontrollen zum Schutz von ungenehmigter Nutzung, Verlust oder Diebstahl, Zugangsmaßnahmen und Richtlinien für Zu- und Abgänge des Anlagevermögens und der Vorräte. Wertkontrollen zur Vermeidung von Situationen, in denen die vorhandenen Mengen nicht mit den bilanzierten Werten übereinstimmen.

Konzentration auf das Wesentliche sichert den Markterfolg eines Unternehmens

Allerdings kann sich der einzelne Mitarbeiter nur dann auf das Wesentliche konzentrieren, wenn er nicht ständig damit beschäftigt ist, Abläufe jeden Tag neu zu erfinden. Management Informationen müssen für den einzelnen Mitarbeiter genauso wie für das Management jederzeit abrufbar sein. So können nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortlichkeiten übertragen werden und ist einmal ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank, kann ein anderer schnell einspringen. Transparenz kann nur dann geschaffen werden, wenn lückenlos wirklich alle Bereiche im Unternehmen daran beteiligt sind. Nur mit einer systemischen Vorgehensweise kann jede einzelne Kraftzelle im Unternehmen an der gewünschten Entwicklung beteiligt und so das Ganze zum Erfolg geführt werden.

Das Konzept TMI Transparente Management Informationen lässt die eigenen Mitarbeiter ihre Arbeitsweise und Arbeitsprozesse selbst überprüfen, wobei die Mitarbeiter ihre Verantwortungsbereiche richtig verstehen und mit neu gewonnener Motivation an erforderliche Veränderungen herangehen. Lohnenswerter Nebeneffekt: Effizienzsteigerung durch klare Trennung und für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens erkennbare und sichtbare Darstellung der Verantwortlichkeiten. Das System führt also ganz konkret und kurzfristig zu größerer Transparenz und besser kontrollierten innerbetrieblichen Abläufen. So ist die Geschäftsleitung immer bestens informiert. Weiterer Nutzen:

  • Aufdecken von Schwachstellen
  • Erkennen von zuviel Kontrolle
  • Erfassen von Ineffizienz und Überflüssigem
  • Basis für Prozessverbesserung
  • Dient Mitarbeitern, Prozesse und Aufgabe zu verstehen
  • Reduziert die Arbeiten der internen/externen Revision
  • Erfüllt die Anforderungen von KonTraG

* Horst Dröse hat in den vergangenen 25 Jahren TMI (Transparente Management Informationen) ständig weiterentwickelt.

Llewelyn P. Antonio ist als Unternehmensentwickler und Coach tätig.

Weitere Informationen erhalten Sie bei Antonio & Friends, Feldstrasse 7, 85640 Putzbrunn, Tel. 089/60190384, Fax 089/60190385, Email: lou@antonio.de.

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