SchreibstilMit der passenden Geschäftskorrespondenz punkten

Kundenorientierte Korrespondenz sollte kurz, konkret und positiv sein. Die Praxis zeigt aber: Es fällt vielen Menschen schwer, beim Schreiben den richtigen Ton zu treffen. Dabei sollte sich jeder bewusst machen, dass schlecht geschriebene Briefe oder E-Mails das Image schädigen können. Wie man mit Schreiben punktet, anstatt sein Image zu ruinieren, zeigen Tipps zur passenden Geschäftskorrespondenz.

Ob Projektbewerbung, Informationsbrief, Mahnung oder Akquisitionsanschreiben – jeder kleinste Fehler kann teuer werden. Die Korrespondenz einmal von einer unabhängigen Person prüfen zu lassen, kann sich lohnen – ebenso wie das Beherzigen von ein paar Tipps.

Der Geschäftsbrief

In der Praxis schreibt man meist eine E-Mail, hin und wieder kommt man aber um die Printversion der Geschäftskorrespondenz nicht herum, zum Beispiel bei Rechnungen oder Mahnungen. Generell sollte man geschäftliche Korrespondenz auf folgende Punkte checken:

  • Ist der Name des Empfängers richtig geschrieben? Ergänzen Sie immer ‚Herrn’ oder ‚Frau’ zum Namen, denn ohne diesen Zusatz bedeutet es, dass es sich um ein Kind oder Teenager handelt.
  • Haben Sie eine sympathische Anrede gefunden? Statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ sagen Sie ruhig mal „Guten Tag, Herr Meier“ oder in Bayern auch „Grüß Gott, Herr Becker“.
  • Keine Belehrungen („… sollten Sie beachten …“) oder Befehlston („… müssen Sie bis zum …“).
  • Ist eine übersichtliche Textaufteilung gegeben?
  • Beim Brief: Ist das Blatt nicht zu voll? (Leser ermüdet sonst sehr schnell)
  • Individuelle Schlussformel genutzt? Die meisten Briefe enden mit „Mit freundlichen Grüßen“. Differenzieren Sie sich mit Formulierungen wie „Herzliche …, beste …, sonnige Grüße zum Bodensee, …“ oder beziehen Sie sich auf aktuelle Anlässe wie „Mit sommerlichen Grüßen“.
  • Haben Sie zu viele Fachausdrücke oder Fremdwörter benutzt? Sprechen Sie nicht von „maßgeschneiderten Solutions“ oder einem „erwarteten Statement“, auch wenn es schon fast Umgangssprache geworden ist.
  • Beim Brief: Wird der eigene Name unter der Unterschrift wiederholt?
  • Werden die Anlagen explizit benannt? (Erleichtert das Zuordnen)

Der richtige Ton bei unangenehmen Themen

Sind Mahnungen und Erinnerungen nur mit juristischen Phrasen wirksam? Nein! Denn die Rechtskräftigkeit einer Erinnerung hängt nicht von einem unfreundlichen Ton ab. Vielmehr gehört zu einem professionellen Auftreten auch ein fairer, kooperativer Schreibstil. Und das geht auch bei unangenehmen Themen:

  • Setzen Sie auf eine persönliche, emotionale Ansprache schon im Betreff. Beispielsweise: „Haben Sie unsere Vereinbarung vergessen?“ statt „Mahnung“.
  • Formulieren Sie deutlich Ihre Forderung, bleiben Sie aber freundlich im Ton: „… bestimmt hat sich Ihre Zahlung mit meinem Brief gekreuzt. Bitte überprüfen Sie zur Sicherheit noch einmal Ihre Verbindlichkeiten.“
  • Machen Sie ein Kontakt- und Kooperationsangebot: „Falls es besondere Probleme geben sollte, rufen Sie mich bitte an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.“
  • Aktivieren Sie für die Zukunft, denn Sie möchten ja weiterhin Geschäfte mit diesem Kunden machen. Beispiel: „Bitte erweisen Sie sich weiterhin als zuverlässiger Partner.“

Besondere Regeln für die E-Mail

Die Anzahl der Geschäftsbriefe hat durch den Einsatz von E-Mails erheblich abgenommen. Dies ist aber kein Grund dafür, dem Inhalt und dem Stil einer E-Mail weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Für die E-Mail-Korrespondenz gelten besondere Regeln:

  • Schreiben Sie einen Zwischenbescheid, wenn Sie die E-Mail nicht sofort beantworten können. Nennen Sie einen Termin für die ausführliche Antwort.
  • Bearbeiten Sie Ihre Mails täglich. Die Nutzer eines schnellen Mediums erwarten auch eine schnelle Antwort.
  • Benutzen Sie keine Abkürzungen wie „mfG", „fyi“, „thx“ oder „asap“ – sie sind nicht jedem bekannt.
  • Füllen Sie immer den ‚Betreff’ mit einer aussagenkräftigen Beschreibung des Inhaltes der E-Mail aus.
  • Verzichten Sie niemals auf eine korrekte Anrede und Verabschiedung. So viel Zeit muss sein.
  • Nennen Sie immer die kompletten Absenderdaten (Anschrift, Telefon, Fax) am Ende einer E-Mail, damit der Empfänger den Antwortweg frei wählen kann.

Einen besonders schlechten Eindruck hinterlässt der, der auf einen Brief oder eine E-Mail nicht zeitnah oder überhaupt nicht antwortet. Die erwartete Antwortzeit bei einer E-Mail beträgt zwei Geschäftstage, bei einem Brief eine Woche. Wer innerhalb dieser Zeit keine endgültige Antwort geben kann, sollte unbedingt einen Zwischenbescheid versenden.

Vorsprung mit dem richtigen Stil

Der richtige Stil in der Korrespondenz gehört heute ebenso zu den modernen Umgangsformen wie das persönliche Auftreten beim Kunden. Man kommt bei anderen einfach besser an, wenn man bestimmte Regeln beachtet. Auch wenn hinter ungeschickten Formulierungen oder Nachlässigkeiten beim Inhalt keine böse Absicht stecken, es kann das Verhältnis zum Empfänger empfindlich stören. Um nicht in solche „Fallstricke“ zu geraten, kann es ausgesprochen nützlich sein, eine unabhängige Person die Korrespondenz einmal prüfen zu lassen und eventuell sogar eigens angefertigte Textbausteine zu verwenden.

Man führe sich einfach vor Augen, ein Projektanbieter habe die Wahl zwischen zwei fachlich völlig gleichwertigen Angeboten. Der eine legt viel Wert auf seinen textlichen Auftritt, der andere pflegt das stilistische Chaos. Wer von beiden wird beim Projektanbieter als der professionellere Experte gelten?

Dazu im Management-Handbuch

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