SelbstmanagementSich als Führungskraft besser organisieren

Ihre persönliche Arbeitsmethodik beeinflusst Ihre Wirksamkeit als Führungskraft und in der Konsequenz die Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Oft entscheidet sie sogar über Erfolg und Misserfolg. Viele Führungskräfte geraten immer wieder unter Zeitdruck, weil ihre persönliche Arbeitsorganisation dazu führt, dass sie zu viel Zeit mit Suchen verschwenden. Systematisches und methodisches Arbeiten hingegen ist die Basis für die Transformation von Fähigkeiten in Ergebnisse und in Erfolg.

Reflektieren Sie Ihre bisher praktizierten Gewohnheiten und Arbeitsweisen kritisch und ändern Sie sie gegebenenfalls. Fragen Sie sich von Zeit zu Zeit, ob Ihre persönliche Vorgehens- und Arbeitsweise noch richtig ist und sie dazu beiträgt, dass Sie Ihre Arbeiten effektiv erledigen können. Überprüfen Sie dabei kritisch, ob die angewandte Methode, die durchaus einmal richtig gewesen sein mag, noch zu Ihrer veränderten Situation passt, ob sie angepasst oder radikal verändert werden muss. Dies gilt auch, wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter eine Arbeitsmethodik beziehungsweise -systematik anwenden, die Ihren Verantwortungsbereich insgesamt bremst und ineffektiv macht. Dann müssen Sie aktiv werden, um die Wirksamkeit zu erhöhen.

Grundsätzlich sollten Sie sich etwa alle drei Jahre die Frage stellen, wie sich die Anforderungen in Ihrem Tätigkeitsbereich verändert haben und ob Ihre Arbeitsmethodik noch zielführend ist. Müssen Sie eventuell Ihre Arbeitszeit anpassen oder ein neues Arbeitstool einsetzen? Was könnte Ihnen der Einsatz eines Smartphones bringen? Wie lässt sich die Effektivität in Ihrem Verantwortungsbereich und mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern insgesamt steigern?

Übernehmen Sie eine neue Aufgabe oder durch eine Beförderung eine neue Position, müssen Sie in den meisten Fällen Ihre Arbeitsweise anpassen. Denken Sie in diesem Zusammenhang an Ihren Rollenwechsel vom Mitarbeiter zur Führungskraft, der von Ihnen den Einsatz einer Reihe neuer Werkzeuge erfordert, wie zum Beispiel Budget- und Personalplanungsinstrumente, die Planung von Zeitressourcen für Mitarbeitergespräche oder ein grundsätzlich verändertes Zeitmanagement.

Das Durchdenken Ihrer persönlichen Arbeitsmethodik zielt jedoch nicht darauf ab, noch mehr zu arbeiten. Vielmehr geht es darum, mit Ihrer Arbeitslast souveräner umzugehen – so dass Sie im Ergebnis mehr leisten, größere Aufgaben übernehmen und diese besser bewältigen können. Sie gewinnen damit das Gefühl, mehr zu agieren als zu reagieren und trotz einer Vielzahl von Aufgaben Ihren Arbeitstag im Griff zu haben.

Das wichtigste Hilfsmittel ist Ihr Kalender oder Zeitplaner. Diesen sollten Sie frühzeitig mit den Ihnen bekannten Regelterminen füllen einschließlich Dienstreisen und Seminarbesuchen. Fixieren Sie auch schon festgelegte Termine zu Projekt-, Budget- und Strategiebesprechungen.

In der ständig anwachsenden Informationsflut ist Ihr Schreibtisch Ihre Kommandozentrale. Aktenstapel verhindern ein zügiges, konzentriertes Arbeiten und erschweren die Übersicht. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Papierstau, der dadurch entsteht, dass der Zufluss größer ist als der Abfluss.

Abhilfe schaffen Sie, indem Sie den Papierzufluss stoppen oder reduzieren, ganz oder teilweise umleiten, den Engpass beseitigen oder den Abfluss verstärken. Ein aufgeräumter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart vor allem eine Menge Zeit. Schaffen Sie sich Freiraum auf Ihrem Schreibtisch, und damit Freiraum für Kreativität und Produktivität. Wenn Sie eine Ablage mit System haben, müssen Sie nicht lange suchen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick, was alles auf Ihrem Schreibtisch landet, und sortieren Sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Sie sollten auf den ersten Blick erkennen können, was Ihre Prioritäten sind. Eine einfache, aber wirksame Methode dafür ist das Arbeiten mit farbigen Klarsichthüllen. Wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlage für den Tag sichten, sehen Sie Ihre To-do-Liste nach Prioritäten sortiert: Rot steht für A-Aufgaben, die Sie noch am selben Tag erledigen müssen, Gelb für B-Aufgaben, die terminierbar sind, und Grün für C-Aufgaben, die Sie delegieren. Sie können die unterschiedlichen Farben auch für Ihre verschiedenen Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter verwenden.

Ist der Zufluss an Informationen und Aufgaben auf Dauer zu groß, müssen Sie diesen reduzieren, indem Sie sich auf das Wichtige konzentrieren oder Arbeit an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umverteilen. Ihr Engpass wird meist schon von selbst deutlich kleiner, wenn Sie diszipliniert Ihren nach Prioritäten festgelegten Aufgabenplan abarbeiten. Dann beschäftigen Sie sich mit dem wirklich Wichtigen, sind produktiv und Ihre Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches.

Um Ihren Engpass zu beseitigen und den Abfluss auf Ihrem Schreibtisch zu verstärken, müssen Sie sich ein Bild, eine Bestandsaufnahme der täglich einflutenden Informationsmassen machen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer und bestimmen Sie, welche Vorgänge überhaupt auf Ihren Schreibtisch gehören.

Auf Ihrem Tisch sollten sich nur diejenigen Dinge befinden, die Sie ständig in Gebrauch haben, damit Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren können, die Sie gerade ausführen. Alles andere wandert aus Ihrem unmittelbaren Blickfeld. Auf dem Platz direkt vor Ihnen liegt nur der Vorgang, an dem Sie gerade arbeiten. Sie sollten es sich zur Regel machen, jedes Stück Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden, was damit zu tun ist: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben.

In Griffweite Ihres Schreibtischs sollten sich die Dinge befinden, die Sie täglich brauchen. Dafür sollten Sie keine Schubladen oder Schränke öffnen müssen. In Armweite gehört alles, was Sie wöchentlich mehrmals einsetzen. Armweite kann auch bedeuten, dass Sie etwas in einer Schublade oder in einem Rollcontainer aufbewahren oder in dem Schrank hinter Ihnen. Sie sollten für den Zugriff jedoch nicht aufstehen müssen.

Wenn Sie etwas seltener als wöchentlich benötigen, entfernen Sie es konsequent aus der Armweite, damit Ihr Schreibtisch frei und nicht überladen ist. Brauchen Sie etwas nur ein- oder zweimal im Monat, können Sie auch aufstehen, um darauf zuzugreifen. Wenn Sie Dinge seltener als einmal im Monat brauchen, gehören sie nicht in Ihr Büro. Bewahren Sie sie dann in einem anderen Raum auf.