SelbstständigkeitWie Freelancer die Liquidität im Auge behalten

Freelancer stehen unter dem ständigen Druck, liquide zu bleiben. Die Einnahmen schwanken stark, Kunden zahlen verspätet oder gar nicht. Kommt das Finanzamt, muss aber gezahlt werden. Kann nicht gezahlt werden, muss gestundet werden und das lässt sich das Finanzamt mit hohen Zinsen teuer bezahlen. Liquidität ist für Freelancer und Selbstständige das A und O der beruflichen Existenz. Wie Freelancer liquide bleiben und die Ausgaben – gerade auch die steuerlichen – im Blick behalten, das erklärt dieser Artikel.

Auch wenn die Einkommensteuer nur einmal im Jahr anfällt, so ist es wichtig, bereits jeden Monat eine entsprechende Summe dafür zur Seite zu legen. Oft verlangt das Finanzamt noch eine quartalsmäßige Einkommensteuer-Vorauszahlung. Jedoch fällt die auch manchmal geringer aus als die eigentliche Steuerbelastung am Ende des Jahres. Unabhängig von der Vorauszahlung sollte also stets eine Summe dafür zur Seite gelegt werden. Steigt der Umsatz in einem Jahr rasant an, so kann es passieren, dass das Finanzamt sogar eine rückwirkende Erhöhung der Vorauszahlung festsetzt. Man sollte daher immer ein Polster angespart haben – am besten auf einem separaten Konto.

Ähnlich sieht es bei der Umsatzsteuer aus. Hier ist zu beachten, dass die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten ist. Auch hier ist es ratsam, sofort nach Eingang der Rechnungssumme die entsprechende Umsatzsteuer auf einem separaten Konto anzusparen. Viele Freelancer führen einmal im Jahr die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Erhöht sich der Gewinn, kann das Finanzamt aber eine quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung verlangen. Alle drei Monate wird dann also ermittelt, welche Vorsteuer geleistet und welche Umsatzsteuer eingenommen wurde. Die Differenz muss an das Finanzamt abgeführt werden. Und hier liegt die Krux: Ist der Gewinn im vergangenen Jahr stark angestiegen, ist es dem Finanzamt gestattet, rückwirkend die gesamte Umsatzsteuerschuld sofort einzufordern. Es lohnt sich also, die Umsatzsteuer nicht anzurühren.

Wichtig ist es, alle betrieblichen Ausgaben stets im Blick zu behalten und sich diese einmal genau aufzuschreiben und anzusehen. Das können Ausgaben wie Telefon und Internet, Miete, Versicherungen und Vorsorgeleistungen und so weiter sein. In jedem Fall sollte man die Augen vor diesen wiederkehrenden Ausgaben nicht verschließen. Ein guter Tipp ist daher, mit den Kunden kurzfristige Zahlungsziele zu vereinbaren sowie mit Vorauszahlungen, Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen zu arbeiten. Sich die Ausgaben regelmäßig bewusst zu machen, gibt Sicherheit und erspart böse Überraschungen, die womöglich noch das Ende des Businesses bedeuten.

Für den Überblick ist es ratsam, ein digitales Rechnungs- oder Finanztool zu verwenden. Solche Tools sind sehr übersichtlich und ersparen eine Menge Papierkram. Die digitalen Helfer berücksichtigen wiederkehrende Rechnungs- und Ausgabedaten und ermitteln die aktuelle Steuerlast. Oft schauen Freelancer nur auf den Umsatz und vergessen dabei die anfallenden Kosten. Mit einem digitalen Tool kann so etwas nicht mehr passieren.