Seminare im WebWebinare spannend gestalten

Sind Sie auch schon zu Webinaren (Web + Seminar) eingeladen worden? Wenn Sie im IT-Umfeld arbeiten, dann mit Sicherheit. Häufig werden die vorhandenen PowerPoint-Präsentationen verwendet und ein Sprecher erzählt 30 – 45 Minuten lang etwas dazu. Das Ergebnis lässt dann häufig zu wünschen übrig. Es geht aber auch besser. Die folgenden Punkte bilden das Grundgerüst für ein erfolgreiches Webinar, das je nach Inhalt, Zielgruppe und auch dem verwendeten System ausgestaltet werden muss.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass nur die Verfügbarkeit der Technik noch kein interessantes und ansprechendes Webinar garantiert. Wenn Teilnehmer längere Zeit zuhören sollen, dann muss der Inhalt sehr „gehaltvoll“ sein, der Referent/die Referentin ausgesprochen gut sprechen können und die Folien dürfen nicht einschläfernd sein. Dazu kommen noch einige Punkte zur Vorbereitung und Organisation, die ansonsten den Erfolg unter Umständen schmälern.

Die drei erfolgskritischen Punkte sind:

• Inhalt, Gestaltung und Ablauf,
• Moderation und
• Vorbereitung (Technik, Organisation).

Erfolgsfaktor: Inhalt, Gestaltung und Ablauf

Wie bei jeder Präsentation muss zunächst einmal definiert werden, was im Einzelnen Fall „erfolgreich“ bedeutet. Darauf werden die Inhalte abgestimmt. Bei der Gestaltung des Inhalts sollte man sich immer wieder vor Augen führen, dass die Teilnehmer nur den Bildschirm vor Augen haben. Alles muss sich daher auf dem Bildschirm „abspielen“.

Eine Präsentation, die bei einem Vorort-Termin verwendet wird, kann in der Regel nicht 1-zu-1 online verwendet werden. Reine Textfolien (die evtl. noch vorgelesen werden) sind genauso schlecht, wie eine mit Animationen überladene Präsentation. In einem Webinar müssen die Teilnehmer spüren, dass der Moderator jetzt live zu ihnen spricht, ohne dass sie oder er persönlich vor ihnen steht (Video: siehe Moderation). Dazu gehört, dass auf Fragen der Teilnehmer eingegangen wird und die Teilnehmer per Umfragen ihre Meinung zum Ausdruck bringen können.

Gestaltung der Folien:

• Bilder sagen mehr als Worte.
• Keine ausformulierten Sätze, sondern Stichworte.
• Animationen dann, wenn sie Sinn ergeben und nicht der Animation wegen.
• Regeln zur Schrift.
• und weitere bekannte Gestaltungsregeln zu Schrift und Farbe.

Zusätzlich die Online-Anforderungen:

• Muntermacher-Folien = Bilder, Skizzen, die wach machen, die nicht dem Standard-Layout entsprechen (auch wenn es Diskussionen mit der Marketing-Abteilung gibt).
• Platz, um online etwas ergänzen zu können.
• Helle Hintergründe.
• Dezentes Branding.

Aber mit Folien alleine ist es nicht getan:

• Erkundigen Sie sich nach der Meinung oder den Erfahrungen der Teilnehmer. Dazu gibt es in allen Systemen Umfragen (auch Polling oder Survey) genannt. Natürlich sollten Sie das Ergebnis anzeigen und kommentieren.
• Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit während der Präsentation Fragen zu stellen. Wenn es mehr als 20 Personen sind, dann per Textchat (siehe Co-Moderation).
• Variieren Sie die Umfragen. Setzen Sie auch einmal eine Whiteboard-Umfrage ein, die dann gerne „wild“ aussehen kann.

Je nach Ziel, Zielgruppe und Thema lassen sich weitere Interaktionsmöglichkeiten einsetzen.

Erfolgsfaktor: Moderation

Wo liegt der Unterschied zur Vor-Ort-Präsentation – ich muss doch auch nur sprechen? Diese Frage wird sehr häufig gestellt. Die Antwort ist wie so oft zweigeteilt. Zum einen gelten die gleichen Regeln der Rhetorik.

•  Auch online muss man die Körpersprache berücksichtigen,
• klar und deutlich sprechen,
• mit Betonung sprechen,
• Pausen einbauen,
• natürlich bleiben und
• nicht ablesen.

Und ich muss mein Publikum im Auge behalten. Aber ich sehe es nicht. Eine erste Erfahrung bei der Online-Moderation ist, dass nach etwa fünf Minuten die Sprecher ein beklemmendes Gefühl beschleicht: Mit wem rede ich eigentlich? Ist da auf der anderen Seite des Bildschirms noch jemand?

Durch gezielte Interaktionen „holen“ Sie die Zuhörer in Ihre Präsentation. Denn der Blick in die Runde, um zu sehen, wer noch zuhört oder um Blickkontakt aufzunehmen, der fehlt.

So können Sie in den Reaktionen der Teilnehmer lesen:

• Dauer der Antworten: Achten Sie darauf, wie lange es dauert, bis die Gruppe ein Feedback sendet oder auf Umfragen ant­wortet. Wenn es zu lange dauert, hören die Teil­neh­mer eventuell nicht mehr zu oder sie verstehen den Inhalt nicht.

• Aktivitäten der Teilnehmer: Beachten Sie die Quantität der Antworten. Antworten alle? Senden sie Text-Mitteilungen im Chat? Stellen sie Fragen und beantworten sie Fragen? Falls nicht, hören sie eventuell nicht mehr zu.

Neben dem Präsentieren müssen im virtuellen Raum zusätzlich noch die technischen Aufgaben wahrgenommen werden. Das bedeutet nicht nur, dass Moderatorinnen und Sitzungsleiter die Software beherrschen müssen, sondern auch die Werkzeuge (Whiteboard, Textchat, Umfragen etc.) ent­sprechend den Anforderungen einsetzen können. In allen Systemen stehen eine Reihe von Funktionen bereit, um eine Moderation effektiv und interaktiv (und damit interessant) zu gestalten.

Zum Ablauf des Webinars

Erläutern Sie zu Beginn des Webinars, wie dieses ablaufen wird, welche Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, was Sie von den Teilnehmern erwarten und was die Teilnehmer von Ihnen erwarten können.

Wenn zum Beispiel das Sprechen für die Teilnehmer zunächst unterdrückt wird (um störende Geräusche zu vermeiden), dann teilen Sie dies mit. Gleichzeitig weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, wie sie Fragen stellen können (durch Wortmeldung per Symbol und Sprache oder jederzeit per Textchat). Welche Variante Sie wählen hängt von der Anzahl der Teilnehmer ab. Bei mehr als 10 Teilnehmern sollten Sie immer die Unterstützung eines Co-Moderators vorsehen. Co-Moderatoren nehmen Ihnen technische Aufgaben ab, können Fragen im Textchat beantworten und Ihnen selektiv weiterreichen und können sich um Störungen kümmern.

Kann eine Video-Übertragung sinnvoll sein?

Ja, allerdings sind auch hier einige Aspekte zu berücksichtigen. In vielen Unternehmensnetzen steht keine ausreichende Bandbreite zur ruckelfreien Übertragung zur Verfügung. Teilweise wird die Übertragung auch durch Proxy-Server gestört. Es ist anzuraten, die Technik des verwendeten Systems ausgiebig zu testen. Ich setze zu Beginn das Video ein, ein kurzes Winken in die Kamera zeigt, dass ich wirklich jetzt live dabei bin und ich schalte während der Session auf Standbild.

Erfolgsfaktor: Vorbereitung

Jede Präsentation, unabhängig ob online oder nicht, muss sorgfältig vorbereitet werden. Es müssen die Teilnehmer eingeladen werden. Für die Online-Präsentation gehören neben Uhrzeit und Dauer die Anmeldedaten und die URL dazu. In der Einladung nennen Sie auch die Systemvoraussetzungen und wie diese geprüft werden können. Sollte ein Teilnehmer damit Probleme haben, muss er wissen, an wen er sich zu technischen Rückfragen wenden kann. Ein technischer Support muss natürlich auch während des Webinars zur Verfügung stehen.

Eventuell ist eine Einführungssession für "Neue" sinnvoll, um den virtuellen Raum und die Technik kennenzulernen.

Auch die Motivation der Teilnehmer ist ein Erfolgskriterium. Eine Online-Präsentation gerät leicht in Gefahr zu einer Präsentation zweiter Klasse zu werden, das heißt, ihm wird nicht der gleiche Stellenwert eines Präsenzmeetings zugewiesen. Die Auswirkungen sind:

• zu spät kommen,
• nicht vorbereitet sein und
• nicht funktionierende Technik.

Hier können Sie durch eine gute Organisation, Bereitstellung der erforderlichen Angaben zur Technik, dem Zugang und der Information über Ziel und Inhalt des Webinars entgegenwirken.

Überlegungen bei der Planung:

• Wann ist für Ihre Zielgruppe die beste Uhrzeit?
• Dauer des Webinars: Ein Webinar zur Produktpräsentation sollte maximal 45 Minuten dauern, eine Schulung kann bis zu 1,5 Stunden dauern oder auch 2 Stunden mit Pause bei geübten Nutzern.
• Teilen Sie Unterlagen aus? Vor, in oder nach der Session.
• Wird das Webinar aufgezeichnet?

Fazit

Es ist fast wie Präsenz, aber doch anders! Das Wichtigste für angehende Moderatoren ist zunächst einmal üben, üben und nochmals üben. Nur wenn die nötige Sicherheit da ist, können aus kleinen Störungen keine großen Katastrophen werden.

[Bild: Falko Matte - Fotolia.com]