Social Project ManagementAgil, flexibel und transparent zum Ziel

In Projekten ändert sich ständig etwas. Social Project Management will durch Flexibilität und Kommunikation Abhilfe schaffen.

Die zunehmende Globalisierung und Vernetzung von Unternehmen zieht einen enormen Anstieg des Organisationsaufwands nach sich, der zur erfolgreichen Koordination und Kommunikation notwendig ist. Gleichzeitig gewinnt das Domänenwissen aller Mitarbeiter für den Erfolg eines Unternehmens immer mehr an Bedeutung und macht dadurch die enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten unabdingbar. Durch rasante technologische Entwicklungen sowie volatile Märkte müssen sich Unternehmen zudem immer wieder an neue Gegebenheiten anpassen. Hierfür ist ein hohes Maß an Agilität notwendig, um sich langfristig erfolgreich am Markt zu positionieren. Auf Projektebene geht der Trend zu kleineren, parallel verlaufenden Projekten, die über Programme koordiniert werden. Dieser Wandel lässt jedoch die Anforderungen in den Bereichen Kommunikation, Kollaboration und Agilität ansteigen. 

Social Project Management beschreibt eine weiterentwickelte Form des bisherigen Projektmanagements. Ziel: Schaffen von Transparenz und Vertrauen bei allen Beteiligten. Als Beteiligte werden alle Projektmitglieder verstanden, die an dem Projekt mitarbeiten, also Auftraggeber, aber auch Mitglieder der Steuer- und Lenkungskreise. Ferner unterstützt die Methode einen effektiven Informations- und Wissensaustausch. Hierbei bleibt auch das Domänenwissen einzelner Mitarbeiter nicht im Vorborgenen, sondern wird in den Projekten angewandt.

In der Praxis werden die Begriffe Social Project Management, soziales Projektmanagement und Projektmanagement 2.0 synonym verwendet. Der Zusatz „2.0“ steht dabei für den Einsatz der Technologien für soziale Medien, also Online-Plattformen und -Anwendungen wie Twitter oder Facebook. Sie eignen sich zum Austausch nutzergenerierter Inhalte und fördern die Kommunikation zwischen Teilnehmergruppen in sozialen Netzen. Social Project Management greift diesen Aspekt zur Verbesserung des Kommunikationsverhaltens, des Informationsaustauschs und der Reaktionszeiten auf neue Ereignisse im Projektumfeld auf. Im Fokus des sozialen Projektmanagements steht die Methodik und nicht die technologische Umsetzung: Es fokussiert auf die aktuelle Projektentwicklung und die Aktivitäten, die als Team beziehungsweise im Team durchgeführt werden.

Probleme des klassischen Projektmanagements

Die meisten Projekte werden nach dem klassischen Projektmanagement organisiert; die Projektorganisation orientiert sich an einem hierarchischen Aufbau: Der Projektleiter ist dem Projektteam übergeordnet und bildet so die einzige Schnittstelle zum Lenkungsausschuss und zum Auftraggeber. Im klassischen Projektmanagement wird der Projektleiter leicht zum Engpass, wenn es um den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Organen geht. Die Praxis zeigt, dass dabei oft veraltete Informationen behandelt werden. Es dauert zu lange, bis die Informationen zu den Entscheidungsorganen gelangen, oft sind sie aufgrund weiterer Veränderungen im Projekt bereits überholt. 

Die Entwicklung hin zu geografisch und funktional verteilten Teams lässt den Kommunikations- und Koordinationsaufwand jedoch weiter steigen. Das zuvor dargestellte Problem hinsichtlich der Wirksamkeit getroffener Entscheidungen macht sich demnach in global organisierten Projekten mit virtuellen Teams stärker bemerkbar als bei rein lokal organisierten Teams. Deshalb konzentrieren sich Projektmanager klassischerweise auf die Kommunikations- und Controlling-Aufgaben, auch weil die Projektrisiken stark anstiegen, wenn er zusätzlich operative Aufgaben übernehmen würde. Der Informationsfluss zwischen den Organen würde sich weiter verlangsamen. Somit bleibt ihm wenig Zeit für andere Aufgaben, so dass letztlich die Effizienz des Gesamtprojekts sinkt.

Das Projektteam fokussiert sich auf die Abarbeitung der Arbeitspakete. Dabei bleiben ihm die Projektstruktur und der Zusammenhang der einzelnen Teilaufgaben meist unbekannt. Infolgedessen ist es unmöglich, den eigenen Beitrag zum Projekt zu erkennen. Dies senkt nicht nur die Motivation, sondern auch die Produktivität des Teams. Proaktives Arbeiten wird nicht unterstützt, da Wechselwirkungen, Risikopotenziale oder Gefahren anderer Bereiche unbekannt sind. Ziel sollte es daher sein, die Ineffizienz der Zusammenarbeit in Hierarchien zu beseitigen, um durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten schneller zum Erfolg zu kommen.

Im sozialen Projektmanagement wird deshalb jedes Projekt auch als soziales Netzwerk betrachtet. Dieses ersetzt die bisher vorherrschende Hierarchie, indem es die Vernetzung aller am Projekt Beteiligten unabhängig von ihrer Funktion oder Position ermöglicht. Die Projektmitglieder werden dabei von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden, können Aufgaben erfassen und bearbeiten sowie Probleme melden, Hinweise und Anmerkungen erstellen. Social Project Management ermöglicht somit nicht nur das gemeinsame Arbeiten, sondern auch das gemeinsame Bearbeiten von Aufgaben. 

Doch was genau macht soziales Projektmanagement aus? Zur Lösung der Anforderungen im Bereich der Kollaboration erfolgt die Organisation von Projekten in netzwerkartigen Strukturen. Diese ermöglichen die Entlastung des Projektmanagers, schaffen Vertrauen innerhalb des Projektteams und motivieren die Mitglieder, sich aktiv in das Projekt einzubringen. Auf der Kommunikationsebene ermöglichen soziale Medien neue Interaktionsformen und fördern dadurch den Informationsfluss und Wissensaustausch. Diese neuen Werkzeuge fördern transparente Projekte, da sie stets aktuelle Informationen bereitstellen. Hieraus gewinnen Projekte an Reaktionsfähigkeit beziehungsweise Agilität: Entscheidungen können selbst auf ungeplante Ereignisse auf Basis vollständiger Informationen rasch gefällt und entsprechende Aufgaben initiiert werden.

Kommunikation ist wichtigster Treiber für den Projekterfolg

Im sozialen Projektmanagement gibt der Projektleiter einen Teil seiner Verantwortung an das Projektteam ab und verringert somit seinen administrativen Aufwand. Trotz dieses Bottom-up-Ansatzes bleiben die Verantwortlichkeiten jedoch klar geregelt, da der Projektmanager seine Stellung im Projekt beibehält. So stellt er weiterhin die wichtigste Schnittstelle zum Auftraggeber dar, ist für die Steuerung und Kontrolle des Projekts verantwortlich und wird somit zum zentralen Knoten im Netzwerk. Die Organisation eines Projekts mit Social Project Management beruht folglich auf flacheren, aber nicht auf flachen Organisationsstrukturen.

Für den erfolgreichen Projektverlauf ist neben der Kollaboration die Kommunikation von herausragender Bedeutung. Den Ergebnissen einiger Studien zufolge stellt die Qualität der Kommunikation sogar den wichtigsten Faktor für den Projekterfolg dar. Im Projektalltag werden eine Reihe verschiedener Kommunikationsformen und -mittel wie Meetings, Telefonkonferenzen oder E-Mails zum Austausch eingesetzt. Die daraus resultierenden Informationen werden dabei auf unterschiedlichsten Plattformen und Medien gespeichert. Der Zugriff auf diese Inhalte ist folglich nur einem beschränkten Personenkreis möglich und fördert die Entstehung isolierten Wissens innerhalb von Projekten.

Global verteilte Teams verschärfen zudem die Bedingungen, unter denen der Informations- und Wissensaustausch stattfindet. Neben sprachlichen und kulturellen Barrieren wird die Kommunikation in Projekten dabei vor allem durch unterschiedliche Zeitzonen beeinflusst. Bisher typischerweise eingesetzte Kommunikationsmittel erweisen sich dadurch als ineffizient und machen den Einsatz neuer Kommunikationsformen unabdingbar.

Im Social Project Management werden die Erfolgskonzepte neuer Kommunikationsformen wie Facebook oder Twitter aufs Projektmanagement übertragen. In Kombination mit der zuvor beschriebenen Organisation des Projekts als soziales Netzwerk entsteht dadurch eine zentrale Projektplattform. Diese ist zum einen Ausgangsbasis für alle Kommunikationsvorgänge, stellt zum anderen aber auch die Wissensbasis des Projekts dar, auf die durch den Netzwerkansatz alle Projektmitglieder Zugriff haben.

Im Laufe eines Projekts kommt es häufig zu Veränderungen der anfangs getroffenen Rahmenbedingungen und Anforderungen. Aus diesem Grund müssen Projekte während ihrer gesamten Laufzeit anpassungsfähig bleiben. Voraussetzung: Alle projektrelevanten Informationen liegen jederzeit in aktueller und korrekter Form vor.

Agile Methoden setzen auf transparente Projekte

Der Informationsstand eines Projekts ist stark von der gewählten Methodik des Projektmanagements abhängig. Im klassischen Projektmanagement erfolgt die gesamte Planung zu Beginn der Laufzeit. Der agile Ansatz hingegen konzentriert sich auf die Unterteilung des Projektes in eigenständige Pakete, die durch iteratives Vorgehen zusammengeführt werden. Oberstes Prinzip agiler Methoden ist die Schaffung transparenter Projekte. Die Transparenz bezieht sich dabei sowohl auf den Informationsstand als auch auf den Informationsfluss im Projekt. Dafür wird ein Minimum an eindeutigen Regeln definiert. In Kombination mit kurzen Arbeitszyklen können so Problemstellungen rechtzeitig erkannt und Missstände zwischen Ist- und Soll-Zustand frühzeitig festgestellt werden.

In Wechselwirkung mit der Transparenz steht das Schaffen einer Vertrauensbasis. Diese entwickelt sich zwar infolge von Transparenz, ist gleichzeitig aber auch deren Voraussetzung. Zur Förderung des Vertrauens wird dabei der Fokus des Projekts von den Arbeitspaketen auf die einzelnen Teammitglieder verschoben. Dies führt zur Einbindung des gesamten Teams und unterstützt so die enge Zusammenarbeit der einzelnen Projektmitglieder. Im Social Project Management erfolgt vielmehr eine Kombination aus klassischen und agilen Ansätzen, die es durch die Übertragung der Erfolgskonzepte von Transparenz und Vertrauen ermöglichen, die Vorteile beider Methoden zu vereinigen. Darüber hinaus werden so Kollaboration, Kommunikation und Agilität zusammengeführt:

  • Kollaboration fördert das Vertrauen durch den Einsatz netzwerkartiger Strukturen.
  • Kommunikation ist Grundlage des Informationsaustauschs und damit der Transparenz im Projekt.
  • Durch Agilität können über einfache Regelwerke in Anlehnung an das Lean Management rasch und flexibel auf unvorhersehbare Ereignisse reagiert und geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Checkliste

Vorteile von Social Project Management

  • Verbesserung der Kommunikationen zwischen allen am Projekt Beteiligten durch den Einsatz neuer, zusätzlicher Kommunikationsformen auf Basis von Web 2.0-Technologien.
  • Schaffung von Projekttransparenz auch bei global verteilten Teams. Ereignisse werden sofort sichtbar und ermöglichen eine rasche Korrektur, wobei der dazu notwendige Aufwand geringer als sonst üblich ausfällt.
  • Bessere Identifikation der Projektbeteiligten mit dem Projekt, da die Mitarbeit aller für alle sichtbar ist.
  • Entscheidungen können schnell und sofort gefällt werden, so dass diese dem tatsächlichen, aktuell gültigen Informationsstand entsprechen.
  • Geschickte Kombination von Kollaboration, Kommunikation und Agilität dergestalt, dass diese die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs nachhaltig erhöhen.
  • Der Ansatz der stochastischen Planung ist in Bezug auf die Anpassung und Aktualisierung von Projekten geeigneter als die klassische deterministische Planung. Social Project Management ist hier flexibler, ohne dabei Planungskompetenz aufzugeben.

Dazu im Management-Handbuch

Ähnliche Artikel

Excel-Tipps