SoftwareWas ERP-Systeme heute können sollten

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, immer mehr Datenquellen und Kommunikationskanäle zu verarbeiten, und dabei immer anspruchsvollere Geschäftsmodelle auch international und mit komplexen Abhängigkeiten von externen Partnern bewältigen zu müssen. Hinzu kommen Neuerungen wie Mobilität, soziale Vernetzung und Business Analytics, die zusätzliche Anforderungen an die IT-Infrastrukturen stellen. Ein Umfeld mit vielfältigen Chancen, dem jedoch veraltete, monolithische Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) nicht gewachsen sind. Sie sind allein aufgrund ihrer Software-Architektur nicht in der Lage, die erforderliche Unterstützung für dynamische Entscheidungsprozesse zu bieten, die Unternehmen für eine erfolgreiche Entwicklung benötigen.

Für eine effektive Unterstützung bei den täglichen großen und kleinen Entscheidungen müssen Daten auch entsprechend zur Verfügung gestellt werden. Endlose Listen oder zusammenhanglose Informationen helfen nicht weiter. Um die Entscheidungsfindung und damit die Handlungsfähigkeit zu verbessern, ermöglichen es moderne Plattformen für ERP, Geschäftsbedingungen zu analysieren, bessere Business-Pläne zu entwickeln, deren Fortgang zu kontrollieren und zu messen sowie Einblick in das tägliche operative Geschäft zu gewinnen. Die folgenden sieben Kriterien sind für die Entscheidungsunterstützung bei der Auswahl eines ERP-Systems wichtig.

Bei Entscheidungen werden zumeist mehrere und oft sehr unterschiedliche Abteilungen involviert. Haben alle eine vollständige und einheitliche Sicht auf den Stand der Dinge, entsteht daraus nicht nur ein wichtiger Zeitgewinn, auch die Qualität von Entscheidungen steigt. Sobald alle Daten konsistent an einem Ort gespeichert sind und von überall her darauf zugegriffen werden kann – ob für Rechnungslegung, operative Steuerung oder Planung und Budgetierung – können Engpässe schneller erkannt, Verbesserungspotenziale geprüft und die Kundenorientierung nachhaltig verbessert werden. In schnellen, komplexen oder gesättigten Märkten ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.

Berichte müssen heute jederzeit und über jedes Endgerät erstellt werden können, damit Entscheidungen gleichzeitig anhand spezifischer Geschäftsbereiche und mit Blick auf den aktuellen Status des Gesamtunternehmens getroffen werden können. Präzise und zeitnahe empirischen Daten helfen Managern, frühzeitig zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, anstatt sich im Zweifel auf das Bauchgefühl verlassen zu müssen.

Verzögerungen kosten Geld. Wenn die Produktion stoppt und es länger dauert, bis die nötigen Korrekturen an einer Anlage oder einem Prozess vorgenommen werden, beeinträchtigt das in einem Domino-Effekt unmittelbar die Profitabilität und die Kundenzufriedenheit, sollte nicht wie vereinbart pünktlich geliefert werden können. Es ist daher unverzichtbar, über das ERP Echtzeitdaten aus der Produktion mit Auftrags-, Lager-, Logistik- und Vertriebs- beziehungsweise Kundendaten zu verknüpfen, um Probleme schon im Vorfeld zu erkennen und sehr viel schneller Alternativlösungen finden zu können.

Die erforderlichen Informationen in der nötigen Geschwindigkeit den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen kann darüber entscheiden, ob ein Auftrag zustande kommt oder nicht. Wichtig ist dabei, nicht nur die nötigen Informationen zu haben, sondern sie auch im Kontext zu sehen. Daher ermöglichen es moderne ERP-Systeme, ganze Funktionseinheiten nachzuverfolgen beziehungsweise sich entsprechend benachrichtigen zu lassen. Dashboards und grafische Ansichten auf Informationsflüsse und Abhängigkeiten schaffen Transparenz und erlauben es, aus der Gesamtsicht die Effizienz in den Wertschöpfungsketten zu optimieren.

Je höher der Automatisierungsgrad für Entscheidungsprozesse ist, desto mehr Freiräume erhalten Anwender, ihre Kompetenz, Erfahrung und ihren Instinkt einzubringen und mit Innovationen das Unternehmen voranzubringen. Schließlich macht es wenig Sinn, Experten mit Vorgängen zu belasten, die auch einfach vom Unternehmenssystem übernommen werden können. Ein ERP-System sollte daher einfache Verfahren für automatische Entscheidungsprozesse anbieten und dabei jederzeit Anpassungen zulassen.

Vorteile ergeben sich, wenn Workflows und Alarme für Anwender einfach gestaltet werden. Zum einen können dadurch Maßnahmen für kontinuierliche Verbesserungen und höhere Produktivität direkt umgesetzt werden. Zum anderen haben Entscheider damit die nötigen Werkzeuge, um sich auf die für sie wesentlichen Informationen zu konzentrieren. Bei ERP-Systemen ist es folglich wichtig, aus der Kombination eines zentralen Datenmanagements und einer Workflow-Automatisierung Entscheidungsprozesse im ganzen Unternehmen zu unterstützen.

Die Prinzipien von ERP basieren auf den Vorteilen der Zusammenarbeit. Funktionen für Social-Media-ähnliche Vernetzung – integriert in modernen ERP-Systemen – unterstützen den fundamentalen Wandel in der Art, wie in Unternehmen heute kooperiert wird, intern wie extern. Das betrifft Projekte, Kundenvorfälle, Herausforderungen in der Beschaffung oder Abläufe bei Budgetkalkulationen. Aus der sozialen Vernetzung vom Wissen aller zu profitieren ändert auch grundlegend die Nutzung von ERP und setzt völlig neue Potenziale für innovative Ideen frei.

Alle Geschäftsbereiche in Unternehmen stehen täglich vor komplexen Herausforderungen und treffen in Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams Entscheidungen, die häufig von strategischer Bedeutung sind und Compliance-Vorgaben unterliegen. In diesem Umfeld ist es unverzichtbar, Zugriff auf ebenso vollständige wie auch präzise und aktuelle Daten zu haben – einfach und mit möglichst automatisierten Analysen, um Zusammenhänge und Abhängigkeiten bewerten zu können. Ein ERP-System ist dafür die Grundvoraussetzung und sorgt dafür, unterschiedliche Sichten auf Informationen zu visualisieren und konsistente Daten als Entscheidungsgrundlage sicherzustellen.