SpesenmanagementKriterien für die Auswahl einer Reisekosten App

Reisekosten erfassen und auswerten ist mühsam und fehleranfällig. Viele Tools versprechen Erleichterung bei der Reisekostenabrechnung. Auf welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl achten?

Wo liegen die wesentlichen Unterschiede bei Tools für die Reisekosten- und Spesenabrechnung? Folgende Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl einer geeigneten Software.

Cloud oder lokale Installation

Cloud-Lösungen sind in der Anschaffung kostengünstiger. Kosten fallen für die Nutzung der Software an. Bei lokal installierter Software fallen die Kosten hauptsächlich bei der Anschaffung an. Neben der Lizenzgebühr können zusätzliche Kosten entstehen, wenn IT-Mitarbeiter für die Installation benötigt werden.

Cloud-Lösungen sind in der Regel schneller einsatzbereit. Oftmals können Cloud-Lösungen nach Erwerb und Einrichtung des Unternehmenskontos direkt genutzt werden. Je nach spezifischen Unternehmenswünschen kann der Prozess etwas länger dauern. In dem Fall hängt die Implementationszeit von der Flexibilität des Softwareanbieters ab. Bei lokal installierter Softwares dauert die Implementation länger, da die Software auf den Geräten installiert werden muss. Die Implementation liegt in der Kontrolle Ihres Unternehmens.

Cloud-basierte Lösungen laufen im Browser und sind meist auch als mobile App verfügbar. Mitarbeiter des Unternehmens können von überall aus auf die Software zugreifen. Die einzige Voraussetzung ist eine bestehende Internetverbindung. Bei lokalen Installationen muss die Software auf allen Benutzergeräten installiert sein.

Art der Erfassung von Rechnungen und Kassenbelegen

Je höher das Volumen an Rechnungen und Kassenbelegen, desto wichtiger ist die Nutzerfreundlichkeit. Die Mehrzahl der Tools ermöglicht es, Kassenbelege und Rechnungen per mobiler App einzuspannen und zur Genehmigung hochzuladen. Zudem verfügen manche Programme über eine Texterkennungssoftware und erkennen die relevanten Informationen auf Kassenbelegen automatisch. Die erkannten Daten werden direkt in das Abrechnungsformular eingetragen, zum Beispiel Betrag, Mehrwertsteuer, Datum und Name des Händlers. Alternativ können die Spesenkosten auch manuell in die Software eingetippt werden.

Handhabung von ausländischen Währungen

Der Umgang mit ausländischen Währungen ist wichtig, wenn die Mitarbeiter häufig im Ausland auf Geschäftsreise sind und mit Spesenkosten in ausländischen Währungen zurückkehren. Die Software sollte dann über einen Währungsumrechner verfügen, der die Spesen automatisch in die Heimatwährung umrechnet.

Unterstützte Plattformen

Das Kriterium der unterstützten Plattformen ist zu beachten, wenn die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen dürfen. Es wäre dann von Vorteil, wenn die Software auf unterschiedlichen Plattformen läuft. Web-Applikationen laufen meist in allen modernen Browsern. Mobile Apps gibt es für iOS und Android. Die Apps von Cloud-Lösungen werden meist von mehr Plattformen unterstützt als lokal installierte Software.

Integration in die Buchhaltungssoftware

Die erfassten Reisekosten müssen in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Dazu braucht die Spesensoftware eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware. Der Datenaustausch kann auf verschiedenen Wege hergestellt werden. Im einfachsten Fall wird von der Spesensoftware eine Datei zum Datenaustausch erstellt (PDF, Excel, CSV oder UBL) und in der Buchhaltungssoftware eingelesen. Der Datenaustausch kann auch über eine direkte Integration der Spesensoftware in der Buchhaltungssoftware erfolgen. Durch eine direkte Integration können relevante Informationen wie Hauptbücher, Mehrwertsteuern, Kosteneinheiten, Projekte und mehr direkt im Buchhaltungssystem synchronisiert werden.

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