Sponsored PostCheckliste für Büroausstattung und Mitarbeitermotivation

Wer ein Unternehmen gründet oder eine neue Firmenfiliale aufbaut, sollte auch über die Büroausstattung nachdenken. Denn diese wirkt sich auf die Mitarbeitermotivation und damit auf die Produktivität aus.

Wie die Büroeinrichtung Mitarbeiter motivieren kann

Besonders dann, wenn ein junges Unternehmen oder eine Firmenfiliale neu aufgebaut werden soll, muss neben dem Geschäftsaufbau auch an eine optimale Büroausstattung gedacht werden. Dabei sollte die Farbgestaltung sowie die ergonomische Ausführung der Büromöbel immer im Vordergrund stehen. Denn das führt dazu, dass Ermüdungserscheinungen sowie Rückenbeschwerden bei den Mitarbeitern vermieden werden und diese ihre Arbeitskraft dem Unternehmen voll und ganz zur Verfügung stellen können. Für einen Büroarbeitsplatz bestehen laut Arbeitsschutzgesetz bestimmte Regelungen, die ebenfalls strikt eingehalten werden müssen. Darunter zählen nicht nur Möbel, sondern auch die Beleuchtung im Büro sowie augenschonende Bildschirme.

Was zur Büroausstattung zählt

  • Schreibtische
  • Bürostühle
  • Schränke 
  • Regale
  • rutschfeste Teppiche oder Läufer
  • Leuchtmittel
  • PCs
  • Telefonanlagen
  • Faxgerät
  • Drucker
  • Kopierer und Scanner oder Kombigerät
  • Schreibwaren und Papier
  • Büroartikel
  • eine separate Kücheneinrichtung für die Verpflegung der Mitarbeiter und Gäste

Büroausstattung kann die Produktivität steigern

Der Arbeitsschutz schreibt auch eine ausreichende Beleuchtung vom Arbeitsplatz in Büroräumen vor, deshalb muss die Wahl der Leuchtmittel für Schreibtische und Räume mit Sorgfalt erfolgen. Ergonomische Möbel sowie bedienerfreundliche Ablagen und Geräte sorgen für eine lang anhaltende Produktivität und sorgen gleichzeitig dafür, dass keine Ermüdungserscheinungen bei den Mitarbeitern auftreten.

Sind Arbeitsflächen und Bürostühle individuell verstellbar, dann können diese exakt auf die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters eingestellt werden. Denn jede Körpergröße und das Eigengewicht benötigt eine individuelle Einstellung der Bürostühle und Schreibtische. Damit werden Fehlhaltungen und gleichzeitig Schäden an der Wirbelsäule vermieden. Zwar ist gerade die technische Ausrüstung im Büro ein hoher Kostenfaktor, dennoch sollten Unternehmen hier nicht an falscher Stelle sparen. Ein stationärer PC eignet sich im Büro besser als ein Laptop, da die Speicherkapazitäten hier viel höher sind. Kombigeräte, die Drucker, Kopierer, Faxgerät und Scanner in sich vereinen, lassen zudem viel Geld sparen und sind günstiger in der Anschaffung als Einzelgeräte. 

Checkliste für die Ausstattung vom Büro erstellen

Neben dem Mobiliar und den elektronischen Geräten zählen zur Büroeinrichtung auch Büromaterial, Tapeten, Wandfarbe, Bilder, Fußböden sowie Grünpflanzen zur Ausstattung im Büro. Wenn das Budget für die Büroräume feststeht, dann sollte unbedingt eine Liste erstellt werden, die alle Dinge beinhaltet, die für das Arbeiten im Büro notwendig sind. Am besten stehen hier die wichtigsten und teuersten Dinge von der Ausstattung ganz oben auf der Liste. Eventuell können Dinge, die am Anfang noch nicht so dringend gebraucht werden, nach und nach erworben werden.

Die Büroeinrichtung zählt zur Geschäftsausstattung und muss deshalb in die Gründungskosten integriert werden. Denn die Einrichtung für das Büro ist wichtig, um den regulären Geschäftsbetrieb aufnehmen zu können. Die Gründungskosten sind Teil des Kapitalbedarfs eines Gründers, deshalb sollten hier alle wichtigen Bestandteile und deren Kosten aufgegliedert werden. Diese Kosten werden letztendlich in den Finanzplan übernommen. Selbst wenn einige Dinge zunächst im Büro aus Kostengründen nicht vorhanden sind, sollte der Gründer dennoch darauf achten, dass hier nicht nur die Mitarbeiter motiviert werden sollen. Ein Büro ist gleichzeitig auch das Aushängeschild eines Unternehmens, denn hier werden auch Gäste und Geschäftspartner empfangen. Der erste positive Eindruck muss stimmen, um positiv und seriös beeindrucken zu können. 

Die Verpflegung der Mitarbeiter und Gäste nicht vergessen

Vor allem die Motivation der Mitarbeiter ist für Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg, ein angenehmes Arbeitsumfeld ist hier für die Produktivität sehr wichtig. Aber nicht nur helle und freundliche Räume, ergonomisches Mobiliar und eine optimale Beleuchtung tragen zur Produktivität der Mitarbeiter bei.

Ein separater Raum für Pausen und eine kleine Küche mit Kühlschrank, Geschirr, Kaffeemaschine, Mikrowelle oder Herd ist optimal geeignet, um den Mitarbeitern in ihren Pausen die Möglichkeit zu geben, sich mit einem kleinen Snack und einem Kaffee zu stärken. Für Gäste ist ein zwangloses Gespräch oft erst mit einem Kaffee oder Getränk perfekt, die entspannte Atmosphäre kann zu einem Geschäftsabschluss beitragen. Dabei kann eine teure Kaffeemaschine zunächst auch gemietet werden, bis sich Unternehmen für eine eigene Kaffeemaschine entscheiden.

Die grundlegenden Arbeitsmaterialien

Neben der Möblierung und der Technik dürfen auch die vielen wichtigen und kleinen Bürohelfer nicht vergessen werden, um überhaupt die vielen Arbeitsschritte im Büro erledigen zu können. Neben Stiften, Textmarkern, Notizzetteln, Aktenordnern, Ordnungssystemen, Ablageflächen und -körben und Kartei-Registern zählen auch professionelle Terminkalender zur Ausstattung im Büro. Diese sind wichtig, um die Arbeit im Büro und deren Arbeitsablauf richtig koordinieren zu können. Ein Terminplaner gehört auf jeden Schreibtisch im Büro, damit die Mitarbeiter wichtige Termine sofort notieren können. Dadurch ist ein organisierter und fehlerfreier Ablauf aller anfallenden Arbeiten im Büro möglich.

Büroräume können als Einzel- oder Großraumbüro eingerichtet werden, das spielt letztendlich bei der Ausstattung kaum eine Rolle. Für alle Mitarbeiter müssen ausreichend Mobiliar, Ablageflächen sowie die technischen Geräte zur Verfügung stehen. Steht genügend Platz in den Räumlichkeiten zur Verfügung, kann zusätzlich ein Platz für einen Empfang geschaffen werden. Dieser Platz ist aber nur dann empfehlenswert, wenn im Unternehmen viele Gäste und Geschäftspartner ein- und ausgehen. Eine Sitzecke im Lounge-Charakter verschafft zusätzliche Gemütlichkeit und Seriosität, während die Besucher auf ihren Termin warten. 

Dazu im Management-Handbuch

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