Stellenbeschreibung verfassenDiese Informationsquellen helfen Ihnen dabei

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Organisations- und Führungsinstrument, gestalten sich aber in der Betriebspraxis nicht immer einfach. Wie umfangreich soll die Stellenbeschreibung sein, wie ist sie zu strukturieren und wie kann sie aktuell gehalten werden? Oft steht aber auch die Frage im Mittelpunkt: Welche Informationen helfen, substanziell gute und zuverlässige Stellenbeschreibungen zu verfassen?

Hier finden Sie mögliche Quellen, die Ihnen beim Verfassen von Stellenbeschreibungen behilflich sein können.

Anforderungsprofile

Im Normalfall werden Anforderungsprofile eher aufgrund von Stellenbeschreibungen gemacht und nicht umgekehrt. Werden aber Stellenbeschreibungen eingeführt und sind Anforderungsprofile vorhanden, enthalten diese sehr geeignete Informationen, die Sie nutzen können.

Frühere Stellenanzeigen

Stellenanzeigen werden fälschlicherweise oft mit Stellenbeschreibungen gleichgesetzt. Frühere oder aktuelle Stellenanzeigen sind normalerweise klar strukturiert (Anforderungen, Aufgaben, Ausbildung usw.) und geben wertvolle Informationen. Es gilt aber auch hier: Im Normalfall werden Stellenanzeigen eher aufgrund von Stellenbeschreibungen gemacht und nicht umgekehrt.

Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse enthalten Leistungsaussagen und Tätigkeiten, die vor allem für Stellenbeschreibungen interessant sind. Die Zeugnisse mehrerer Stelleninhaber können Aussagen komplettieren und auch die Historie einer Stelle dokumentieren.

Sitzungsprotokolle

Diese gestatten, wenn in erforderlichem Umfang vorhanden, Informationen über Aufgaben, Tätigkeiten und Leistungen. Sie können je nachdem auch auf Problemkreise hinweisen wie Organisationsmängel, Kommunikationsprobleme, fehlende Qualifikationen und mehr.

Gespräche mit Stelleninhaber

Mitarbeiter, die eine Stelle innehaben und diese aus der täglichen Praxis besser kennen als jeder andere, sind wohl die beste Informationsquelle. Gut strukturierte Fragebögen, kritische, durchaus auch hinterfragende Gespräche sind hilfreich und können Themen enthalten wie die Verschiebung von Aufgabenprioritäten und Tätigkeiten, sich ändernde Zeitanteile von Tätigkeiten neue Qualifikations- und Wissensanforderungen und mehr.

Zielvereinbarungen

Zielvereinbarungen sind eine sehr präzise und gehaltvolle Informationsquelle, wenn sie professionell gehandhabt werden und als Führungs- und Qualifikationsinstrument überhaupt eingesetzt werden. Genau so gut können es natürlich auch Mitarbeiterbeurteilungen und Qualifikationen sein, die konkrete, präzise und aktuelle Informationen liefern.

Personalakten ehemaliger Stelleninhaber

Die Historie einer Stelle kann sehr aufschlussreich sein und Hinweise für die kurz- und mittelfristige Entwicklung geben und auf Schwachstellen oder Schwerpunkte hinweisen, die regelmäßig zur Sprache kommen.

Probezeitberichte

Solche Berichte können ebenfalls auf Probleme oder wichtige Anforderungen hinweisen, die bei der jeweiligen Stelle zu beachten sind. Sie können deshalb nützlich sein, weil sie auf weniger erfahrene mit den Aufgaben und Tätigkeiten noch nicht vertraute Mitarbeiter ausgerichtet sind, welche vieles auch kritischer, unvoreingenommener und weniger routinebelastet beurteilen.

Mitarbeitergesprächsprotokolle

Mitarbeitergespräche sind generell ein äußerst wichtiges Führungsinstrument und sollten Bestandteil jeder modernen Unternehmenskultur sein. Werden diese protokolliert, können sie auf viele wichtige Details hinweisen, die für die Ausarbeitung einer Stellenbeschreibung sehr wichtig sind, zum Beispiel:

Über- oder Unterforderungen fachlicher Art,
unterschätzte Fach- und Sozialkompetenzen der Stelle,
Mitarbeiterbedürfnisse aus der täglichen Praxis heraus,
wichtige Führungsanforderungen,
Differenzierung von Leistungen sowie
Tätigkeiten und Korrektur von Prioritäten aus der Stellenpraxis heraus.

Dieser Auszug stammt aus dem im PRAXIUM-Verlag erschienenen Buch „Stellenbeschreibungen für die Personalpraxis“ von Sandra Hofstetter. Umfang: 202 Seiten, mit vielen Stellenbeschreibungs-Vorlagen, auch auf CD-ROM.

Hier gelangen Sie zur Rezension des Buches.