Supply ChainLieferkette optimieren und Geld sparen

Durch den Wegfall von Handelsbarrieren, der Öffnung neuer Märkte und dem technologischen Fortschritt der letzten Jahrzehnte kommt heute kein international tätiges Unternehmen mehr umhin, sich mit der Optimierung seiner Lieferkette zu befassen. Innerhalb eines Unternehmens schlummert dafür nämlich gerade im Einkauf ein enormes Potenzial. Unternehmen können in einem dreistufigen Prozess Optimierungshebel für ihre Supply Chain heben.

Im ersten Schritt müssen die Abläufe in der Supply Chain genau strukturiert werden. Hierfür sollte die gesamte Wertschöpfungskette aufgebrochen und alle Prozesse beziehungsweise Strukturen, zum Beispiel der Material- und Logistikfluss oder die Anzahl der Supply-Chain-Akteure, sowie Methoden wie der Grad des Informationsaustauschs, Kennzahlen und Standards, betrachtet werden.

Auf Basis dieses definierten Ist-Zustands sollte systematisch geprüft werden, welche „Quick Wins“ und langfristigen Hebel Optimierungspotenzial bieten. Es muss klar zu erkennen sein, bei welchen Hebeln der Ist-Zustand optimierungsfähig ist.

Während für viele Warengruppen auf zwischengeschaltete Akteure verzichtet werden kann, sollten für komplexere Dienstleistungen wie zum Beispiel Zeitarbeit die Möglichkeiten eines Master Vendors (Third Party Management), geprüft werden. Dies ist dann ratsam, wenn der Wegfall von administrativen Kosten für den Einkauf die Mehrkosten für den Master Vendor übertreffen.

Um durch Veränderungen der Supply Chain direkte Einsparungen zu erreichen, sollte geprüft werden, für welche Artikel und Warengruppen auf Zwischenhändler verzichtet werden kann. Die entscheidende Frage für die Abwägung pro und contra ist, ob der Nutzen des Zwischenhändlers die dafür anfallenden Kosten (Margenverlust im Vergleich zum Direktbezug) übertreffen oder nicht. Für einen Zwischenhändler spricht:

• Direkter Kontakt zu den Lieferanten
• Mengenbündelung
• Übernahme administrativer Aufgaben
• Marktwissen
• Logistische Fähigkeiten

Voraussetzung für das Überspringen eines Zwischenhändlers und dem damit verbundenen Direkteinkauf sind ein ausreichend hoher Bedarf sowie eine angemessene Expertise, etwa in Bezug auf Sprachen und Logistikanforderungen im Einkaufsmarkt.

Durch geschicktes Vorverhandeln können die Einkaufskonditionen weiter verbessert werden. Daher sollte man sich nicht nur auf Verhandlungen mit den direkten Lieferanten konzentrieren, sondern für wichtige Warengruppen auch Vorlieferanten einbeziehen. Je besser auch die Vorlieferanten über Spezifikationsanforderungen informiert sind, desto eher lassen sich beispielsweise die Reklamationsquote senken und die Supply Chain weiter optimieren.

Die Supply Chain ist dann optimal gestaltet, wenn die einzelnen Schritte der Wertschöpfung dort durchgeführt werden, wo die meiste Kompetenz für diesen Schritt vorhanden ist. Es muss daher konkret geprüft werden, ob durch den Einkauf aktuell Tätigkeiten ausgeführt werden, die ein anderer Akteur innerhalb der Supply Chain besser ausführen könnte, wie beispielsweise Logistikdienstleistungen. Gleichzeitig sollte geprüft werden, ob der Einkauf Artikel beschafft, die mit den zur Verfügung stehenden internen Kompetenzen selbst kostengünstiger hergestellt werden können.

Durch Prozessoptimierung wird die Supply Chain wettbewerbsfähiger gemacht. Es empfiehlt sich, an Supply Chain übergreifenden IT-Lösungen und integrativen Logistikkonzepten zu arbeiten. Konkret kann etwa die Minimierung der gesamten Transportkosten innerhalb der Supply Chain als Zielvorgabe gesetzt werden. Eine optimale Warenlageraufteilung lässt sich zum Beispiel über Konsignationslager erreichen. Sie gewährleisten kurze Wege zwischen Lieferant und Kunde.

Ebenfalls relevant ist die Durchlaufzeit pro Bestellung bis zum Endkunden: Hier gilt es zu analysieren, an welchen Stellen Zeit vergeht, ohne dass Wertschöpfung oder Transport stattfindet. Anschließend sollten gemeinsam mit den Partnern Maßnahmen erarbeitet werden, um diese verlorene Zeit zu minimieren.

Anschließend kann durch die Verwendung von Kennzahlen der Einkaufsprozess der gesamten Supply Chain direkt gemessen und so der Erfolg verschiedener Optimierungen überprüft werden. Jeder kennt Kennzahlen als entscheidendes Werkzeug zur Steuerung von Abteilungen und Unternehmen. Das Problem von unternehmensinternen Kennzahlen ist jedoch, dass einzelne Unternehmen die eigenen Kennzahlen in zu hohem Maße zu Lasten anderer Akteure in der Supply Chain optimieren. Dadurch kann langfristig die Stabilität der gesamten Supply Chain abhandenkommen.

Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Unternehmen sollten daher auch daran denken, dass selbst Fehler, die in vorgelagerten Stufen der Supply Chain entstanden sind, auf den Einkauf zurückfallen können. Deshalb sind Standards in der Qualität (zum Beispiel Qualitätszertifikate oder Normen) und der IT (IT-Verknüpfung zwischen verschiedenen Unternehmen sowie Datensicherheitsstandards beim Informationsaustausch) zu empfehlen. Gerade beim Thema Datentransfer und Datensicherheit sollten Unternehmen ständig am Ball bleiben, damit sensible Informationen auch nur dort ankommen, wo es vereinbart wurde.

Um langfristig von einer Optimierung der Supply Chain zu profitieren, ist in vielen Einkaufsabteilungen ein Umdenken notwendig. Von einer ausführenden Rolle des Einkaufs sollte der Anspruch in Richtung einer gestaltenden Funktion gehen, die Eigeninteressen einzelner Abteilungen gegeneinander abwägt. Der Verpackungsprozess von Produkten liefert hierfür ein gutes Beispiel:

Die Marketingabteilung pocht auf hochwertiges (und teures) Produktdesign. Im Fokus liegen die Kunden der Produkte. Die Produktion hingegen möchte schnell, materialsparend und kostengünstig produzieren. Sie hat den gesamten Produktionsablauf im Blick. Die Logistikabteilung widerum hat Interesse an einer effizienten, sicheren und für den Weitertransport optimierten Verpackung. Sie hat den Transport der Waren im Fokus. Der Einkauf sollte die Chance ergreifen und Entscheider aus allen Bereichen an einen Tisch holen, um die interne Wertschöpfung zu optimieren und so im Sinne des Unternehmens optimal einzukaufen.

Um neue Erlösquellen und größtmögliches Einsparpotenzial zu generieren, müssen die Herausforderungen mit den wichtigsten Lieferanten gemeinsam gelöst werden, denn beide Parteien können diese allein aufgrund fehlender Daten nicht angehen. Das Schlüsselwort ist Informationsaustausch, der regelmäßig erfolgen sollte.

Betrachtet man beispielsweise die Absatzzahlen für ein bestimmtes Produkt, das einen direkten Einfluss auf das Einkaufsvolumen hat, so erhält der Top-Lieferant in diesem Fall die Absatzzahlen mit der Information, für das kommende Jahr werde von einem leichten Absatzplus ausgegangen. Jetzt muss er nicht mehr auf Grundlage eigener Schätzungen und des vergangenen Bestellverhaltens planen und kann so die eigene Produktion optimieren.

Die Beseitigung dieser Informationsasymmetrie führt zu möglichen Einsparungen auf Seiten des Lieferanten, die zwischen Kunde und Lieferant aufgeteilt werden sollten. Es ist deshalb wichtig, diese Einsparungen auf Seiten des Lieferanten zum Teil durch niedrigere Preise an den Einkauf weiterzugeben.

So wie Lieferanten von Informationen des Einkaufs profitieren, so kann auch der Einkauf von Informationen seiner Kunden profitieren, um besser einzukaufen. Typischerweise driften tatsächliche Nachfrage und Bestellmengen im Verlauf vom Absatz- zum Beschaffungsmarkt immer weiter auseinander (Bullwhip-Effekt). Die Folge sind unnötig hohe Lagerbestände, die wiederrum zu vermeidbaren Kosten führen.

Die Partner am Absatzmarkt sollten daher von den Vorteilen eines Informationsaustauschs mit dem Argument überzeugt werden, dass beide Seiten Kosten sparen können. Am meisten dann, wenn die tatsächlichen Absatzmengen bereits von den ERP-Systemen der Kunden automatisch an den Einkauf weitergeleitet werden.

Zuletzt müssen für die identifizierten Hebel Maßnahmen festgelegt und diese nach Umsetzungszeitraum und Härtegrad bewertet werden. Anschließend geht es an die Priorisierung der Hebel und die Umsetzung. Wenn Unternehmen die aufgeführten Ratschläge berücksichtigen, lassen sich in kurzer Zeit Erfolge bei der Optimierung der Supply Chain ausmachen.