Supply Chain ManagementSo optimieren Sie Ihre Logistikkette

Prüfen Sie die Abläufe daraufhin, ob sich nicht unnötig komplizierte Prozeduren eingebürgert haben. Bestellt zum Beispiel jede Abteilung extra ihre Büromaterialien? Dann summiert sich der Verwaltungsaufwand für Kontrolle und Buchung der Eingänge. Oder wird der Wareneingang mehrere Male nach unterschiedlichen Kriterien oder mehrere Male nach den gleichen kontrolliert? Hier sparen Sie Zeit und Kosten durch eine Zusammenfassung der Prüfungen. Überlegen Sie stets, was der direkte Weg eines Prozesses in Ihr Unternehmen hinein, durch es hindurch und aus ihm hinaus wäre. Entdecken Sie Umwege, prüfen Sie, welche Gründe es dafür gibt und ob Sie diese nicht beseitigen können.

Je öfter Ihre Lieferungen weiter gereicht werden, desto mehr Aufwand wird erzeugt und desto zahlreicher sind die Fehlerquellen. Organisieren Sie die physischen Bewegungen in Ihrem Unternehmen deshalb so, dass die Arbeitsschritte ganzheitlich (und nicht kleinteilig) ausgeführt werden. So sollte im Telefonverkauf ein Mitarbeiter gleichzeitig beraten und entsprechende Maßnahmen wie zum Beispiel die Prüfung der Verfügbarkeiten, die Einsteuerung der Aufträge und die Bearbeitung von Reklamationen übernehmen. Auf diese Weise vermeiden Sie Liege- und Wartezeiten und gestalten den Prozess kundenorientiert.

Versuchen Sie auch, die Idee der Kanban-Systeme im Unternehmen einzuführen. Diese beinhalten den Grundsatz, dass jede Logistikstation nicht darauf wartet, bis die vorherige Station liefert. Vielmehr herrscht das Hol-Prinzip: Jede Station besorgt sich die für ihre Arbeit notwendigen Materialien, Halbfertigerzeugnisse und Informationen selbst. Auf diese Weise vermeiden Sie viel Leerlauf, der durch Warten auf andere zuliefernde Einheiten entsteht.

Überlegen Sie, wie Sie Lieferanten und Dienstleister in Ihre Abläufe integrieren können. So können Lieferanten von Rohmaterialien und Halbfertigerzeugnissen direkt in Ihr Lager liefern und den Eingang auch per Barcode selbstständig einbuchen. In diesem Fall erhalten Sie nur noch die Rechnungen, die Sie mit den Verbrauchszahlen abgleichen müssen. Auch Speditionen bieten heute schon vielfach das Management von Versandabteilungen an, so dass Sie Ihre Fertigerzeugnisse direkt aus der Herstellung heraus abgeben können.

Beauftragen Sie Mitarbeiter mit der Steuerung der Logistikprozesse. An erster Stelle steht zunächst die Dokumentation der Abläufe von den Ursprüngen bis zum Endkunden. Allein dadurch stellen sich schon viele Fragen, die häufig genug zu Verbesserungen führen: Warum melden Lieferanten ihre Lieferungen nicht vorher an, damit der Personaleinsatz im Lager besser gesteuert werden kann? Ist es sinnvoll, feste Lagerplätze zu haben, oder kann man die vorhandenen Räume mit einer chaotischen Lagerhaltung nicht besser nutzen? Und wieso können Retouren nicht direkt zum Lieferanten weiter geleitet und damit die aufwändige Einbuchung und Einlagerung gespart werden?

Werten Sie monatlich Leistungszahlen aus, um Störungen in der Logistikkette zu entdecken. Erhöht sich die Verweildauer von Waren im Versand oder die Abfertigungszeiten im Wareneingang ohne sachlichen Grund, haken Sie nach: Vielleicht gibt es krankheitsbedinge Personalengpässe oder vielleicht haben sich die Anforderungen geändert, so dass mit Anpassungen (mehr Personal, andere benötigte Qualifikationen) reagiert werden muss.

• In Abteilungen entsteht regelmäßig Leerlauf, während Mitarbeiter anderer Abteilungen gleichzeitig überlastet sind. Mögliche Lösung: Mitarbeiter als „Springer“ ausbilden und je nach Arbeitsanfall in verschiedenen Abteilungen arbeiten lassen.
• Immer wiederkehrende Abläufe werden stets aufs Neue organisiert, ohne dass sich dafür Standards etablieren. Mögliche Lösung: Entwickeln Sie eine Checkliste, welche Aufgaben in diesen Abläufen anfallen, und weisen Sie die Verantwortung dafür festen Mitarbeitern und Teams zu.
• Fehlzeiten von Mitarbeitern durch Urlaub und Krankheit führen immer wieder zu empfindlichen Störungen der Prozesse. Mögliche Lösung: Entwickeln Sie Vertretungskonzepte und optimieren Sie die Personaleinsatzplanung. Eine weitere Möglichkeit: Entwickeln Sie die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, an die Sie Arbeitsspitzen outsourcen können. Auch die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsunternehmen kann helfen, Personalengpässe zu beseitigen.
• Beschwerden von Kunden häufen sich, ohne dass sich dafür ein Grund erkennen lässt. Mögliche Lösung: Versuchen Sie, die Wertschöpfung im Unternehmen so zu dokumentieren, dass sich Fehler direkt zu den Verursachern zurück verfolgen lassen. Auf diese Weise können Sie nicht nur Störungsquellen ermitteln und eliminieren, sondern auch frühzeitig fehlerhafte Angebote aus dem Verkehr ziehen, bevor es zu Reklamationen kommt.