SystematischBeratungsstrategie sichert IT-Projekte

Wenn IT-Projekte scheitern, ist häufig viel Geld verloren und der Ärger groß. Strategische Beratungsansätze wie das „Process & Application Model“ (PAM) bewerten spezifische IT-Lösungen in Unternehmen und richten sie an den individuellen Erfordernissen aus. Am Ende stehen Einsparpotenziale und erhöhte Investitionssicherheit.

Gastbeitrag von Dr. Andreas Müller, Krefeld *

Ein IT-Projekt soll geschäftlichen Erfolg sichern helfen, doch die Realität sieht häufig anders aus. 2003 kam eine Studie der Universität Oxford zu dem Schluss, dass nur 16 Prozent der untersuchten Vorhaben als erfolgreich einzustufen sind. Nach einem Bericht der Standish Group aus dem gleichen Jahr können immerhin 34 Prozent der IT-Projekte als gelungen gelten. Aber 15 Prozent scheitern komplett, und mehr als die Hälfte erreichen nicht alle vorgegebenen Ziele. Experten beziffern die Verluste durch solche Misserfolge allein für die EU-Länder auf jährlich 140 Milliarden Euro.

Viele IT-Projekte missraten, weil bereits bei Analyse und Konzeption entscheidende Fehler gemacht werden. Damit IT-Systeme zum Einsatz kommen, die den tatsächlichen Bedürfnissen eines Unternehmens entsprechen und optimal zu seinen internen Geschäftsprozessen passen, ist deshalb eine strukturierte Vorgehensweise unabdingbar. Eine solche Methodik sollte zwei Ausgangspunkte berücksichtigen:

  • Jedes Unternehmen hat andere Strukturen und muss dementsprechend individuelle Anforderungen an seine IT stellen.
  • Kein Mitarbeiter eines Unternehmens kennt in der Regel alle Abläufe quer durch sämtliche Firmenbereiche im Detail.

An dieser Stelle setzt das Process & Application Model (PAM) an – ein Denk- und Beratungsansatz, der den optimalen, schlanken und effizienten Einsatz von Kommunikations- und Informationstechnologie in einem Unternehmen ermöglicht. Damit erhalten Firmen eine umfassende und unabhängige Entscheidungsbasis für ihre geplanten Investitionen, denn es lässt sich nicht nur ermitteln, in welchen Unternehmensbereichen ein IT-Bedarf besteht. Vielmehr können auch Systeme gezielt auf ihre Einsetzbarkeit im Betrieb geprüft sowie ganzheitliche, kurz-, mittel- und langfristige IT-Strategien entwickelt werden.

Definition der IT durch die Geschäftsprozesse

Dabei werden Kunden- und Lieferantenbeziehungen genauso berücksichtigt wie gegebenenfalls weltweit verteilte Standorte. Mit dem Process & Application Model lassen sich überdies einzelne Geschäftsprozesse detaillieren und optimieren. Transparente, branchenspezifische Kriterien und Kennzahlen, die mit Hilfe der Bedarfsanalyse ermittelt werden, liefern die Argumente dafür, in welcher Form die IT zu ergänzen, zu ändern oder beizubehalten ist.

Der wesentliche Vorteil eines solchen Vorgehens liegt auf der Hand: Es lässt sich einerseits herausfinden, ob die Prozesse in einem Unternehmen optimal gestaltet sind, und andererseits, welche Hardware, welche Software und welche Applikationen diese Prozesse optimal abbilden. Gleichzeitig liefert dieses Verfahren eine funktionale Änderungsbeschreibung, die bei einer Systemeinführung als Pflichtenheft verwendet werden kann.

Das Process & Application Model geht von dem Grundsatz aus, dass die Geschäftsprozesse eines Unternehmens seine IT-Struktur definieren sollten, und nicht umgekehrt. Denn spezifische Geschäftsprozesse sind häufig historisch gewachsen und heutzutage vielleicht gar nicht mehr sinnvoll. Deshalb lohnt es sich oftmals, im Vorfeld der Anschaffung neuer IT die Abläufe zu überprüfen und gegebenenfalls auch zu verändern, denn der Einsatz von modular aufgebauter Standardsoftware ist natürlich kostengünstiger als eine unternehmensspezifisch ausgerichtete Individuallösung, die mit hohem Aufwand gepflegt und weiterentwickelt werden muss.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise sein Geschäftsjahr nicht in Quartale aufgeteilt hat, sondern in Vier-Monats-Schritten rechnet, weil seine Zulieferer nur drei Mal jährlich liefern, so sollte dies auch in der IT abgebildet sein. Diese ungewöhnliche Drittelung lässt sich aber nicht in einem kostengünstigen Standardprozess darstellen, sondern nur in einer unternehmensspezifischen Anwendung. In diesem konkreten Fall habe sich nun bei der Analyse herausgestellt, dass die ursprüngliche Aufteilung des Geschäftsjahrs längst überholt ist und somit der Umstellung der Geschäftsprozesse auf die – kostengünstigere – Quartalsrechnung nichts im Weg steht. Die Auswahl eines bedarfsgerechten ERP-Systems kann so bis zu 50 Prozent der bisherigen Kosten einsparen.

Generell läuft das Beratungsmodell PAM in sechs Phasen ab. Als erstes werden die Geschäftsprozesse anhand standardisierter und bewährter Erhebungstechniken analysiert und nach dem Vorgehensmodell zur Prozess- und IT-Integration ablauf- und prozessorientiert dokumentiert. Kriterien für diese Untersuchung sind etwa Prozess-Input und -Output, Organisationseinheiten, Prozess-Ressourcen und -vorgaben sowie Zeit- und Mengengerüste. Um den Grad der Unterstützung mit den aktuell zur Verfügung stehenden Technologien zu ermitteln, wird außerdem eine Kosten-Nutzen-gerechte qualitative Analyse durchgeführt.

In sechs Schritten den IT-Bedarf ermitteln

Im nächsten Schritt findet die Durchleuchtung der bestehenden IT-Infrastruktur statt: Dabei spielen die gegenwärtig eingesetzte Hard- und Software, die Netzstruktur, die Verbindungen zu Kunden und Lieferanten sowie die Sicherheits- und Sicherungsmechanismen eine Rolle. Diese Analyse beinhaltet neben der Betrachtung des Personaleinsatzes auch die durchgesetzten Mengen an IT-Operationen. Am Ende steht eine grafische Darstellung, in der die gesamte Prozess- und IT-Infrastruktur des Unternehmens sichtbar wird. Das Besondere in dieser Phase besteht darin, dass die Ist-Prozesse hier nicht nur für den Berater, sondern vielfach auch für den Auftraggeber das erste Mal transparent werden.

Auf dieser Basis wird dann im dritten Schritt ein Schwachstellenkatalog erstellt, denn die strukturierte Aufbereitung der in der Prozessanalyse gesammelten Informationen zeigt in der Regel bereits erste organisatorische Schwachstellen und Medienbrüche auf. Anschließend werden für das noch zu entwickelnde Sollkonzept die noch nicht ausgeschöpften betriebswirtschaftlichen Optimierungspotenziale beschrieben.

Mittels der gesammelten Ergebnisse wird ein entsprechender Maßnahmenkatalog entwickelt, auf dessen Grundlage die Optimierungsansätze mit den Kunden diskutiert werden. Zusammen mit möglichen zeitlichen und kapazitätsbedingten Einschränkungen auf Seiten des Unternehmens ergeben sich auf diese Weise ausgewählte Maßnahmen für den Übergang vom Ist- zum Soll-Konzept. Dieses enthält nicht nur die strategischen und organisatorischen Veränderungen, sondern auch die zukünftigen Soll-Prozesse, systemtechnische Änderungen, Vorschläge zur Ergänzung der vorhandenen Applikationen sowie die Priorisierung der Lösungsvorschläge.

Die fünfte Beratungsphase ist mit dem Aufbau einer individuellen Entscheidungsmatrix ausgefüllt, mit der die in Frage kommenden Systeme beurteilt werden. Für diesen individuellen Kriterienkatalog werden zum einen die in Frage kommenden Standardprozesse ermittelt. Zum anderen erfolgt eine explizite Beschreibung der unternehmensspezifischen Abläufe, die sich nicht durch einen entsprechenden Standard abdecken lassen.

Für die Entscheidung, diese Prozesse entweder zu ändern oder durch eine Individualentwicklung zu unterstützen, bietet diese Analyse die entsprechenden Grundlagen. Anhand der Unternehmensvisionen und einer Prioritätensetzung folgt dann der Entwurf der IT-Architektur. Durch die Definition der Soll-Prozesse werden zudem konkrete Kriterien für die Software-Auswahl deutlich.

Das Beratungsprojekt endet mit der System- und Systemhausempfehlung: Auf der Grundlage der IT-Bedarfsanalyse und des abgestimmten Kriterienkatalogs lässt sich in der letzten Phase ein detaillierter Umsetzungsplan zur Optimierung der existierenden IT-Infrastruktur entwickeln. Die technische Integration der innerbetrieblichen Informationsverarbeitung in die gesamte logistische Kette wird bei der Planung und Optimierung ebenso berücksichtigt wie die Integration externer Standorte auf den einzelnen Ebenen der Prozessbearbeitung.

Die Beratung schließt mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und einer Vorauswahl der Softwareanbieter. Auf dieser Basis trifft das Unternehmen unter den in Frage kommenden Systemlieferanten seine Wahl. Drei Monate dauert dieser Prozess von der Analyse der Geschäftsprozesse bis zur Vorlage der Ausschreibungsunterlagen im Durchschnitt. Auch einzelne Abläufe lassen sich auf diese Weise untersuchen und neu einführen. Dabei garantiert der ganzheitliche Ansatz, dass die möglichen Ergebnisse geplanter Veränderungen nicht isoliert betrachtet werden, sondern in ihren Auswirkungen auf alle anderen Unternehmensprozesse. Steht beispielsweise die Einführung eines ganzheitlichen Kundenmanagements auf der Agenda, so sollte ein CRM-System nicht nur als reine Softwarelösung betrachtet werden, sondern als eine Geschäftsstrategie, durch die die Wertschöpfungskette eines Unternehmens neue Wettbewerbskraft erhält.

Investitionssicherheit und Einsparpotenziale

Zu diesem Zweck sind Strategien, Prozesse und Leistungen von Anfang an konsequent auf die Kundenbedürfnisse auszurichten. Am Anfang der Umsetzung von CRM stehen deshalb strategische Fragestellungen. Dazu gehören die Verankerung der Kundennähe in der Unternehmensvision, die Ableitung von Markt- und Vertriebsstrategien einschließlich Produkt- und Service-Strategien sowie Überlegungen zu geeigneten Kompetenzergänzungen.

Das Ziel des Re-Designs kundengerechter Geschäftsprozesse besteht in der Effektivitätssteigerung der entsprechenden Ablaufstrukturen, wie interaktives Marketing- und Vertriebsmanagement, Auftragsabwicklungs-, Produktentwicklungsprozess- sowie Beschwerde- und Kampagnenmanagement. Aufbauend auf der Marktstrategie werden dann kundenorientierte Organisationsstrukturen konzipiert und implementiert.

Der Nutzen des Process & Application Modells liegt neben der neu gewonnenen Transparenz der Unternehmensprozesse und des IT-Bedarfs in der gezielten Erarbeitung einer kurz-, mittel- und langfristigen IT-Strategie. Zu dem Entwurf einer individuell auf das Unternehmen zugeschnittenen IT-Landschaft mit maßgeschneiderten Modulen für alle Unternehmensbereiche kommen abgestimmte Kriterien hinzu, die die Anbieter- und Systemauswahl erheblich erleichtern. Auf diese Weise erwerben Unternehmen nicht nur Investitionssicherheit, sondern sie eröffnen sich hohe Einsparpotenziale.

Hinzu kommt, dass PAM auf jeder Stufe die Wünsche des Kunden berücksichtigt und mit den vorhandenen Möglichkeiten in Übereinstimmung bringt. Optimal ist es, wenn Berater auf Grund ihrer Zusammenarbeit mit internationalen Analysten für ein Unternehmen einschätzen können, wie sich bestimmte Softwareprozesse und -anbieter vor Ort in den nächsten Jahren voraussichtlich entwickeln werden. Auf diese Weise erhalten Unternehmen eine umfassende und unabhängige Entscheidungsbasis für den Aufbau von transparenten Geschäftsprozesse in einer individuellen IT-Landschaft.

* Dr. Andreas Müller ist Operational Unit ManagerProduct Sales & Consulting bei der Triaton GmbH in Krefeld, einem Unternehmen von HP. Mail: andreas.mueller3@thyssenkrupp.com

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