TeamarbeitWann eine E-Mail mehr bringt als ein Meeting

Mitarbeiter halten viele Meetings für überflüssig. „Das hätten wir auch per E-Mail klären können“ ist eine typische Bemerkung nach einer solchen Besprechung. Abhilfe schaffen fünf Kriterien, anhand derer Sie zuverlässig die Situationen erkennen, in denen eine E-Mail als Kommunikationsmittel die bessere Wahl ist – und ein Meeting ersetzt.

Sie brauchen bestimmte Informationen, haben also Fragen, die Zahlen und Fakten oder bindende Antworten erfordern? Dann ist es besser, diese Fragen in einer E-Mail zu stellen. Bei einer Besprechung würde die betreffende Person damit überrumpelt werden.

Eine E-Mail ermöglicht es, Antworten genauer zu durchdenken. Gerade introvertierte Menschen denken vor der Beantwortung gerne noch einmal genauer nach. Oft erhalten Sie deshalb per E-Mail durchdachtere und damit auch wertvollere Antworten.

Wenn Sie hingegen Fragen haben, die einen Dialog oder eine Diskussion erfordern, setzen Sie eine Besprechung an. Es ergibt keinen Sinn, ein 30-minütiges Treffen durch Dutzende von E-Mails zu ersetzen.

Sie haben eine Präsentation oder ein Angebot erstellt und möchten nun Feedback dazu. Auch wenn Sie instinktiv alle relevanten Personen in einem – tatsächlichen oder virtuellen – Raum zusammenbringen wollen, ist das nicht immer der beste Ansatz.

Senden Sie lieber eine E-Mail mit Ihrem Dokument und bitten Sie jeden Empfänger, es sich anzusehen. Dann können Sie ein Follow-up-Meeting abhalten, um das Feedback zu besprechen. Das gibt allen die Gelegenheit, Ihr Dokument zu einem beliebigen Zeitpunkt zu überprüfen und die jeweiligen Schlüsse daraus zu ziehen.

Der Vorteil: Diese Vorgehensweise führt meist zu ehrlicherem Feedback und hilft, Gruppendenken zu vermeiden. Dieses Phänomen tritt häufig auf, wenn Ideen nicht debattiert oder kritisiert werden, weil die Meeting-Teilnehmer einen Konsens anstreben. Wir haben es alle schon erlebt: Eine Person teilt selbstbewusst ihre Meinung und niemand sonst erhebt Einspruch. Wer seinen Mitarbeitern die Chance gibt, unabhängig zu antworten, erhält eher einzigartige und von anderen Meinungen unabhängige Antworten.

Sie möchten ein Projektteam zusammenbringen, um Ideen auszutauschen und alle über den aktuellen Stand auf dem Laufenden zu halten? Wenn nicht alle dafür wichtigen Personen an einem solchen Meeting teilnehmen können, senden Sie besser eine Gruppen-E-Mail. Auf diese Weise erhalten alle Zugang zu allen relevanten Informationen und die Möglichkeit, etwas zur Diskussion beizutragen.

Wenn Sie dennoch ein Meeting durchführen wollen, kann es nützlich sein, dieses aufzuzeichnen. Dies funktioniert vor allem dann, wenn Sie bestimmte Informationen oder den Status eines Projekts diskutieren möchten, aber nicht von jedem Teilnehmer Input benötigen.

Bei Ihrem letzten Meeting haben alle Teilnehmer Aufgaben mit bestimmten Deadlines erhalten. Seitdem haben Sie noch von keinem etwas gehört. Es ist also Zeit, sich wieder zu treffen. Falsch. Es gibt bessere Möglichkeiten, den Überblick über den derzeitigen Stand zu behalten.

Senden Sie eine E-Mail an die einzelnen Personen und bitten Sie um einen kurzen Statusbericht. Dann können Sie in aller Ruhe entscheiden, ob doch ein Meeting nötig ist oder ob sich die Einzelheiten zu ausstehenden To-dos besser per E-Mail klären lassen. Außerdem ist es nicht immer zwangsläufig notwendig, dass alle Beteiligten über alle Zwischenstände Bescheid wissen.

Damit Meetings produktiv sind, müssen Sie eine feste Tagesordnung erstellen und wissen, welche Ergebnisse Sie erzielen wollen. Sie können nicht in eine Sitzung gehen und hoffen, dass etwas passiert oder dass jemand eine großartige Idee hat. Sie brauchen eine Strategie für Ihr Meeting und die Teilnehmer müssen verstehen, was erreicht werden soll.

Hatten Sie keine Zeit, sich hierzu ausreichend Gedanken zu machen, ist es besser, das Meeting nach hinten zu verschieben. Was nicht warten kann, können Sie dann kurz per E-Mail besprechen. Das erspart Ihnen und allen Beteiligten ein Meeting, nach dem sich alle denken: „Das hätten wir auch per E-Mail klären können.“