TeamarbeitTools zur Kollaboration in Unternehmen

Die Zusammenarbeit im Team lässt sich vereinfachen und verbessern, wenn ein geeignetes Collaboration Tool genutzt wird. Am Markt gibt es viele Lösungen. Die folgende Übersicht hilft bei der Orientierung.

Moderne Arbeit ohne perfekte Kollaboration, die Zusammenarbeit im Team, ist in der heutigen Zeit nicht mehr denkbar. Die Aufgaben sind oft so komplex, dass sie nur in einer funktionierenden Zusammenarbeit erledigt werden können. Oft befinden sich die Mitglieder eines Teams an unterschiedlichen Orten; in anderen Niederlassungen oder im Homeoffice. Oder sie arbeiten zu unterschiedlichen Tageszeiten wie bei global verteilten Teams. Dann kann eine gute Zusammenarbeit nur mit technischer Unterstützung gelingen. Nachfolgend werden einige nützliche Collaboration Tools vorgestellt.

Microsoft Teams

Viele Unternehmen wechseln derzeit von den konventionellen Office-Lösungen zu Microsoft 365. In diesem Abo-Modell spielt die Kollaboration eine zentrale Rolle. Es ist dafür geschaffen, mit vielen Mitarbeitern gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten. Eine zentrale App ist Microsoft Teams. Dieses Tool ermöglicht nicht nur eine Kommunikation in Echtzeit. Dazu gehören Chatnachrichten, Anrufe und Video-Calls. Zudem lassen sich Dokumente austauschen, sodass gemeinsam daran gearbeitet werden kann.

Noch vor einigen Jahren fristete Teams eine Art Nischendasein. Doch durch die ständigen Weiterentwicklungen durch Microsoft wurde die App immer leistungsfähiger. Im Jahre 2021 wird sie Skype vollständig ersetzen. Besonders vorteilhaft erweist es sich, dass der IT-Administrator eines Unternehmens ein Team aus unterschiedlichen Mitarbeitern zusammenstellen kann. Jedem Teammitglied werden spezielle Rechte an der Bearbeitung von Dokumenten vergeben.

Die Zusammenarbeit mit Teams ist von überall aus möglich. Ein Mitarbeiter kann sich von jedem beliebigen Ort in Office 365 einloggen und Teams nutzen. Es kann dabei so angepasst werden, dass eine schwächere Internetanbindung genutzt werden kann.

Vorteile

Microsoft Teams ist bereits in Microsoft 365 enthalten und verursacht daher keine zusätzlichen Kosten. Jedem Teammitglied können exakt beschriebene Rechte zugeordnet werden. Die App wird von Microsoft ständig erweitert und mit neuen Funktionen ausgestattet.

Nachteile

Für Einsteiger ist die Handhabung etwas umständlich. Aufgrund des großen Funktionsumfangs dauert es, bis jede Funktion bekannt ist und optimal genutzt werden kann.

Zoom

Sehr interessant ist auch Zoom. Dabei handelt es sich um ein Tool, mit dem Online-Meetings abgehalten werden können. Daher ist es sehr hilfreich im Homeoffice. Die Meetings finden virtuell statt. Jeder, der eine entsprechende Berechtigung hat, kann eine Online-Videokonferenz einberufen und Mitglieder einladen. Einladungen werden per E-Mail versendet. Darin befindet sich dann ein entsprechender Link sowie eine Meeting-ID. Mit diesen Daten kann sich die Person einfach einloggen und am Meeting teilnehmen.

Zoom bietet aber noch mehr. Während einer Videokonferenz können Bildschirme geteilt werden. Daher ist es möglich, Präsentationen weltweit zu zeigen. Es brauchen deshalb nicht erst sämtliche Mitarbeiter eingeladen zu werden, um in einem Konferenzraum eine PowerPoint-Präsentation zu starten oder einen Desktop zu teilen. Dieses Tool kann die kollaborative Arbeit deutlich erleichtern.

Vorteile

Zoom ist einfach zu bedienen, sodass jeder sofort damit arbeiten kann. Daher verlaufen Online-Meetings meist zuverlässig und sicher ab. Es besteht kaum die Gefahr, dass ein Mitarbeiter nicht teilnehmen kann, weil er mit der Handhabung überfordert ist. Zudem lassen sich Bildschirmpräsentationen über dieses Tool einfach verbreiten.

Nachteile

Außer Online-Meetings und dem Austausch von Screenshots und Präsentationen bietet diese App keine weiteren Funktionen.

WebEx

Auch dieses Collaboration Tool eignet sich hervorragend, um Online-Meetings abzuhalten. Videokonferenzen lassen sich mit diesem Tool jederzeit und ohne großen Aufwand durchführen. Der Gastgeber kann ein Meeting einberufen und verschiedene Teilnehmer einladen. Der Teilnehmer erhält einen Link, den er nur anzuklicken braucht. Schon tritt er der Videokonferenz bei. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Teilnehmer am PC arbeitet oder ein Smartphone nutzt. Deshalb können Konferenzen auch mit Teilnehmern stattfinden, die beispielsweise gerade im Zug sitzen.

Diese flexible Nutzungsmöglichkeit macht WebEx für viele Betriebe sehr attraktiv. Zudem gibt es bezüglich der Teilnehmerzahl kaum Einschränkungen. Die Zahl der möglichen Teilnehmer ist auf 40.000 begrenzt. Daher bietet dieses Tool auch größeren Unternehmen die Möglichkeit, mit allen Mitarbeitern gleichzeitig zu kommunizieren. Eine Verteilung von Berechtigungen kann ebenfalls durchgeführt werden. So können Rollen wie Teilnehmer, Präsentator oder Host vergeben werden.

Vorteile

Die Handhabung von WebEx ist sehr einfach. Jeder, der im Besitz eines PCs, eines Tablets oder eines Smartphones ist, kann zu jeder Zeit und an jedem beliebigen Ort an einem Online-Meeting teilnehmen. Es ist eines der wenigen Tools, bei der bis zu 40.000 Teilnehmer gleichzeitig an einem Meeting teilnehmen können.

Nachteile

Der einzige Nachteil ist die noch geringe Bekanntheit dieser App. Daher muss das Unternehmen mitunter seine Mitarbeiter zur Nutzung in entsprechender Weise motivieren und dies auch an Partnerunternehmen kommunizieren.

Skype

Dieses Video-Chat-Tool gehört wahrscheinlich zu den bekanntesten Anwendungen überhaupt. Dieser Dienst wird von vielen Privatanwendern regelmäßig genutzt. Daher ist auch die Akzeptanz im betrieblichen Bereich recht hoch. In Microsoft Office 365 Business und Enterprise gehört Skype for Business zur Standardausstattung. Diese Version unterscheidet sich etwas von der bekannten Version für private Anwender.

Die Business-Version ermöglicht Videokonferenzen mit Teilnehmern, die keinen eigenen Skype-Account besitzen. Die Einladung erfolgt per E-Mail. Darin ist ein entsprechender Link enthalten, mit dem sich der Teilnehmer in die Konferenz oder das Gespräch einloggen kann. Er kann dann zwar aktiv teilnehmen, aber keine eigenen Video-Chats starten. Entwickelt wurde diese Funktion, damit auch Gesprächspartner außerhalb des Betriebs eingeladen werden können. Dabei kann es sich um Zulieferer, Auftraggeber oder andere Teilnehmer handeln.

Vorteile

Besonders vorteilhaft ist die einfache Handhabung. Zudem nutzen viele private Anwender dieses Tool bereits seit Langem. Daher gibt es keine langen Einarbeitungszeiten. Auch Teilnehmer ohne einen eigenen Account können zum Video-Chat eingeladen werden.

Nachteile

Die Business-Version ist nur in Office 365 Business und Enterprise enthalten.

Trello

Dieses Tool dient der Planung sowie der Durchführung größerer Projekte und unterstützt die Projektmitarbeiter bei der Zusammenarbeit. Es lassen sich kurzerhand Gruppen zusammenstellen, die dann gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Dabei kann jedes Gruppenmitglied erkennen, welche Aufgaben zu erledigen sind und wo es Deadlines gibt. Die Aufgabenplanung erfolgt mit Boards und Karten. Alles ist sehr übersichtlich gestaltet. Um etwas Aufheiterung in den beruflichen Alltag zu bringen, lässt sich die App mit lustigen Hintergründen versehen.

Trello lässt sich mit verschiedenen Kalender-Apps kombinieren und ist daher universell einsetzbar. Auch eine Kombination mit E-Mail-Anwendungen ist ohne Weiteres möglich. Für die Anzahl der Teilnehmer gibt es keine Obergrenze.

Vorteile

Trello ist einfach zu bedienen und eignet sich hervorragend, um Aufgaben eines Projekts an verschiedene Gruppenmitglieder zu verteilen.

Nachteile

Im Vergleich zu anderen Apps für die Kollaboration bietet es nicht so umfangreiche Möglichkeiten. Die Funktionalitäten beschränken sich stark auf die eines Kanban-Boards.

Asana

Diese App dient ebenfalls der Planung und Verwaltung verschiedener Projekte. Insbesondere in größeren Unternehmen ist es wichtig, stets den Überblick über die Erledigung der Aufgaben zu behalten. Genau für diese Aufgabe wurde Asana entwickelt. Projekte können mit dieser App visualisiert werden. Dadurch fällt es den Mitarbeitern leicht zu erkennen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich bei der Planung nach Dringlichkeit oder anderen Kriterien einstufen.

Vorteile

Es handelt sich um ein leicht zu bedienendes Tool, mit dem auch umfangreiche Planungen übersichtlich dargestellt werden können. Die Handhabung ist einfach und intuitiv. Damit gelingt es auch großen Unternehmen, die weltweite Planung und Verteilung von Arbeitsabläufen zu synchronisieren.

Nachteile

Der Nachteil besteht darin, dass es neben der Planung und Organisation keine weiteren Funktionen gibt. Weiterhin ist Asana in seiner kostenfreien Variante stark limitiert und führt mit der Lizenzierung zu hohen Kosten.

Fazit

Zur Kollaboration von Mitarbeitern, die in Teamarbeit oder Projekte eingebunden sind, stehen zahlreiche unterschiedliche Tools zur Verfügung. Mit ihnen können auch umfangreiche Projekte weltweit zusammen realisiert werden. Dabei ist es unerheblich, ob sich ein Arbeitnehmer im Homeoffice befindet oder sich an einer Zweigstelle auf einem anderen Kontinent befindet. Jedes hier vorgestellte Tool hat Vor- und Nachteile. Es kommt deshalb auf die jeweilige Situation und die Art der Teams und der Zusammenarbeit an, welches Tool am besten geeignet ist. Der größte Mehrwert in der Arbeit mit solchen Tools entsteht, wenn man sich mit diesen beschäftigt und alle Mitarbeiter, die damit arbeiten sollen oder wollen, ausprobieren, was ihnen hilft. Das können sie selbst tun oder durch eine professionelle Schulung.

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