TippWie Sie Forderungsausfälle vermeiden
Wenn Kunden nicht zahlen, kann es schnell zu Liquiditätsengpässen kommen. Mit den folgenden Tipps beugen Sie Forderungsausfällen vor und schützen sich vor den Folgen.
Vor Vertragsabschluss: Bonität und Unternehmensdaten prüfen
Zuverlässige Informationen sind wichtiger als persönliche Eindrücke. Bevor Sie einen Vertrag abschließen, sollten Sie immer die Bonität Ihrer Kunden überprüfen. Potenzielle Auskünfte finden Sie hier:
- Online-Bundesanzeiger
- Zuständige IHK
- Handelsregister
- SCHUFA bei B2C-Verträgen und B2B-Auskünften
- Creditreform bei B2B-Verträgen
Die Informationen sind teilweise kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr erhältlich. Über den Bundesanzeiger können Sie die Bilanzen Ihrer Kunden kostenfrei einsehen, vorausgesetzt, Ihr Kunde ist publizitätspflichtig. Dabei sollten Sie auf wichtige Kennzahlen wie Fremdkapitalquote oder Anlagen- und Umlaufintensität achten. Mit diesen Informationen verschaffen Sie sich schnell einen ersten Einblick über die finanzielle Gesundheit Ihres potenziellen Kunden.
Zur Überprüfung von Unternehmensdaten lohnt sich zudem ein Blick ins Handelsregister. Dort werden etwa Online-Dienste für laufende Insolvenz- und Mahnverfahren, Schuldnerverzeichnisse oder Listen rechtswirksamer Vertreter von Unternehmen angeboten. Auch die Recherche in Suchmaschinen liefert erste Hinweise, um die aktuelle finanzielle Lage Ihres Kunden besser einschätzen zu können. Besonders Bewertungsportale, Pressemitteilungen oder Einträge in sozialen Kanälen eignen sich gut dafür.
Rechnung zügig erstellen und Zahlungseingänge kontrollieren
Sie haben Ihre vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme ist erfolgt? Dann sollten Sie zügig Ihre Rechnung stellen. Achten Sie dabei auf eine genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und berechnen Sie die vereinbarten Preise. Werfen Sie auch ein Auge auf eine korrekte Angabe der Zahlungsziele. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben.
Nach der Rechnungsstellung sollten die Zahlungseingänge zu den entsprechenden Zahlungszielen geprüft werden. So stellen Sie frühzeitig einen möglichen Zahlungsverzug fest und können entsprechend schnell reagieren.
Konsequentes Forderungsmanagement durchführen
Wenn Sie nach der Kontrolle der Zahlungsstelle feststellen, dass Ihr Kunde trotz klar vereinbartem Zahlungsziel in Zahlungsverzug ist, sollten Sie konsequent mahnen. Eine Mahnung ist rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt (§ 286 Abs. 1 BGB) und den Verzugsschaden ersetzen muss. Für den Verzugszeitraum können Sie Verzugszinsen sowie eine Verzugspauschale veranschlagen.
Nutzen Sie diese Werkzeuge zur Bekämpfung von Zahlungsverzug jedoch mit Bedacht und achten Sie darauf, sachlich zu formulieren. Denn der Kunde ist immer noch König. Hier empfiehlt sich in der ersten Mahnung ein freundlicher Zahlungshinweis ohne monetäre Folgen.
Sich gegen Forderungsausfall versichern
Ein sicherer Weg gegen Forderungsausfall ist der Abschluss einer Warenkreditversicherung, wie beispielsweise eine Forderungsausfallversicherung. Ist Ihr Kunde zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig, greift die Versicherung und zahlt Ihnen die Forderungssumme abzüglich des Selbstbehalts und der Prüfgebühren.
Die Konditionen der Versicherer sind unterschiedlich. Die meisten Versicherer werden innerhalb von fünf Monaten nach Fälligkeit den Forderungsausfall begleichen.
Forderungen über Factoring finanzieren
Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen kann ein konsequentes Forderungsmanagement viel Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen auf Factoring zurück.
Factoring ist die Finanzierung offener Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Der Kunde verkauft fortlaufend seine Rechnungen an ein Factoring-Unternehmen und erhält innerhalb von zwei Werktagen sofortige Liquidität. Zusätzlich sind die Rechnungen gegen Forderungsausfall versichert und der Factor übernimmt das komplette Forderungsmanagement.
Wird Ihr Kunde zahlungsunfähig oder ist er zahlungsunwillig, müssen Sie das bereits erhaltene Geld durch das Factoring-Unternehmen nicht wieder zurückzahlen. So schaffen Sie planbare Liquidität und mindern das Risiko einer Existenzgefährdung für Ihr Unternehmen. Die aus dem Forderungsverkauf resultierende Liquidität lässt sich zum Abbau von Verbindlichkeiten nutzen. Das führt zu einer höheren Eigenkapitalquote und kann gleichzeitig das Rating bei der Hausbank verbessern.