TransparenzSchneller Planen im Data-Warehouse von Siemens

Das Geschäftsgebiet A&D MC der Siemens AG installiert ein Instrument zur Ressourcen-Planung mit flexiblem Zugriff, optimaler Anbindung an bestehende Systeme, guter Bedienbarkeit und klaren Reporting-Ausgaben. Bei der hausinternen Umstellung auf rollierende Planung hat Siemens A&D MC dabei mit Solyp auf externe Expertise gesetzt.

Gastbeitrag von Silvia Mattei, Puchheim *

Projektgrundlage: Umstellung auf den rollierenden Forecast

Rollierende Planung schafft Transparenz und hilft, Budget-Posten effizienter zu verteilen. Auf diese simple Formel lässt sich die Variante der Unternehmensplanung bringen, die spätestens durch die Rechnungslegung nach US-GAAP und der damit einhergehenden, quartalsweisen Berichterstattung auch für hiesige Konzerne zu einer interessanten Option geworden ist. In der Lösung des Anbieters Solyp fand das Geschäftsgebiet A&D MC des Unternehmens Siemens, das sich dazu entschlossen hatte, von der bisherigen jährlichen auf eine quartalsweise Planung umzusteigen, die geeignete technologische Plattform.

Projekt-Kick off: Auswahl der geeigneten Software

Ein Tool zur Ressourcen-Planung, auf das die verschiedenen Kostenstellen und Projektleiter zeitgleich zugreifen können, das optimal an die vorhandenen Datensysteme angebunden ist, durch eine gute Bedienbarkeit überzeugt und dezidierte Reporting-Ausgaben in unterschiedlichen Daten erlaubt – Dirk Schwendtner, Projektverantwortlicher bei der mit der Applikationserstellung beauftragten Siemens IT-Abteilung, wusste von Anfang an, was benötigt wurde. Doch für diese Umstellung der Dateneingabe, die eine optimale Ressourcenverteilung aller, mit F&E-Tätigkeiten beschäftigten, Mitarbeiter der Standorte Siemens Erlangen, Neustadt an der Saale und Chemnitz ermöglichen sollte, erwies sich die hausintern eingeführte Betriebswirtschafts-Software als nur bedingt geeignet. Dirk Schwendtner resümiert: „Unser bisheriges System bildet den „Ist-Zustand“ einer Situation ab, doch wir suchten eine Software, die uns hilft, die Zukunft abzubilden. Der Aufwand, um hier eine eigene Erweiterung zu realisieren wäre zu hoch gewesen“. Auch die Idee, eine reine HTML-Web-Lösung zu gestalten, wurde rasch wieder fallen gelassen. Das Rennen machte der Anbieter Solyp mit seiner Planungs-Software ISIS (Integriertes Strategisches Informationssystem), die bereits in SGI, dem Berichterstattungswerkzeug der strategischen Planungsabteilung von Siemens, CDS, zum Einsatz kommt. Auch für die Dateneingabe am anderen Ende der Planungskette, dem Aufbereitungsprozess von Daten für den rollierenden Forecast, erwies sich das von Solyp entwickelte die von Solyp entwickelte Lösung zum Finanz-Reporting als passend.

Projektvorteil: feinere Zeitraster

Dirk Schwendtner erläutert den Hintergrund des Projekts: „Ein feineres Zeitraster ermöglicht eine exaktere Planung und bietet damit die Option, bislang gebundene Budget-Reserven zielgerichtet wiederzuverwenden. Es war klar, dass das Thema Forecasting firmenintern durch diese Umstellung auch einen neuen, höheren Stellenwert bekommen würde und dass in die implementierte Lösung daher auch die Wünsche der Anwender im hohen Maße mit einfließen sollten. Für Siemens A&D MC war es wichtig, eine anwenderfreundliche Lösung zu erhalten, die auch mit künftigen Anforderungen Schritt halten und problemlos erweitert werden kann.“

Kernfunktion des neuen Systems ist die Erhebung des Bedarfs aller Entwicklungsprojekte auf Quartalsbasis: Der Daten-Pool umfasst alle F&E-Projekte der Entwicklungsabteilungen mit allen darin tätigen Mitarbeitern.

Als Vergleichsgrundlage zu den Plandaten fließen die Ist-Daten zu Stundenschreibung, Einkauf etc., tagesaktuell aus SAP ins System. Zugang zum System haben alle Projekt-, Abteilungsleiter und Controller an drei Standorten. Sie können auch parallel auf die Daten zugreifen und diese bearbeiten. Dank der kürzer getakteten Zeiteinheiten ist mittlerweile ein exakterer Abgleich der Daten möglich: Für den Fall, dass einzelne Forecast-Werte ober– oder unterhalb der Planung liegen, lässt sich nach der Analyse die entsprechende Anpassung für die Folgemonate zeitnah realisieren. Blockierte Reserven, die erst zum Ende eines Geschäftsjahres angetastet werden können, gehören mit einer professionell durchgeführten Monatsplanung ebenso der Vergangenheit an, wie unvorhergesehene Engpässe.

Projektmehrwert: Jetzt fließt alles mit ein

Für die Planung des aktuellen und des folgenden Geschäftsjahres wird von den Projektverantwortlichen zunächst die allgemeinen und spezifischen Personalwünsche – differenziert nach Teilprojekten, Kostenträgern, Kostenarten – sowie das geplante Budget für Einkäufe erhoben. In einem zweiten Schritt realisieren die Kostenstellenverantwortlichen die konkrete Verteilung der Mitarbeiterstunden bzw. das Einplanen von externen Kräften. Projektleiter und Kostenstelle haben dazu jeweils ihren eigenen Zugangsschlüssel – ein Lösungsvorschlag, den Solyp zusätzlich zu den Anforderungen des Pflichtenhefts im Lauf des Projekts mit einbrachte und der sich mittlerweile als wertvoll erwiesen hat.

Projektbonus: Technologisches Upgrade

Das Pflichtenheft, das nach der Analyse der Altapplikation/Vorgänger-Software und der Prozessanforderungen mit Mitarbeitern des Fachbereichs zusammen gestellt wurde, enthielt auch die Anforderung, die technischen Mängel der bislang eingesetzten Software Access in Bezug auf Performance und Robustheit abzufedern. Das alte System war formal zu schwach, die neuen Layouts erlauben dagegen eine einfachere und bessere Dateneingabe und -abfrage. Christian Schmidtner, Software Architekt bei Solyp, beschreibt: „Die Arbeit mit dem neuen System ist übersichtlicher und schneller – nur Features, die wirklich benötigt werden, erscheinen auf dem Bildschirm, jeder Planungsschritt wird transparent abgebildet.“

Projektdetails: Migration ohne Verlust

Die Migration der Daten aus dem Altsystem war an und für sich unproblematisch, nur mussten diese natürlich an das neue Zeitraster angepasst werden. Zur Realisierung der Datenübertragung übernahm ein Mitarbeiter der zuständigen IT-Abteilung, der in Arbeitsweise und Programmiermethodik des ISIS-Frameworks eingewiesen wurde und auch die geforderten Excel- und HTML-Reports in die bereits vorhandene Infrastruktur integrierte. Insgesamt benötigte Solyp für die Implementierung des Kernsystems, das in der Programmiersprache Java realisiert wurde, bei Siemens A&D MC weniger als ein halbes Jahr. Letzte Anregungen konnten in der Test-Phase Anfang dieses Jahres aufgenommen und umgesetzt werden.

Projektergebnis: Mehr Transparenz bei optimaler Visualisierung

Interessant, so Dirk Schwendtner, war vor allem die Einstellung der Mitarbeiter, die sich im Projektverlauf wandelte: Zunächst auf die Features und Vorgaben von Access und SAP eingeschworen, erkannten die Zugriffsberechtigten bald die Möglichkeiten, die das neue System bietet. „Die sorgfältige Erfassung von Daten ist eine grundlegende und wichtige Aufgabe im Planungsprozess. Doch sie ist beim besten Willen nicht als „aufregend“ zu bezeichnen“, weiß der Projektleiter. „Dennoch bewirkte die Umstellung auf das neue Erfassungssystem mit seinen bedienfreundlichen Zusatzoptionen einen Motivationsschub. Als zusätzliches Plus zur Aufwertung des Forecasts – beispielsweise im Rahmen interner Präsentationen – bietet die Lösung z.B. gute Möglichkeiten zur Visualisierung. In Bezug auf das Reporting ist auch die flexible Hinzunahme von Umfelddaten möglich.

Projektzukunft: Erweiterung dank Flexibilität

Das neue Forecast-Konzept konnte sich bereits kurze Zeit nach der Einführung durchsetzen. Mittelfristig soll nun auch die Eingabe weiterer Daten – z.B. betriebs- und volkswirtschaftliche Rahmeninformationen – möglich werden, um damit eine Grundlage für Investitionsentscheidungen zur Ertrags- und Portfolio-Entwicklung zu bieten. Die Voraussetzungen sind günstig, denn die Flexibilität des eingesetzten Solyp-Frameworks ermöglicht die Erweiterung des Zahlenwerks und seines zeitlichen Rahmens (von einer vollständigen Abbildung der Vergangenheit zu einer Vorschau von bis zu acht Jahren in die Zukunft) durch Mitarbeiter der IT-Abteilung ohne großen zusätzlichen Implementierungsaufwand.

Kontakt:
Silvia Mattei
AxiCom GmbH
Junkersstr. 1
82178 Puchheim

Web: http://www.axicom.dewww.axicom.de

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