UmsatzsteuerZusammenfassende Meldung künftig monatlich erstellen

Die neuen Melde- und Deklarationspflichten erfordern für alle Unternehmen ein Umdenken. Nach einem Beschluss des Bundesrates muss die Zusammenfassende Meldung (ZM) ab dem 1. Juli 2010 nicht mehr quartalsweise wie bislang, sondern monatlich erstellt werden. Bisher wurden nur innergemeinschaftliche Lieferungen in der ZM erfasst. Ab 1. Juli müssen Unternehmen nunmehr auch innergemeinschaftliche Dienstleistungen über die ZM melden. Die Folge: Künftig werden viel mehr Unternehmen zur Abgabe einer ZM verpflichtet sein.

Zudem hat der Gesetzgeber die Meldefristen deutlich verkürzt, denn es entfällt die Möglichkeit der einmonatigen Dauerfristverlängerung. Damit bleibt den Unternehmen in aller Regel deutlich weniger Zeit für die Abgabe der Zusammenfassende Meldung, auch wenn die Abgabefrist vom 10. auf den 25. des Folgemonats verschoben wird. Die fehlerhafte, aber auch die verspätete Abgabe der ZM gilt als Ordnungswidrigkeit. Betroffene Unternehmen müssen dann mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro rechnen. Es gilt also, sich relativ zügig auf die neuen und strengeren Melde- und Deklarationspflichten einzustellen, um die internen Prozesse rechtzeitig den Vorgaben anpassen zu können und um Strafzahlungen zu vermeiden.

Viele Unternehmen sind sich über die Auswirkungen des Mehrwertsteuerpakets 2010 noch nicht im Klaren. Die Abgabe der ZM ist jedoch schon heute für viele Firmen Pflicht. Wer die erforderlichen Vorbereitungen noch nicht getroffen hat, riskiert empfindliche Strafzahlungen gegenüber dem Fiskus.

• Geltungsbereich prüfen: Unternehmen sollten sich Klarheit darüber verschaffen, welche Leistungen in der ZM zu verzeichnen sind. Grundsätzlich sind dies neben den innergemeinschaftlichen Lieferungen auch alle B2B-Dienstleistungen, für die ein im EU-Ausland ansässiger Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge). Allerdings gibt es eine ganze Reihe von Ausnahmeregelungen, die es zu beachten gilt.
• Kundendaten aktualisieren: Nicht immer sind Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) und an private Endverbraucher (B2C) zweifelsfrei voneinander zu unterscheiden. Unternehmen sollten die Stammdaten hinsichtlich des Status als Privat- oder Geschäftskunden prüfen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Geschäftskunden müssen in die ZM aufgenommen werden. Sicherheitshalber können diese im Vorfeld über eine qualifizierte Bestätigung des Bundeszentralamts für Steuern verifiziert werden. Andernfalls drohen Fehleinträge in der ZM, die Bußgelder und Überprüfungen der Finanzverwaltung zur Folge haben können.
• Fristen beachten: Die ZM muss ab dem 1. Juli 2010 innerhalb von 25 Tagen eingereicht werden, während die Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung unverändert bleiben. Die Buchhaltung und EDV muss deshalb organisatorisch sicherstellen, künftig alle Melde- und Deklarationspflichten zu erfüllen. Häufig erfordert dies eine Umstellung der Prozessabläufe und die Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter.