UnternehmensentwicklungDer Business-Scan weist den Weg zum Erfolg

Welche Stärken hat unser Unternehmen? Was sollten wir schleunigst verbessern? Wo ist der Hebel anzusetzen, um die Profitabilität des Unternehmens zu steigern? Unternehmer und Chefs, die zum Beispiel auf diese Fragen eine verlässliche Antwort bekommen wollen, sollten sich eines so genannten „Business-Scans“ bedienen.

Doch Business-Scan ist nicht gleich Business-Scan. Die von Beratern angebotenen Analysen sind sehr divergierend und demzufolge verschieden aussagekräftig und nützlich. Damit ein Business-Scan das hält, was viele Anbieter versprechen, nämlich eine verlässliche Aussage über die Stärken und Schwächen eines Unternehmens, sollte die Analyse in jedem Fall die Bereiche Unternehmensstrategie und Planung, Personal und Führung, Verkauf und Einkauf, Marketing und Kundenkommunikation sowie Organisation und Infrastruktur systematisch unter die Lupe nehmen.

Das Analyseergebnis sollte dem Unternehmer zeigen, in welchem Bereich des Unternehmens er aktiv werden und gegensteuern muss, um den Erfolg und die Erträge zu erhöhen. Da gute Business-Scans die ermittelten Daten mit Zahlen von Unternehmen aus der gleichen Branche vergleichen, sind die gewonnenen Erkenntnisse noch wertvoller, verdeutlichen sie doch schonungslos, wie das analysierte Unternehmen tatsächlich im Wettbewerb dasteht. Auf diese Weise werden die Handlungsfelder deutlich, in denen unverzüglich Verbesserungsmaßnahmen geplant und umgesetzt werden sollten.

Business-Scan-Analysen – oft wird dazu nur ein Tag benötigt – finden in der Regel vor Ort im Unternehmen statt und sollten umfassend sein. In die Auswertung sollten zum einen die Kennzahlen der wichtigsten Aufgaben- und Leistungsbereiche und zum anderen die Ergebnisse aus einem ausführlichen Gespräch mit dem Unternehmer einfließen. Eine Aufgabe des Beraters ist es nämlich, dessen Antworten auf den Fragenkatalog zu bewerten und zu dokumentieren.

Um etwa festzustellen, wie professionell ein Unternehmen Interessenten und neue Kunden akquiriert, sollte die Wirksamkeit des Marketings und des Vertriebs untersucht werden. Dazu gehört es unter anderem, die Positionierung des Unternehmens, die Marketingstrategie und die Kommunikation zu analysieren. Beim Vertrieb empfiehlt es sich, wichtige Kennzahlen wie etwa das Verhältnis von Umsatz und Monat, die Verteilung der Umsätze über das Jahr, die Zahl der Anfragen und Verkaufsabschlüsse etc. zu ermitteln und mit Referenzwerten, sofern diese verfügbar sind, zu vergleichen. Der Business-Scan sollte ebenfalls prüfen, ob das Unternehmen kundenorientiert arbeitet, ob es entsprechende Kriterien zur Überprüfung gibt und ob kontinuierliche Verbesserungen im der Leistungserbringung vorgenommen werden.

Die Güte der Geschäftsführung ist ebenfalls zu analysieren. Dazu gehört die Prüfung des Business-Plans, der alle relevanten Aspekte, etwa die Ziele, Planung und finanziellen Kriterien sowie die Chancen und Risiken des Unternehmens detailliert beschreiben sollte.

Da die Mitarbeiter, ihre fachlichen und kommunikativen Fähigkeiten maßgeblich über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden, aber meist auch die höchsten Kosten verursachen, sollte im Rahmen der Business-Scan-Analyse auch geprüft werden, wie der Personalauswahlprozess und die Personalentwicklung erfolgt. Ebenfalls ist zu analysieren, wie die Güte der Führung ist, ob es zur Systematisierung der Führung schriftliche Dokumentationen von Führungsgrundsätzen und Rollenbeschreibungen gibt bzw. wie der Rekrutierungsprozess neuer Mitarbeiter erfolgt.

Hinsichtlich der Finanzen, die der Kraftstoff eines Unternehmens sind, sollte ein Business-Scan die Wirksamkeit der finanziellen Kontrollsysteme, die Finanzkraft des Unternehmens prüfen und die Kennzahlen dokumentieren. Eine Analyse der wichtigsten Kosten, etwa für Einkauf, Personal, Kommunikation, Werbung, Fahrzeuge, Mieten, Verträge etc. verdeutlicht später, ob diese zu hoch sind und ob günstigere Alternativen gefunden werden sollten.

Ebenfalls sollten die Supportprozesse untersucht werden, da diese alle Leistungen beinhalten, die im Zusammenhang mit der Effizienzsteigerung der übrigen relevanten Unternehmensprozesse stehen. Dazu gehören die Infrastruktur, die technische Ausstattung, EDV und externe Hilfen, etwa das Coaching der Geschäftsführung.

Des Weiteren sollte Gegenstand der Analyse sein, inwieweit das Unternehmen in seinen Leistungsbereichen zur Branchenelite zählt. In diesem Fall muss der Chef nachweisen, dass sein Unternehmen zum Beispiel in Punkto Kundenorientierung, Qualität oder Bearbeitungszeiten etc. besser als der Wettbewerb ist.

Die Erfahrung zeigt, dass sich mithilfe einer Business-Scan-Analyse selbst stark angeschlagene Unternehmen retten lassen, weil die Analyse ein zielgerichtetes und fokussiertes Krisenmanagement erlaubt. Schließlich verdeutlicht ein sorgfältig durchgeführter Business-Scan sehr präzise, in welchen Bereichen das Unternehmen, gegensteuern muss, damit sich die Zahlen wieder verbessern und Erfolgspotenziale wirksam genutzt werden können. Ein Business-Scan ist somit eine fundierte Grundlage, um – mithilfe weiterer Maßnahmen – ein Unternehmen systematisch und strukturiert zu optimieren, das heißt, marktgerechte Produkte zu entwickeln, mehr Kunden zu bekommen und funktionierende Hintergrundprozesse zu etablieren.

Last, but not least. Unternehmer, die sich für die Durchführung eines Business-Scans interessieren, sollten darauf achten, dass der Berater über reichlich Erfahrung verfügt. Diese wird benötigt, damit die Analyseergebnisse  richtig interpretiert werden. Schließlich handelt es sich bei der Unternehmenssteuerung und Unternehmensführung um sehr komplexe Vorgänge. Die Kompetenz des Beraters beeinflusst daher sehr den Erfolg und das Ergebnis eines Business-Scans.

• Interessentengewinnung: Akquisition von Interessenten für die eigene Leistung;
• Kundengewinnung: Umwandlung von Interessenten in echte Kunden;
• Leistungserbringung: Qualität und Professionalität der angebotenen Leistungen;
• Führung: Rekrutierung und Führung von Mitarbeitern;
• Management: Planung und Systematisierung des Unternehmens;
• Marketing: Leistungsfähigkeit der Kundenkommunikation;
• Finanzen: Finanzreports und finanzielle Stärke;
• Supportprozesse: Infrastruktur, EDV, Weiterentwicklung.

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