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UnternehmensführungWie Sie mit Outsourcing wirtschaftlicher arbeiten

Die Arbeitsbelastung steigt, doch die Investition in mehr Mitarbeiter ist zu riskant. Start-ups und expandierende Unternehmen sind häufig in dieser Situation. Abhilfe schafft dann das Outsourcen von Büroarbeit.

Start-ups stehen vielen Herausforderungen gegenüber. Sie müssen neben dem stetig wachsenden Tagesgeschäft daran arbeiten, sich am Markt zu etablieren. So ergibt sich schnell eine Arbeitsbelastung, die von der aktuellen Belegschaft schwer zu bewältigen ist. Aber auch etablierte Unternehmen auf Expansionskurs können sich in dieser Lage befinden. Ist ein größeres Büro, in dem mehr Mitarbeiter Platz finden, die Lösung? Dazu bietet sich eine Alternative an, mit der Unternehmen auch langfristig wirtschaftlich arbeiten.

Mietpreise für Büroflächen belasten Wirtschaftlichkeit

Für Büroflächen in deutschen Großstädten zeichnet sich ein ähnliches Bild wie für Privatwohnungen ab: In Städten wie Düsseldorf, Frankfurt am Main, aber auch in München, Köln und natürlich in Berlin ist der Mietpreis für Bürofläche in den letzten zehn Jahren stetig gestiegen. Mit einem Quadratmeter-Mietpreis von 38 Euro belegt die Mainmetropole Frankfurt den Spitzenplatz, gleich gefolgt von München mit 34,50 Euro. Weil die Nachfrage nach Bürofläche in den nächsten Jahren weiter steigen wird und Neubauten gleichzeitig teuer sind, erwarten Immobilienberater eine weitere Preissteigerung bei der Büromiete. Das belastet die Wirtschaftlichkeit eines wachsenden Unternehmens.

Mit Outsourcing kurzfristig Leistungsfähigkeit steigern

Wird kurzfristig mehr Platz benötigt, müssen kreative Lösungen wie das Anmieten von Coworking Space her. Expandiert ein Unternehmen merklich, greift dies jedoch zu kurz. Das dauerhafte Anmieten von teurer Fläche ist riskant. Zugleich ist das Einstellen von Mitarbeitern sehr kostspielig. Unternehmen, die sowohl den Vorteil der Flexibilität genießen wollen, als auch hohe Zusatzkosten einsparen möchten, sollten sich mit dem Thema Outsourcing beschäftigen. Zusätzliche Mitarbeiter können auf diese Weise hinzugezogen werden und dadurch bei der Bewältigung der Arbeitsbelastung helfen.

Das Auslagern von Leistungen hat einige Vorteile: Es fallen keine zusätzlichen Personalkosten an, auch Mietkosten für mehr Büro-Quadratmeter werden nicht fällig. Ein positiver Nebeneffekt zur gesteigerten Produktivität ist die qualitative Verbesserung der Leistung. Denn die Mitarbeiter des Unternehmens, zu dem outgesourct wird, sind echte Spezialisten. Lange Einarbeitungszeiten entfallen und die Leistung stimmt oft schon von Anfang an.

Büroservice bringt viele Vorteile

Heute gibt es kaum eine Leistung, die nicht durch Outsourcing erbracht werden kann. Aber nicht jede Leistung oder Teilleistung ist gleichermaßen gut dazu geeignet, von Externen übernommen zu werden. Alle Arbeitsschritte und Leistungen, die das Profil des eigenen Unternehmens kennzeichnen, sollten auch von diesem selbst umgesetzt werden. Bei organisatorischen Aufgaben hingegen lohnt sich Outsourcing in der Regel.

Büroleistungen sind für Outsourcing gut geeignet. Sie gehören zu den organisatorischen Prozessen, die oft zeitkritisch erledigt werden müssen, gleichzeitig aber einen großen Anteil des Tagesgeschäfts einnehmen. Sie unterbrechen das eigentliche Geschäft mehrmals, was nicht nur Stress bei den Mitarbeitern erzeugt, sondern auch zu schlechteren Ergebnissen führt. Büroservice wird von spezialisierten Unternehmen gezielt als Outsourcing für expandierende Unternehmen angeboten. Der Leistungsumfang schwankt je nach Anbieter. So bietet Büroservice24 Telefonservice und Sekretariatsleistungen an. Weitere Anbieter übernehmen beispielsweise Schreib- und Lektoratsarbeiten, Postservice oder auch Aufgaben der Büroorganisation.

Mit Büroservice mehr erreichen

Büroservice kann flexibel eingesetzt werden – zum Beispiel, um Auftragsspitzen abzufangen oder das Kerngeschäft zu entlasten. Gerade Start-ups, die ihr Arbeitsaufkommen noch nicht einschätzen können oder noch Erfahrungen in Sachen Büroarbeit machen müssen, profitieren stark vom Outsourcing.

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