VeranstaltungsmanagementTagungshotel und professionelle Organisation sind die Erfolgsfaktoren

Gleich ob Besprechung, Kongress, Seminar oder Outdoortraining - der zentrale Erfolgsfaktor einer Veranstaltung ist das Tagungshotel. Erfahren Sie die Kriterien, auf die es bei der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes ankommt und was bei der Organisation zu beachten ist.

Nicht jedes Tagungshotel ist für jede Form von Veranstaltung gleich gut gerüstet. Es macht also Sinn, vorab genau zu prüfen, welcher Bedarf bei einer geplanten Veranstaltung besteht und welches Tagungshotel diese Bedürfnisse optimal erfüllt.

Zunächst muss geklärt werden, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, wie viele Teilnehmer erwartet werden, welche Raum-, Service- und Verpflegungsansprüche gestellt und welche Hilfsmittel zur Durchführung der Veranstaltung benötigt werden. Der beste Ansprechpartner für diese Fragen ist in der Regel der Veranstaltungsverantwortliche oder der Trainer/Redner. Gemeinsam sollten Sie alle relevanten Fragen durchgehen und möglichst detailliert beantworten. Denn nur so können Sie die Erfüllbarkeit Ihrer Anforderungen bei der Auswahl des Tagungshotels exakt überprüfen.

Allgemeine Anforderungen

Unabhängig von Veranstaltungsform und -größe gibt es ganz allgemeine Kriterien, die für das Gelingen unerlässlich sind. Hierzu gehören:

ein lernzielförderndes Umfeld
ein exzellenter Service
eine hohe Fachkompetenz des für die Tagungsorganisation verantwortlichen Hotelpersonals
leichte Erreichbarkeit per Bahn, Flugzeug oder Auto,
eine an die Bedürfnisse der Teilnehmer angepasste Verpflegung sowie
der allgemeine Hotelstandard.

Ein lernzielförderndes Umfeld bietet neben einer ansprechenden Architektur und einer nach ergonomischen Prinzipien ausgewählten Raumausstattung, beste Lichtverhältnisse und eine gute Akustik. Legen Sie Wert auf ausreichend Tageslicht. Kunstlicht sollte mindestens 300 Lux betragen. Vermeiden Sie mit Leuchtstoffröhren beleuchtete Räume, sie wirken kalt und haben keine gute Atmosphäre. Auch einer kommunikationsfördernden Farbgestaltung wird in immer mehr Tagungshotels große Beachtung geschenkt. Außerdem sind Sauberkeit und die Qualität der Zimmer, sowie Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft der Hotelmitarbeiter zu prüfen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen ist das Bedürfnis nach Bewegung und Relaxen ausgeprägt. Fragen Sie nach Spazier- und Joggingwegen, Outdooranlagen, Sauna, Fitnessräumen und sonstigen therapeutisch/ medizinischen Einrichtungen. Wichtig: Ist das jeweilige Fachpersonal bei Bedarf auch verfügbar?

Angebotene Service-Leistungen sollten nutzenorientiert sein, die Arbeit des Trainers/ Referenten erleichtern und den Aufenthalt angenehm gestalten. Klären Sie, ob eine kompetente Servicekraft während der geplanten Veranstaltung zur Verfügung steht oder ob Kapazitätsengpässe zu erwarten sind. Fachkompetentes Personal im Tagungsbereich sollte konkrete Fragen zu Lernmedien und Technik, Lernspielen und -requisiten, Outdooranlagen und Equipment sowie Preis- und Leistungspaketen beantworten können. Mögliche Pannen oder Störungen verlieren dann ihren Schrecken.

Lerngerechte Kost zeichnet sich durch Verträglichkeit, Ausgewogenheit und leichte Verdaubarkeit aus. Schweres und fettreiches Essen macht unkonzentriert und schläfrig das gefürchtete Suppenkoma droht. Achten Sie deshalb auf mehrere kleine Mahlzeiten, vitaminreiche Speisen und ernährungswissenschaftlich belegte Ausgewogenheit.

Spezielle Anforderungen systematisch ermitteln

Neben allgemeinen Qualitätsmerkmalen und Anforderungskriterien gibt es eine Reihe von Ansprüchen, die sich nach der Veranstaltungsform und -größe richten.

1. Meetings, Besprechungen

Arbeitsbesprechungen, Produktpräsentationen und ähnliche firmeninterne Veranstaltungen bewegen sich meist in einem Rahmen von bis zu 25 Teilnehmern. Da hier Firmeninternas und sensible Informationen besprochen werden, sollten die Räumlichkeiten abgeschlossen sein und nicht gleichzeitig von anderen Gruppen genutzt werden. Gleiches gilt für die Pausenzone, da in den Pausen weiter über Arbeitsinhalte gesprochen wird. Mitunter möchte die Gruppe besondere Medien wie Internet oder Videokonferenzsystem verfügbar haben, um von außen Informationen einzuholen oder sich mit Externen zu konsultieren. Oft wird gewünscht, Mahlzeiten im Besprechungsraum einzunehmen, um die knappe Zeit optimal zu nutzen.

2. Konferenzen

Konferenzen sind Veranstaltungen mit mehr als 25 Teilnehmern. Sie stellen besondere Anforderungen an den Ort des Geschehens. Wegen geschlossener Tischformationen rechnet man mit einem Raumbedarf von 4,5 Quadratmetern je Teilnehmer. Vorsicht, niedrige Räume eignen sich nicht wegen der üblicherweise eingesetzten Projektionstechnik. Konferenzräume sollten mindestens drei Meter hoch sein.

Neben dem eigentlichen Konferenzraum benötigen Sie eine ausreichend große Pausenzone, die mindestens halb so groß sein sollte wie die Konferenzraumfläche. Ist geplant, Arbeitsgruppen zu bilden, müssen dafür zusätzliche Räume in entsprechender Größe zur Verfügung stehen. Achten Sie auf Unterflurverkabelung. Fragen Sie bei Bedarf nach Medien- und Lichtsteuerung, Verdunklungsanlage, Mikrophon und – bei einer internationalen Konferenz – nach Dolmetscherkabinen. Die Projektionsfläche in kleinen Räumen sollten mindestens zwei mal zwei Meter, in großen Räumen mindestens drei mal 2,5 Meter betragen.

3. Seminare, Trainings

An Seminare nehmen in der Regel zwischen acht und maximal 25 Personen teil. Statt einer festen Sitzordnung wird häufig ein lockerer Stuhlkreis bevorzugt mit der Möglichkeit, Tische und Stühle variabel für Gruppenarbeit, Rollenspiele etc. einzusetzen. Der dafür nötige Platzbedarf errechnet sich wie gehabt, allerdings muss zusätzlich die Aktionszone des Trainers mit berücksichtigt werden.

Stimmen Sie mit dem Trainer ab, welche Lernmedien er einsetzen möchte und stellen Sie sicher, dass diese auch tatsächlich vorhanden und in einwandfreiem Zustand sind. In Pausen sowie abends hat ein Seminarleiter/ Moderator viel zu tun; Pinwände müssen abgeräumt und neu visualisiert werden. Für die Prozess-Dokumentation benötigt er außerdem eine Digitalkamera, Computer, Drucker und Kopierer. In der Regel bringt er die Kamera selbst mit, übergibt aber dann den Chip an die Seminarorganisation zu Hause oder idealerweise an das Servicepersonal im Hotel. Klären Sie die Verfügbarkeit dieser Serviceleistung unbedingt vorher ab.

4. Interaktive Veranstaltungen, Outdoortrainings

Interaktive Veranstaltungen wie Workshops oder Moderationen zeichnen sich durch eine hohe Beteiligung der Teilnehmer aus. Daher wird viel Raum benötigt. Die Faustregel lautet sechs bis acht Quadratmeter pro Teilnehmer. Allerdings liegt hier die Gruppengröße in der Regel bei sechs bis 15 Personen.

Erlebnisorientiertes Lernen erfordert die Möglichkeit, in der Natur zu arbeiten. Die Palette reicht vom Lernspaziergang bis zu Hochseilparcours. Befragen Sie den Trainer, welcher Bedarf sich aus den geplanten Aktivitäten ergibt. Outdoor-Trainings leben von der Reflektion. Ein Lernortwechsel in den Seminarraum sollte daher schnell und problemlos erfolgen können. Gleiches gilt für Gruppenarbeitsmöglichkeiten. Außerordentlich wichtig ist die Möblierung des Raumes. Der Moderator arbeitet ohne starre Tischformation. Stuhlhalbkreis und Pinnwände stehen sich gegenüber, die Pinwände auf gar keinem Fall vor den Fenstern.

[Bild: photocase.com]