VerlagertWenn andere es bei Outsourcing besser machen sollen

Wer Kosten sparen will, verlagert Aufgaben und Prozesse zu externen Dienstleistern. Oft können es diese besser und günstiger. Trotzdem gibt es Reibungsverluste und Risiken, wenn Aufgaben verlagert werden. Unterm Strich kostet das Outsourcing dann mehr. Was sind die Erfolgsfaktoren?

Jetzt war er es Leid. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauers hatte genug vom Streit zwischen den Mitarbeitern im Betrieb und der Abteilung für Informationstechnologie (IT) im eigenen Haus. Immer wenn es Probleme mit Computer, Drucker oder Software gab, schimpften die Anwender auf die eigene IT-Abteilung. Diese fühlte sich unschuldig, hielt die Anwender für inkompetent, verlangte mehr Personal und bessere Hard- und Software. Die Stimmung war mies, so konnte es nicht weiter gehen.

Nicht immer sind es solche innerbetrieblichen Unstimmigkeiten, weshalb Unternehmen Aufgaben, die früher im Unternehmen selbst gemacht wurden, an Fremdfirmen vergeben. In den meisten Fällen entscheiden sich die Verantwortlichen aus Kostengründen für die Auslagerung von Aufgaben – das sogenannte Outsourcing [outside resource using]. Das hat auch eine Studie der META Group im Jahr 2002 ergeben. Unternehmen sparen mit Outsourcing zwischen 10 und 18 Prozent ihrer IT-Kosten ein. Da ist es kein Wunder, dass die Marktforscher prognostizieren, dass dieses Geschäft allein in Deutschland von 10,1 Mrd. Euro im Jahr 2002 auf 14,3 Mrd. Euro im Jahr 2005 wachsen soll.

Studie der META Group: Outsourcing Services in Deutschland

Indische Unternehmen entdecken den deutschen Markt für IT-Outsourcing

9.9.2003: Die deutsche IT-Landschaft steht unmittelbar vor einer tiefgreifenden strukturellen Veränderung. Der elementare Bestandteil der IT-Strategie von Großunternehmen heißt Offshore-Outsourcing. Einige indische Unternehmen vermarkten dieses Geschäftsmodell aggressiv. Sie werden bis zum Jahr 2008 bis zu 20 Prozent der IT-Budgets der deutschen Großunternehmen erobern. Das entspricht einem Umsatzpotential für indische IT-Unternehmen von bis zu 14 Mrd. Euro im Jahr. Diese Trendaussage folgert die Unternehmensberatung Deloitte & Touche aufgrund einer aktuell durchgeführten Studie sowohl unter indischen IT-Unternehmen, wie auch unter deutschen Großunternehmen als potenziellen Abnehmern.

Studie von Deloitte & Touche zum Offshore-Outsourcing

Beispiele für Outsourcing gibt es viele

  • Kantine und Betriebsrestaurant
  • Wach- und Schutzdienst
  • Reinigungsdienstleistungen
  • Facility Management
  • Personalentwicklung
  • einzelne Fertigungsstufen aus der Produktion
  • Spedition und Logistik
  • Informations- und Kommunikationstechnologien

Nicht immer ist Outsourcing der erfolgversprechende Weg

Wer Aufgaben aus dem Unternehmen hinaus verlagert, baut eine Schnittstelle auf, die oft mit Reibungsverlusten und Abstimmungsschwierigkeiten verbunden ist. Beispiel Personalabteilung: Die Messe „Personal“ im Juni 2003 hat gezeigt, dass auch im Bereich Human Resource (HR) Outsourcing ein wichtiger Trend ist. Vor allem operative und administrative Aufgaben wie die Lohbuchhaltung und Seminarverwaltung werden an externe Dienstleister vergeben. Das strategische Personalmanagement verbleibt im Unternehmen.

„Die Trennung zwischen strategischen, operativen und administrativen Aufgaben ist aber gar nicht so leicht zu ziehen“, sagt Jürgen Graf, Personalexperte bei Training-Aktuell. Etablierte Abläufe werden unterbrochen, die Verwaltung kann nicht mehr geräuschlos funktionieren. Für die Mitarbeiter gibt es nichts Frustrierenderes, als sich mit „Kleinigkeiten“ herumschlagen zu müssen, meint Graf.

Effekte von Out- und Insourcing im Verarbeitenden Gewerbe

Das Fraunhofer ISI, Karlsruhe, hat bei 1.630 Betrieben des Verarbeitenden Gewerbes in Deutschland untersucht, wie sich die Auslagerung von Aufgaben aus der Konstruktion und Entwicklung, aus der Produktion und aus der IT-Abteilung auf den Erfolg des Unternehmens insgesamt auswirkt. Zunächst stellten die Forscher Gunter Lay und Steffen Kinkel fest, dass Outsourcing folgende Gründe hat:

  • Kosten reduzieren
  • Überlast abfangen
  • Flexibilität erhöhen
  • Kompetenzen ausbauen
  • Qualität verbessern
  • Änderungen bei der strategischen Orientierung

Aber nicht immer stellen sich die gewünschten Erfolge ein: „Für die Industriebetriebe zeigt sich, dass eine höhere Fertigungstiefe kürzere Durchlaufzeiten und höhere Renditen bedeuten“, weiß Gunter Lay aus seinen Untersuchungen. Anders sieht es beim IT-Outsourcing aus. Hier sind keine negativen Effekte der Auslagerung festzustellen.

Fertigungsdurchlaufzeit und Umsatzrendite bei unterschiedlichen Eigenfertigungsanteilen

[Quelle: Fraunhofer ISI, Innovationen in der Produktion 2001, PI-Mitteilung Nr. 30]

Worauf man beim Outsourcing achten sollte

Wenn mit einem Dienstleister ein Outsourcing-Vertrag geschlossen wird, sollten folgende Punkte möglichst detailliert formuliert werden:

  • genaue Leistungsbeschreibung
  • klare Abgrenzung der Leistungen des Unternehmens und des Dienstleisters
  • Definition der zeitlichen Verfügbarkeit des Dienstleisters
  • Bestimmung und Benennung der Kontaktpersonen auf beiden Seiten
  • konkrete Beschreibung der jeweiligen Verantwortungsbereiche

Wer Aufgaben auslagert, sollte sich genau überlegen, welche Faktoren für eine reibungslose Zusammenarbeit entscheidend sind und wie diese gemessen werden können. Darüber sollte dann ein regelmäßiges Reporting erfolgen.

Die Impuls Management Consulting, München, empfiehlt in ihrem Leitfaden zur erfolgreichen Umsetzung von Outsourcing-Projekten ein schrittweises Vorgehen. Das sind:

  • Schritt 1: Klare Festlegung und Beschreibung des Projektablaufes
  • Schritt 2: Detaillierte Darstellung der Ist-Situation und deren relevanten Bereiche
  • Schritt 3: Verbindliche Definition der Soll-Anforderungen an den Outsourcingnehmer
  • Schritt 4: Erstellung einer gut strukturierten und inhaltlich vollständigen Ausschreibung
  • Schritt 5: Auswahl der geeigneten Dienstleister für die Ausschreibung
  • Schritt 6: Überprüfung der Angebote und nachvollziehbare Bewertung der Dienstleister
  • Schritt 7: Entscheidung: Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Entscheidungsgrundlage
  • Schritt 8: Ausarbeitung und Unterzeichnung des Outsourcingvertrages
  • Schritt 9: Schrittweiser Roll ? Out des Outsourcingprojektes
  • Schritt 10: Aufbau und Umsetzung eines zielorientierten Partnerschaftsmanagements

Impulse Management Consulting: Leitfaden für Outsourcing [PDF-Datei]

Oft werden die vom Dienstleister zu erbringenden Leistungen in Service Level Agreements exakt formuliert. Worauf es dabei ankommt, beschreibt unser Dossier:

Wer Outsourcing plant, sollte den Blick nicht nur nach außen auf potenzielle Dienstleister richten. Auch nach innen muss das Outsourcing abgesichert werden. Wenn die Schließung von Abteilungen oder die Versetzung von Mitarbeitern droht, müssen arbeitsvertragliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen beachtet werden. Oft sind Outsourcing-Projekte Auslöser für Konflikte, die nachhaltige negative Effekte auf das Verhältnis zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern haben können.

Alternative Ausgründung?

Wenn Mitarbeiter von einer Auslagerung ihrer Abteilung bedroht sind, kann die Ausgründung in ein eigenes Unternehmen eine Lösung sein, die beiden Seiten Vorteile bringt. Unter Umständen beteiligt sich das „Mutter-Unternehmen“ sogar an seiner neuen „Tochter“. Meistens ist es zumindest der erste Kunde und damit wichtiges Referenzprojekt.

Beispiel reinisch AG, Karlsruhe: Das Unternehmen begann Anfang der neunziger Jahre als Ausgründung eines großen Automobilkonzerns. Franz Reinisch, Gründer des Unternehmens, übernahm die Abteilung für „Technische Dokumentation“ und machte daraus ein sehr erfolgreiches Unternehmen. Im Laufe der Jahre übernahm er auch aus anderen großen Unternehmen die „Technische Dokumentation“ und gliederte diese seinem Unternehmen ein.

Outsourcing ist meist der erste Schritt einer Partnerschaft

Wer Arbeitsschritte oder Aufgaben aus seinem Unternehmen an andere weg gibt, braucht einen verlässlichen Partner, damit sich möglichst schnell reibungslose Abläufe und eine effektive und effiziente Partnerschaft ergeben. Sonst sind die Transaktionskosten so hoch, dass sie vermeintliche Kosteneinsparungen übersteigen. Deshalb ist es wichtig, Outsourcing als strategische Gestaltung der eigenen Wertschöpfungskette zu begreifen und nicht nur als Maßnahme zur Kostenreduktion. Das greift in den meisten Fällen zu kurz.

Links:

Outsourcing: Argumente Pro und Contra

http://www.gcr.com/sharedfile/...

Rechtliche Aspekte zur Gestaltung von Verträgen beim Outsourcing von Software-Anwendungen:

http://www.computerrecht.de/...

Zahlreiche rechtliche und betriebswirtschaftliche Beiträge zum Thema Outsourcing:

http://www.outsourcing-info.de

Allgemeine Checklisten zum Outsourcing:

http://www.lexsoft.de/downloads/...

Bücher:

Marcus Hodel: Outsourcing-Management kompakt und verständlich

Praxisrelevantes Wissen in 24 Schritten

http://www.amazon.de/exec/...

Heike Bruch: Outsourcing - Konzepte und Strategien, Chancen und Risiken

http://www.amazon.de/exec/...

[JF]

Dazu im Management-Handbuch

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