VerträgeChaos bei der Ablage und Archivierung vermeiden

Werden Verträge durch mehrere Stellen im Unternehmen, beispielsweise durch die Produktionsabteilung, den Einkauf und die Fuhrparkleitung geschlossen, geht leicht der Überblick verloren. Dabei macht es Sinn, dass die Fachabteilungen zwar Dienstleister und Lieferanten vorschlagen, der Einkauf aber die eigentlichen Verhandlungen führt.

Ist es zum Beispiel aufgrund größerer Sachkenntnis effizienter, dass die Fachabteilungen selbst verhandeln, sollten Sie Nadelöhre schaffen und Verträge grundsätzlich von der Geschäftsführung unterzeichnen lassen. Weisen Sie die Buchhaltung an, Zahlungen nur zu den vertraglich festgelegten Konditionen vorzunehmen. Eine Änderung dieser Konditionen obliegt der Genehmigung der Geschäftsführung.

Häufig stellt schon die Frage nach der Ablagestelle von Verträgen ein Problem dar. Für nachträgliche Änderungen fehlt oft auch ein schriftlicher Beleg. Zentralisieren Sie deshalb die Ablage, ebenso wie die von Zusatzinformationen oder zusätzlichen Vereinbarungen. Weisen Sie Ihre Buchhaltung an, dass Sie bei der Prüfung von Rechnungen nur auf dieses Archiv zurückgreifen darf. Fehlen die vertraglichen Grundlagen, wird die Zahlung so lange zurückgestellt, bis alles aktualisiert ist.

Mitarbeiter, die direkt mit Dienstleistern und Lieferanten verhandeln, wissen häufig nicht, was in Verträgen verabredet wurde: Wer trägt zum Beispiel bei Lieferungen die Transportkosten? Welche Leistungen sind im Servicevertrag des Softwareanbieters festgehalten? Verbessern Sie die Verhandlungsposition dieser Mitarbeiter, indem Sie die Verträge digital und durch ein Passwort geschützt für die berechtigten Mitarbeiter verfügbar machen.

Wertvolle Potenziale gehen verloren, wenn Verträge nicht rechtzeitig neu verhandelt werden. Denn nach Ablauf der Laufzeit können sie sich unter Umständen automatisch unbefristet verlängern. Auch die eigene Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und Dienstleistern ist stärker, wenn Sie alternative Angebote einholen und damit argumentieren.

Führen Sie deshalb eine eigene Vertragsüberwachung ein, um zum Beispiel bei der Digitalisierung der Verträge die Laufzeiten und Kündigungsfristen gesondert erfassen zu können. Wenn die Verträge ablaufen, wird die Vertragsbeziehung mit der entsprechenden Fachabteilung diskutiert. Dabei sollte entschieden werden, ob ein Vertrag einfach verlängert, ganz oder in Teilen neu verhandelt oder gekündigt werden soll. Diese Vorgehensweise ist auch deshalb zu empfehlen, weil die Lieferanten- und Dienstleisterbeziehung damit regelmäßig auf dem Prüfstand steht und über Alternativen nachgedacht wird.

• Definieren Sie ein Archiv, auf das alle zugreifen müssen. Was es hier nicht gibt, darf bei Zahlungen und Verhandlungen nicht berücksichtigt werden.
• Archive sollten komplett digital angelegt sein oder zumindest ein elektronisches Register haben, auf das alle Berechtigten (im Lesemodus) zugreifen können.
• Nur eine Person und deren Vertretung sollten Veränderungen in diesem Archiv vornehmen können. Jede Veränderung muss dokumentieren, wer sie veranlasst hat.
• Bezüglich Kündigungsfristen und anderer wichtiger Daten sollte es ein Warnsystem geben; vor allem dann, wenn Änderungen bis zu ihrer Wirkung lange Vorlaufzeiten haben.
• Mindestens einmal jährlich sollten alle Verträge auf den Prüfstand kommen.