Virtuelle BürosVom Home Office zur Top-Adresse

Das Prinzip ist schnell erklärt. Für einen festen monatlichen Preis erhalten die Nutzer eine professionelle Büroadresse und eine eigene Geschäftsrufnummer mit einem geschulten Post- und Telefondienst. Zusatzangebote wie tatsächliche Büro- und Konferenzräume an der repräsentativen Adresse können kurzfristig wie ein Hotelzimmer gebucht werden – für einige Stunden, ein paar Tage oder auch pro Monat.

Der Anlass entscheidet über die genaue Art der Nutzung. Das heißt, Unternehmer sollten sich zunächst überlegen, welche Bedürfnisse ihre Firma hat und welche Leistungen daher infrage kommen. Soll lediglich die Post weitergeleitet werden? Oder braucht man einen professionellen Telefonservice? Möchte man eine Top-Adresse in einer Finanzmetropole oder lieber nah an zu Hause, sodass man die Büros, Besprechungsräume und Videokonferenzstudios vor Ort jederzeit nutzen kann?

Virtuelle Büros befinden sich in der Regel an renommierten Adressen wie der Münchner Maximilianstraße, auf dem Kudamm in Berlin, den Champs-Elysées in Paris oder im New Yorker Chrysler Building. Eine solche Adresse auf dem Briefkopf klingt professioneller als eine Hausadresse in einem Vorort und ist zudem ein geeigneter Ort, um Kunden und Investoren zu treffen, sagen entsprechende spezialisierte Anbieter wie Regus. Um zu gewährleisten, dass die Virtual-Office-Kunden keine Schein- oder Briefkastenfirmen sind, kontrollieren seriöse Anbieter diese im Vorfeld des Vertragsabschlusses. Nur wer persönlich seinen Personalausweis vorlegt und einen Handelsregistereintrag nachweisen kann, darf die Geschäftsadresse verwenden.

Für Selbstständige, die von zu Hause aus tätig sind, ist es ein nur zu gut bekanntes Schreckgespenst, wenn ein potenzieller Investor anruft und der dreijährige Sohn ans Telefon geht. Genauso wenig ist gewünscht, dass beim Anruf eines wichtigen Kunden die Kinder im Hintergrund um das liebste Spielzeug streiten.

Bei einem virtuellen Büro dagegen nimmt ein geschulter, professioneller Telefondienst die Anrufe entgegen oder leitet sie weiter. Dieser Service ermöglicht dem Nutzer zudem, auf Reisen zu sein oder Kunden zu besuchen und dabei sicher zu gehen, dass Anrufe auf seiner Geschäftsnummer professionell beantwortet werden. Dadurch kann er dem Gefühl entkommen, an den Schreibtisch gefesselt zu sein. Auch ein kurzer Abstecher zum Supermarkt oder zum Sport ist jederzeit möglich.

Zudem gewinnt der Unternehmer mehr Zeit für seine Kunden. Er muss weder eine Sekretärin einstellen, noch das Büro ausstatten und unterhalten, noch Briefe selbst zur Post bringen. Bei einem virtuellen Büro übernimmt geschultes Personal sämtliche administrativen Aufgaben, sodass sich der „Mieter“ auf sein Kerngeschäft und die Kunden konzentrieren kann.

Neben Existenzgründern und Freiberuflern kommt das virtuelle Büro auch für kleine und mittlere Unternehmen infrage, die sich in einem neuen Markt vortasten möchten. Das kann ein zweiter Standort in Deutschland sein oder eine neue Niederlassung in Shanghai. In diesem Fall bietet die virtuelle Büroversion eine vor allem risikoarme Möglichkeit, Präsenz zu zeigen, bevor man sich tatsächlich am jeweiligen Standort niederlässt. Wer dann Fuß gefasst hat und über einen längeren Zeitraum Räumlichkeiten benötigt, kann das Virtual Office jederzeit in ein richtiges Büro umwandeln. Der Vorteil liegt auf der Hand: Man muss weder seine Geschäftsadresse ändern noch zeitraubend nach Räumlichkeiten suchen.