Virtuelle Zusammenarbeit

Weil im Wettbewerb Schnelligkeit zählt, ist es für Unternehmen wichtig, reale geografische Distanzen zu überbrücken. Hier setzen Collaboration-Lösungen an. Menschen können über Länder und Kontinente hinweg in virtuellen Teams zusammenarbeiten und wichtige Entscheidungen schneller treffen. Die Effektivität von Teamarbeit steigt durch die Kommunikation in Echtzeit und die zusätzlichen Kanäle und Tools, die die Collaboration-Lösungen im Vergleich zur E-Mail oder einem Telefonat bieten. Collaboration-Lösungen werden eingesetzt, um Teamarbeit zu unterstützen und die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Interessengruppen zu optimieren.

Mobile und räumlich verteilte Mitarbeiter erfordern eine neue Art der Zusammenarbeit und Führung. Collaboration-Lösungen sind die Summe aller Tools und Methoden, die diesen Wandel der Arbeitswelt durch Globalisierung und Mobilität fördern. Hierzu gehören nicht nur Softwarelösungen, sondern auch alle Möglichkeiten, die das Web 2.0 bietet wie zum Beispiel Wikis, Blogs, Social Media oder Unified Communications. Gemeinsam ist diesen Lösungen: 

• Menschen werden einfacher und unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät zusammengebracht
• Physische Anwesenheit erübrigt sich
• Einsparung von Zeit und Reisekosten
• Verringerung von CO2-Emissionen und dadurch Entlastung der Umwelt
• Steigerung der Produktivität
• Ermöglichung von mehr Markt- und Kundennähe
• Abkürzung von Entscheidungswegen
• Beschleunigung des Innovationstempos
• Nutzung kollektiver Intelligenz

Collaboration kann als Überbegriff für jede Option zur virtuellen Zusammenarbeit gesehen werden. Es vernetzt isoliertes Wissen zu einer höherwertigen Form kollektiver Intelligenz und hat tief greifenden Einfluss auf Geschäftsprozesse und die Unternehmenskultur. Collaboration verändert aber nicht nur einzelne Organisationen, sondern unsere ganze Lebens- und Arbeitswelt. Technisch verdanken wir diese Revolution sogenannten intelligenten Netzwerken. Netzwerke verbinden nicht mehr allein technische Systeme, sondern Menschen jederzeit, an jedem Ort und über nahezu beliebige Endgeräte.

Laut Gartner-Analysten nutzten im Jahr 2011 bereits 75 Prozent der Unternehmen Webkonferenzen als Standardanwendung. Die Marktforscher von Frost & Sullivan prophezeien bis zum Jahr 2014 ein jährliches Marktwachstum von 20 Prozent für Webkonferenzen. Das rührt auch daher, dass sich kaum ein anderes Instrument so gut zur Effizienzsteigerung und Flexibilisierung von Unternehmensprozessen eignet wie ein Online-Meeting.

Studien bestätigen, dass Collaboration einen hohen Return on Invest (ROI) erzeugt. Ein wichtiger Mehrwert ist, dass die Software nicht nur für Onlinepräsentationen, sondern auch für virtuelle Teammeetings mit Kunden und Lieferanten eingesetzt werden kann oder auch bei der Akquise von Neukunden. So potenziert sich der Nutzen und beschleunigt den ROI. Dabei muss zwischen primärem und sekundärem Nutzen unterschieden werden. 

Primäre Nutzen:

• Kosten reduzieren
• Zeit gewinnen
• Gewinne erhöhen
• Zusätzliches Einkommen schaffen
• Bekanntheitsgrad steigern (Marke beziehungsweise Experte)
• Kontakte generieren
• Prozesse beschleunigen

Sekundäre Nutzen:

• Mehr Ressourcen für neue Projekte
• Mehr Zeit und Energie für wichtige Aufgaben
• Weniger Abwesenheit von Führungskräften und Teammitgliedern
• Innovations- und Wettbewerbsvorsprung
• Bessere Teamarbeit beziehungsweise höhere Qualität der Zusammenarbeit
• Zufriedenere Mitarbeiter
• Direktere Führung
• Schnellere und flächendeckendere Schulung aller Mitarbeiter

Die Kommunikationsagentur Publicare Marketing Communications GmbH hat in einem Test den ROI von Webkonferenzen anhand eines Beispiels errechnet:

Es lässt sich leicht ausmalen, wie sich die Einsparungen bei höheren Stundenlöhnen, etwa für Top-Manager oder hochkarätige Experten, bei einer größeren Anzahl von Teilnehmern oder bei interkontinentalen Flügen entwickeln. Zudem ist der sekundäre Nutzen in dieser Berechnung ebenfalls noch nicht enthalten. Einige Zahlen aus der erwähnten Studie von Frost & Sullivan belegen, wie hoch die Einsparungen sind: 

• Amerikanisches Pharmaunternehmen: Einsparungen von 18.000 Dollar pro Monat und pro Team
• Versicherung: Einsparung von 2.000 Dollar pro persönlichem Besuch durch dreistündige Webkonferenz
• Beratungsunternehmen: Reduktion der Geschäftsreisen um 60 Prozent

Frost & Sullivan konnten aufzeigen, dass virtuelle Präsentationen den Entscheidungsfindungsprozess in manchen Fällen von einigen Monaten auf zehn Tage reduzieren konnten und einen ROI von 235 Prozent in nur zwei Jahren erreichten.