VisualisierungGrafische Darstellungen im Projektmanagement

Sie helfen bei der Ideenfindung, der Ressourcenplanung und verschaffen Überblick: Unterschiedliche grafische Darstellungen erleichtern das Projektmanagement.
Von Mahir Kulalic

Visualisierung im Projektmanagement fördert die Produktivität. Mit grafischen Darstellungen behalten Sie wichtige Faktoren im Auge, ob Zeitplanung, Struktur oder Fortschritt. Visualisierungen erleichtern die Kommunikation im Team und mit externen Dienstleistern und Partnern. Sie vermitteln Informationen logisch und strukturiert.

Je nach Zweck gibt es unterschiedliche Darstellungsarten. Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs Ansichten vor, mit denen Sie Projekte visualisieren und damit unterschiedliche Herausforderungen und Probleme lösen.

Gantt-Chart: Zeitplanung, Abhängigkeiten und Meilensteine

Gantt-Chart mit Abhängigkeiten in factro

Das Gantt-Chart ist eine gängige und beliebte Methode für die zeitbezogene Darstellung von Projekten. Alle Aufgaben werden mit den ihnen zugewiesenen Zeiträumen als Balken auf einer Zeitachse untereinander sortiert. Das Gantt-Diagramm ist sehr gut für die Termin- und Ablaufplanung geeignet, da es neben Fristen auch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen sowie Meilensteine anzeigen kann. Solche Abhängigkeiten und Hinweise schaffen Klarheit und strukturieren die nächsten Schritte.

Vorteile

Flexibel, übersichtlich, alles im zeitlichen Kontext.

Nachteile

Bei sehr großen Projekten komplex, sehr linear.

Kanban: Agiles Projektmanagement

Ein Kanban-Board mit verschiedenen Status in factro

Mit einem Kanban-Board können insbesondere agile Teams sehr effektiv Projekte visualisieren. Das Board wird mit den benötigten Status konfiguriert und Aufgaben können direkt und übersichtlich zugeordnet werden. So schafft es Klarheit über den Fortschritt von Aufgaben. Das ist gerade für Teams und Projekte geeignet, wo es auf die Bearbeitung einzelner Aufgaben – auch in Isolation – ankommt, zum Beispiel in der Software-Entwicklung oder beim Ticketing.

Vorteile

Sehr agil, übersichtlich.

Nachteile

Zusammenhänge und Zeitplanung nicht ersichtlich.

Projektstrukturbaum: Übersicht pur

Der Projektstrukturbaum zeigt die Zusammenhänge im Projekt

Ein Strukturbaum ist besonders zu Beginn eines Projekts eine leistungsstarke und sinnvolle Visualisierung. Bevor es an die einzelnen Aufgaben geht, sollte das Projekt in seiner Form festgelegt werden. So wird übersichtlich und eindeutig strukturiert, wie es verlaufen soll. Selbst komplexe Zusammenhänge werden visualisiert.

Der Strukturplan schafft Transparenz und eine Basis, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können. Aufgrund der Klarheit eignet er sich auch kommunikativ – etwa bei der Präsentation bei Stakeholdern oder externen Partnern.

Vorteile

Schafft Zuordnung und Übersicht, leicht nachvollziehbar, für externe Kommunikation geeignet.

Nachteile

Bei sehr großen Projekten weniger übersichtlich, keine Abhängigkeiten sichtbar.

Tabelle: Informationen sortieren und filtern

Tabelle zur Darstellung der Aufgaben inklusive Details

In Form einer Tabelle können Projekte und Aufgaben klar geordnet werden. Die jeweiligen Spalten der Tabelle stellen alle zugeordneten Informationen dar. Durch die Auflistung aller Projektbestandteile entsteht Transparenz. Der größte Vorteil einer Tabelle ist die flexible Konfiguration.

Daten lassen sich nach eigenen Wünschen sortieren und gruppieren, was für Klarheit sorgt. Mit Filtern lassen sich genau die Informationen raussuchen, die gesucht werden, ohne dabei die gesamte Tabelle durchgehen zu müssen. Das gelingt besonders leicht bei darauf zugeschnittenen Tools – zu denen Excel allerdings nicht gehört.

Vorteile

Flexibel konfigurierbar, leicht verständlich.

Nachteile

Umfangreiche Tabellen sind unübersichtlich, Zusammenhänge werden nicht dargestellt.

Mindmap: Kreative Ideenfindung

Eine Mindmap, hier von MindMeister, hilft bei der Ideenfindung

Eine sehr beliebte Form bei der ersten Ideenfindung ist die Mindmap. Sie ist in ihrer Form und Gestaltung sehr frei und überlässt es dem Nutzer, seine Vorstellungen und Kreativität umzusetzen. Dadurch ist die Mindmap sehr flexibel.

Zudem ist diese Darstellungsform einfach zu erstellen und zu verstehen, wodurch sie sich für grobe Planungen eignet. Aufgrund ihrer Flexibilität ist die Mindmap auch vielseitig einsetzbar und nicht auf bestimmte Projekttypen festgelegt.

Vorteile

Flexibel, einfach, vielseitig einsetzbar.

Nachteile

Nicht für komplexe Projekte geeignet; wird bei vielen Elementen unübersichtlich.

Projektübergreifende Darstellungen

Der Projektüberblick von factro zeigt alle laufenden Projekte mit Fortschritten und Daten

In der Regel laufen in einem Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig. Um den Überblick zu behalten, eigenen sich Ansichten, die die relevanten Daten aller Projekte visualisieren. Dies gelingt zum Beispiel mit einem übergreifenden Kanban-Board oder einem umfassenden Projektüberblick.

Mit projektübergreifenden Ansichten behalten Sie die Übersicht über alle Aufgaben, unabhängig davon, welchem Projekt sie zugeordnet sind. Sie erkennen schnell, was gerade besonders relevant ist.

Vorteile

Alle Projekte und Aufgaben auf einen Blick; immer auf dem neuesten Stand.

Nachteile

Bei sehr vielen Projekten und Aufgaben unübersichtlich.

Fazit

Visualisierung im Projektmanagement schafft für alle Mitarbeiter ein transparentes und gemeinsames Verständnis über den Status und die To-Dos. Doch es gibt nicht die „richtige“ Visualisierung für alle Fälle, sondern passende Lösungen für verschiedene Fragestellungen und Probleme. Je nach Projektfortschritt und der Art der dargestellten Informationen sind unterschiedliche Darstellungen nötig. Achten Sie daher bei der Wahl Ihres Projektmanagement-Tools darauf, dass alle visuellen Formen angeboten werden, die bei Ihren Projekten helfen.

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