VisualisierungPräsentationen wirken durch den Wechsel vom Text zum Bild

Alle, die in Vorträgen und Präsentationen informieren, erläutern, überzeugen und die eigenen guten Ideen auch von der Zielgruppe schnell und einfach verstanden haben wollen, verwenden nicht nur Worte, sondern auch Bilder. Bilder wecken die Aufmerksamkeit rascher und fesseln stärker als Geschriebenes und Gesprochenes. Und schließlich bleiben durch Bilder vermittelte Ideen besser im Gedächtnis haften, weil die Informationen gehirngerecht verarbeitet werden können.

Ein Bild macht’s einfacher. Ein Begriff wird durch Visualisieren „augenfällig“. Eine Information zu visualisieren bedeutet, sie so aufzubereiten, dass sie die Sprache unterstützt. Probleme, Ideen und Aufgaben werden in Bilder umgewandelt; Phantasie und Wissen gleichzeitig genutzt. Visualisieren reduziert also die Komplexität von Informationen. Beim Visualisieren von Präsentationen geht es darum, Inhalte und Botschaften kompakt, präzise und deutlich weiterzugeben. Komplizierte Zusammenhänge lassen sich durch ein Bild auf den Punkt bringen. Ideen, Probleme, Gefühle und natürlich Zahlen können in Bilder umgesetzt werden.

Jede Präsentation, in der es um Statistiken oder um Bilanzen geht, um Geld oder um Bevölkerungszahlen, wartet mit den ausgefeiltesten Diagrammen auf. Nur leider bringen gerade solche Diagramme die wichtigste Aussage nicht auf den Punkt, weil das Diagramm zu viele Detailinformationen enthält. Manche missverstehen Visualisieren auch als Aufforderung „irgendwie“ Bilder in die Präsentation einzubringen, nach dem Motto: „Da war doch noch was mit der Gehirnhälfte, die Bilder mag, also rein mit einem Bild“. Effektives Visualisieren setzt Schwerpunkte und ist nicht bloß Ornament.

Weshalb bleiben uns Bilder so gut im Gedächtnis? Was passiert in unserem Kopf, wenn wir Informationen aufnehmen, lernen oder uns erinnern wollen? Das Gehirn ordnet alles, was es an Sinneseindrücken und damit an Informationen aufnimmt, in ein System ein und bildet Kategorien. Das fällt ihm leichter, wenn die Informationen inhaltlich oder wenigstens formal zusammenhängen. Eine Präsentation, die diese Arbeitsweise des Gehirns berücksichtigt, bewirkt mehr als eine, die das nicht tut. Bilder machen Meetings überdies effizienter, wie Forscher der Universität Minnesota herausfanden. Sie verkürzen die durchschnittliche Dauer um mehr als ein Viertel von 26,7 Minuten auf 18,6 Minuten.

Visualisieren zwingt zur Präzisierung. Das gilt vor allem für Sie, weil Sie die Kernaussagen einer Botschaft herausarbeiten müssen, um sie in Bilder fassen zu können. Das gilt aber auch für Ihr Publikum: Diesem bleibt gar nichts anderes übrig, als sein Interesse auf Ihr Thema zu lenken, wenn Sie dieses Thema konsequent visualisieren. Bilder ersparen langatmige Erklärungen, weil sie sofort Erinnerungen und Gefühle wachrufen – vorausgesetzt, der Betrachter erkennt, worum es sich handelt und kann mit dem Abgebildeten etwas verbinden. Und Sie unterstützen die Erinnerung: Wenn das flüchtige Wort längst verklungen ist, bleibt die Idee als Bild im Kopf.

Vorbereitung einer wirkungsvollen Präsentation

Nicht selten wird das Publikum bei Präsentationen mit Informationen regelrecht überflutet. Wer mit dem Bewusstsein aus einer solchen Veranstaltung geht, das eine oder andere begriffen oder gar etwas dazugelernt hat, darf sich glücklich preisen. Wer weniger behalten hat, obwohl die Information wichtig war und der Redner ein kluger Kopf, kann sicher sein, dass daran nicht das schwierige Thema oder die eigene Begriffsstutzigkeit schuld sind, sondern die Vermittlung.

Fühlen Sie sich als Referent bitte verpflichtet, für Ihr Publikum das Zuhören, Zusehen und Verstehen einfach und interessant zu machen. Die wichtigste Grundlage einer gelungenen Präsentation ist die KISS-Formel: „Keep It Short and Simple“.

Aufbau der Präsentation

Eines ist sicher, je besser Sie Ihre Präsentation strukturieren, desto effektiver können Sie auch visualisieren. Damit ist aber nicht etwa ein Ausschmücken von Bildern und Grafiken gemeint. Visualisieren bedeutet: Probleme, Ideen und herausfordernde Aufgaben, die durch die Aufbaustruktur in sich schlüssig sind, bildhaft darzustellen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Informationen zu strukturieren und damit eine gute Vorlage für die Visualisierung zu liefern. Zum Beispiel chronologisch vom Überblick zum Detail oder vom Bekannten zum Unbekannten. Besonders das Vier-W Modell ist äußerst effizient beim Aufbau einer Präsentation. Aufgrund der Erkenntnis, dass jeder Mensch sein Gehirn nach bestimmten „Lieblingsmustern“ benutzt, jeder seine eigene Art und Weise hat, Inhalte zu strukturieren, zu lernen und sich zu motivieren, haben Lern-Psychologen eine Anleitung für alle entwickelt, die Inhalte für andere gut aufbereiten wollen. Das Vier-W Modell gibt Antwort auf die grundsätzlichen Fragen: „Was?“, „Warum?“, „Wie?“ und „Wozu?“.

Warum?

• Sagen Sie, was Ihnen das Thema bedeutet.
• Sagen Sie, wer Sie sind, was Sie kompetent macht und warum gerade Sie hier präsentieren.
• Zeigen Sie die allgemeine Bedeutung des Themas.
• Stellen Sie geschichtliche Bezüge her, betten Sie das Thema in einen historischen Kontext.
• Beziehen Sie die Erfahrungen der Teilnehmer ein.

Was?

• Sagen Sie Ihrem Publikum, welches Ziel Sie mit der Präsentation verfolgen.
• Geben Sie Definitionen. Nennen Sie Zahlen, Daten und Fakten.
• Zeigen und erklären Sie Statistiken und wählen Sie passende Grafiken und Schaubilder.
• Zitieren Sie Experten und erwähnen Sie Literaturhinweise.

Wie?

• Geben Sie Beispiele.
• Illustrieren Sie das Thema durch eine Geschichte.
• Fordern Sie zum Handeln auf und erklären Sie „Wie genau soll gehandelt werden“, „Wie gehe ich vor“.
• Erstellen Sie bei einer Moderation gemeinsam mit den Teilnehmern eine Aktivitäten-Checkliste oder eine To-do-Liste.

Wozu?

• Zeigen Sie den Sinn des Themas auf und welchen persönlichen Nutzen die Teilnehmer haben. Arbeiten Sie Werte heraus, das, was für Ihre Zielgruppe wünschens- und erstrebenswert ist.
• Zeigen Sie, was sich für die Zuhörenden ändern wird, wenn das Thema bearbeitet ist.
• Fordern Sie die Teilnehmer auf, Anwendungsmöglichkeiten zu erarbeiten.

Am einfachsten gelingt die Strukturierung mit einem Mind Map. Sie schreiben in die Mitte das Thema und zeichnen von der Mitte aus für jedes Wort einen Ast.

Nehmen Sie nun den Papierstapel an Informationen und ordnen Sie die Inhalte in Stichworten dem jeweiligen Ast zu. Sie sehen sehr schnell, ob ein Ast zu wenig „abbekommen“ hat. Ein sicheres Zeichen für eine langweilige Präsentation ist es, wenn der „Was“-Ast übervoll ist.

Roter Faden und Überblick

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Publikum zu frustrieren. Es gibt aber ebenso viele Möglichkeiten, eine Präsentation - mit denselben Inhalten - zu einem spannenden Erlebnis zu machen. Was erwartet das Publikum von einer Präsentation? Das Publikum möchte in möglichst kurzer Zeit möglichst viel Neues erfahren, und zwar so, dass es sich dabei nicht langweilt. Im Normalfall können Sie davon ausgehen, dass Ihr Publikum guten Willens ist.

Sie dürfen aber nicht erwarten, dass Ihr Publikum Ihnen zuliebe über sich selbst hinaus wächst. Es ist zutiefst menschlich, Assoziationen und Gedankenbrücken zu bilden und eben nicht konzentriert jedem Satz Ihrer Präsentation zu folgen. Wenn jemand geistig abdriftet, bedeutet das nicht unbedingt Desinteresse. Während Sie die Umsatzzahlen erläutern, geht einer der Kolleginnen vielleicht die letzte Mathenote des Sohnes durch den Kopf. Während Sie das Foto der neuen Personalleiterin einblenden, denkt eine andere Zuhörerin an das Gespräch mit der letzten Personalleiterin zurück. Ihre Aufgabe ist es, Ihr Publikum gedanklich immer wieder zum Thema zurückzuführen. Das geht umso leichter, je sorgfältiger Sie die Präsentation vorbereitet haben.

Es gibt eine einfache, wirkungsvolle Methode, den roten Faden sichtbar zu machen: Visualisieren Sie, mit Farben, Symbolen und grafischen Hilfsmitteln. Oder mit einer Kombination aus alledem - aber unbedingt in Maßen. Wenn vor lauter Farben und Symbolen niemand mehr weiß, worauf Sie hinaus wollen, dann verschwindet alles in den visualisierten Details. Für den roten Faden ist auch wichtig: Verwenden Sie im Vortrag genau die Formulierungen, die auch auf den Flipcharts oder an der Pinnwand stehen, jede Abweichung irritiert.

Dramaturgie und wichtige Argumente

Eine gute Präsentation ist wie ein Theaterstück. Nichts geschieht zufällig, alles läuft nach einem vorher festgelegten Plan ab. Sie sind nicht nur Vortragender, sondern auch Regisseur und Dramaturg. Gestalten Sie einen Höhepunkt, wecken Sie Interesse: Stellen Sie das neueste Auto aus der Serie XL vor, dann zeigen Sie zum Beispiel nicht sofort das ganze Fahrzeug, sondern zunächst Ausschnitte und erst ganz zum Schluss das komplette Bild. Stellen Sie das Konstruktionsteam mit einem Bild vor und erzählen Sie dazu kurz von den Fähigkeiten und Kompetenzen dieser Menschen - ohne schon von dem Auto etwas zu verraten. Oder zeigen Sie das Auto auf dem ersten Bild zunächst unscharf, um die Neugier zu wecken, und erst als Schlussbild gestochen scharf.

Wenn jede Information, über die Sie etwas erzählen, mit Folien visualisiert wird, dann hat nichts Gewicht. Da rauschen dann 30 PowerPointfolien am Publikum vorbei und niemand weiß, was denn nun wirklich wichtig war. Fragen Sie sich also bitte immer, was die Hauptargumente oder -informationen sind. Und für diese wichtigen Informationen bereiten Sie ganz bewusst die Visualisierung vor. Zum Beispiel sollten den Kernthesen besonders eindrucksvolle Grafiken oder Fotos vorbehalten bleiben. So vermeiden Sie, dass sich das Publikum ein verzerrtes Bild von der Bedeutung und Gewichtung Ihrer Aussagen machen. Wichtig findet Ihr Publikum nämlich das, was sehr oft oder mit sehr eindrucksvollen Bildern gezeigt wird.

Falls Sie Ihre Präsentation mit Folien visualisieren, dann erregen Sie bei Ihrem Publikum viel Aufmerksamkeit, wenn Sie das wichtigste Argument zum Beispiel mit Karten auf einer Pinnwand darstellen. Dieser Medienwechsel hat darüber hinaus den Vorteil, dass das Hauptargument oder die Hauptinformation ständig vor Augen bleibt.

Einstieg und Schluss

Selbst wenn Sie im Hauptteil brillante Informationen für Ihr Publikum bereithalten: Mit einem langweiligen Einstieg machen Sie es Ihrem Publikum schwer, konzentriert bei der Sache zu bleiben. Bauen Sie zum Beispiel einen Spannungsbogen auf, indem Sie gleich zu Anfang eine Frage stellen oder etwas behaupten, was sich durch die gesamte Präsentation hindurch zieht. Die endgültige Antwort gibt es erst zum Schluss. So könnten Sie fragen: „Welche der Technologien, glauben Sie, setzen sich durch?“ und antworten vorläufig: „Meine Präsentation liefert Ihnen Pro und Contra, und in 25 Minuten können wir diese Frage beantworten.“ Dazu visualisieren Sie ein Einstiegs- und ein Schlussbild, das diesen Spannungsbogen unterstützt. Oder Sie sind als Experte eingeladen und präsentieren ein aktuelles Thema. Sie könnten beginnen mit: „Die Frage an mich lautete, wie der Markt in drei Jahren aussieht. Lassen Sie uns gemeinsam wichtige Einflussfaktoren erörtern und nachher, das verspreche ich Ihnen, wage ich für Sie eine Prognose.“

Der Schluss einer Präsentation ist entscheidend für das, was in Erinnerung bleibt. Der richtige Schluss macht eine Präsentation „rund“. Geben Sie jetzt die Antwort auf Ihre Eingangsfrage. Lösen Sie den Spannungsbogen auf. Wenn Sie das Publikum anfangs nach ihrer Meinung gefragt haben, fragen Sie es jetzt noch einmal. Und nehmen Sie sich die Zeit für eine kurze Zusammenfassung, denn was Sie zum Abschluss wiederholen, prägt sich besonders gut ein. Mit einem Einstiegs- und Schlussbild runden Sie Ihre Präsentation perfekt ab. Mir persönlich gefällt es sehr gut, wenn Einstieg und Schluss auch visuell zusammenpassen.

Nicht allen gelingt es mühelos, sich für einen Begriff oder eine Idee sofort ein Bild vor das innere Auge zu rufen. Visualisieren können Sie aber trainieren. Je öfter Sie versuchen, sich von einer Sache ein Bild zu machen, desto schneller wird es Ihnen gelingen. Versuchen Sie, sich unter Gewinnmarge, Geschwindigkeit oder Marktanalyse etwas vorzustellen. Los geht's:

Gewinnmarge visualisieren

Sehen Sie bei Gewinnmarge den „Tropfen auf dem heißen Stein“? Oder müssen Sie die Gewinnmarge mit der Lupe suchen? Oder sehen Sie einen prallgefüllten Sack mit Münzen? Oder ist sie der Stützpfeiler, der die Menschen im Unternehmen trägt?

Geschwindigkeit visualisieren

Was sehen Sie bei Geschwindigkeit? In welchem Zusammenhang steht sie? Die Geschwindigkeit, mit der neue Produkte entwickelt werden? Die Schnelligkeit der Auslieferung? Vielleicht assoziieren Sie mit Geschwindigkeit etwas Langsames, im schlimmsten Fall das Tempo, mit dem bei Ihnen Kundenanfragen beantwortet werden, das Bild einer Schnecke? Oder Sie sehen ein Transportmittel? Ein Auto, einen Lastwagen, einen Güterwaggon, ein Flugzeug? Oder etwas nach dem Motto „Geschwindigkeit ist keine Hexerei“ und dazu eine Hexe auf einem Besen?

Marktanalyse visualisieren

Und weil aller guten Dinge drei sind: Welches Bild können Sie sich bei einer Marktanalyse vorstellen? Den meisten Menschen fallen zur Marktanalyse Grafiken ein. Völlig in Ordnung, wenn die Grafik gut gestaltet ist. Aber es gibt auch noch andere Möglichkeiten. Vielleicht arbeiten Sie ja in einem überschaubaren Markt mit vier Mitbewerbern, also vier Marktständen. Wo stehen dann die meisten Menschen?

Und zu guter Letzt …

Schwirren die Gedanken in Ihrem Kopf wie Hummelschwärme? Wissen Sie jetzt gar nicht mehr, worauf Sie achten sollen? So viele Tipps und Tricks, so viele Fallstricke und Dinge, die beachtet werden sollen. Kann das gut gehen? Setzen Sie sich Schwerpunkte, niemand kann alles sofort und das auch noch perfekt. Es ist ein menschlicher Wunsch alles perfekt zu können, sinnvoll ist er nicht.

Vielleicht haben Sie jetzt viele Ideen und Anregungen bekommen und gleichzeitig ist da die leise Stimme im Hinterkopf: „Wann willst du das denn alles tun?“ „Du hast doch eh schon zu viel Zeit mit dem Vorbereiten der Folien verbracht und jetzt auch noch ändern oder sogar etwas völlig Neues wie Flipchart und Pinnwand einführen. Das klappt doch nie und du blamierst dich bis auf die Knochen.“ Geben Sie den neuen Ideen Raum und schieben Sie sie nicht sofort zur Seite, lassen Sie Ihre Ideen wachsen. Und erst dann sortieren Sie aus. Bereiten Sie diese Auswahl vor und setzen Sie die Visualisierungsideen um. Es ist sinnvoller, wenn Sie sich erstmal nur drei neue Dinge für Ihre Visualisierung vornehmen und die aber auch verwirklichen.

Gute Präsentationen und Filme haben eine Gemeinsamkeit: Beide erzählen Geschichten, fesseln und bewegen das Publikum und beide erreichen das zu einem Großteil mit Bildern. Aber nicht nur mit den Bildern, die Sprache und die Ausdruckskraft der Menschen gehören auch dazu. Stehen Sie zu Ihren Bildern, Ihrer Sprache und Ihrer Ausdruckskraft, nehmen Sie Neues auf und bleiben Sie sich selbst treu.