VorstellungsgesprächFormulierungen für die Erstattung von Fahrtkosten

Wenn Sie einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Reisekosten des Bewerbers zu übernehmen (§ 670 BGB). Erstattet werden müssen aber nur solche Reisekosten, die in direktem Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch stehen.

Aufwand-Nutzen-Verhältnis ausschlaggebend

Die Kosten müssen auch nur erstattet werden, wenn sie in einem vernünftigen Aufwand-Nutzen-Verhältnis stehen. Ausgeschlossen ist deshalb in den meisten Fällen die Erstattung für Flug- und Taxikosten.

Den Anspruch auf Kostenerstattung können Sie nur ausschließen, wenn Sie den Bewerber vor dem Gespräch darüber informieren, dass Sie keine oder nur bestimmte Reisekosten erstatten.

Die Information über den Ausschluss der Übernahme von Reisekosten sollte auf jeden Fall schriftlich erfolgen, zum Beispiel mit der Einladung.

Sie können den Anspruch des Bewerbers auf Erstattung der Kosten des Vorstellungsgesprächs von vornherein komplett ausschließen. Das ist nicht üblich, aber durchaus zulässig. Die Formulierung muss klar sein und dem Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch zugehen.

Muster-Formulierung: Erstattung jeglicher Reisekosten ausschließen

„Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keine Kosten übernehmen, die Ihnen durch das Vorstellungsgespräch entstehen.“

Der totale Ausschluss der Kostenübernahme wird von Bewerbern meist negativ wahrgenommen. Sie sollten zumindest einen Teil der Kosten übernehmen.

Üblich ist die Übernahme der Fahrtkosten bei einer Anreise mit Bahn oder PKW. Bei der Anreise mit dem PKW ist eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer üblich.

Bei der Anreise per Bahn werden in der Regel die Fahrtkosten für die Hin- und Rückfahrt in der 2. Klasse erstattet. Handelt es sich um höher dotierte Stellen, können Sie auch darüber nachdenken, die Übernachtung oder eine Fahrt in der 1. Klasse zu erstatten.

Wichtig ist auch hier der Grundsatz, dass Sie die Modalitäten der Abrechnung vor dem Gespräch und am besten schriftlich klären – zum Beispiel in der Einladung.

Muster-Formulierung: Erstattung der Fahrtkosten

„Gerne übernehmen wir die Reisekosten zwischen Ihrem Wohnort und unserem Unternehmen für die Hin- und Rückfahrt. Reisen Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln an? Dann übernehmen wir die Kosten für das Ticket in der 2. Klasse. Bei der Anreise mit dem PKW erstatten wir Ihnen 30 Cent pro Kilometer.“

Möchten Sie neben den Fahrtkosten keine Kosten übernehmen, vergessen Sie nicht, auch dies in Ihren Passus zu den Abrechnungsmodalitäten aufzunehmen.

Muster-Formulierung: Weitere Reisekosten ausschließen

„Wir erstatten keine sonstigen Kosten, die Ihnen eventuell durch das Vorstellungsgespräch entstehen, wie zum Beispiel Verpflegungs- oder Übernachtungskosten.“

Für den Fall, dass Sie weitere Kosten übernehmen möchten, klären Sie auch hier im Detail vor dem Gespräch und am besten schriftlich, welche Kosten Sie konkret übernehmen.