VPNKosteneinsparungen, einfache Logistik und optimierter Kundenservice

Je mehr sensible Informationen allerdings über Netzwerke versandt werden, desto höher sind die Anforderungen an die Datenwege. Ein Virtual Private Network stellt hier die derzeit beste Lösung dar. Welche Anwendungen mit VPN besser geschützt sind und vor allem schneller werden, lesen Sie hier.

Um den aktuellen Standards in Produktion, Logistik, Verwaltung und Kundenservice zu genügen, empfiehlt sich eine effiziente Vernetzung schon auf dem Firmengelände. So können zum Beispiel alle Mitarbeiter auf die unternehmensinterne Office-Software zugreifen. Briefe, Angebote und Pläne werden von mehreren autorisierten Personen gleichzeitig bearbeitet. Für die Rechnungserstellung reicht ein kurzer Blick in das angebundene Warenwirtschaftssystem, das Auskunft über den aktuellen Status einer Auslieferung gibt. Termine können von jedem mithilfe eines kurzen Blicks in vernetzte Kalender abgestimmt werden. Damit eine optimale Logistik und Produktionsabläufe garantiert werden können, sind die Verwaltung, das Lager und das Werk via VPN miteinander verbunden. Informationen über Kapazitäten, Status der Produktion und den Versand sind in den entsprechenden Datenbanken jederzeit abrufbar. Aber auch Fahrzeuge können so ferngesteuert und zahlreiche Abläufe automatisiert werden.

Ein klassischer Fall für VPN ist die Vernetzung von mehreren Standorten – national oder international. Diese sogenannten „Site-to-Site-Anbindungen“ verbinden zwei Netzwerke. Zum einen empfiehlt sich der Schritt natürlich aus Kostengründen, zum anderen können Prozesse zentral besser kontrolliert und effizienter gesteuert werden. Außerdem werden zahlreiche unternehmensinterne Ressourcen optimal genutzt. So erhalten alle Filialen über das sichere und schnelle VPN Zugriff auf die firmenintern genutzte Software. Aufwändige Wartungen und Implementierungen an den einzelnen Standpunkten gehören deshalb der Vergangenheit an. Zudem hat jede Außenstelle jederzeit Einblick in das Warenwirtschaftssystem, in Datenbanken und Pläne. Kurzfristig können so Kapazitäten geklärt, benötigte Informationen gefunden und Termine verbindlich festgelegt werden, ohne dass Kollegen aus der Zentrale dazu befragt werden müssen. Dank VPN agieren externe Filialmitarbeiter selbstständiger und sind weniger von Kollegen in der Zentrale abhängig. Gleichzeitig fühlen sie sich mehr im Unternehmen integriert.

Wenn es die Situation erfordert, können mit Unterstützung von VPN auch Arbeitsplätze auf Zeit eingerichtet werden. Vor allem auf Messen kommt diese Anwendungsvariante zum Einsatz. Aber auch auf Baustellen können komplett intakte Büros installiert werden. Über das sichere VPN können jederzeit sensible Kunden- oder Messdaten in der zentralen Datenbank abgerufen werden. Ohne Einschränkungen haben die Mitarbeiter vor Ort in vollem Umfang Zugriff auf die komplette IT-Infrastruktur, so als würden sie in ihrem Betriebsbüro arbeiten.

Arbeiten von zu Hause aus ist im Trend. Um die Güte und Aktualität der Ergebnisse im Home-Office zu gewährleisten, kommt es darauf an, dem Mitarbeiter im häuslichen Arbeitszimmer Zugang auf alle unternehmensrelevanten Programme, Datenbanken oder das Intranet zu ermöglichen. Über ein schnelles und sicheres VPN klinkt sich der Nutzer über eine festgelegte Authentifizierung ins Unternehmensnetz ein und kann problemlos auf für ihn relevante Dateien zugreifen.

Für viele mittelständische Unternehmen ist der Außendienst eine wichtige Vertriebssäule. Denn von seiner Verkaufsquote hängt oftmals der wirtschaftliche Erfolg ab. Neben Soft-Skills, die sicherlich einen guten Verkäufer ausmachen, kommt ein positiver Abschluss dann zustande, wenn nötige Informationen zeitnah verfügbar sind. Deshalb ist es von enormem Vorteil, wenn der Außendienstmitarbeiter über einen Laptop oder einen MDA direkten Zugriff auf firmeninterne Datenbanken oder ERP-Systeme hat. Mithilfe von VPN erhält der Mitarbeiter zu jeder Zeit einen sicheren und vor allem schnellen Zugang auf alle notwendigen Informationsquellen. Da er diese nicht erst umständlich bei Kollegen aus der Zentrale abfragen muss, kann er beim Kunden vor Ort alle wichtigen Fragen beantworten. Außerdem kann er sich sicher sein, dass er stets auf den aktuellsten Datenstand zugreift.

Aber auch bei Reklamationen kann der Außendienstmitarbeiter via VPN-Zugriff sofort reagieren. Ist zum Beispiel eine ausgelieferte Maschine fehlerhaft, kann der Techniker mithilfe von Fehlercodes, die er an entsprechende Datenbanken schickt, sofort die Fehlerquelle ausmachen und beheben. Muss im Notfall ein Ersatzteil beschafft werden, reicht ein Klick und die Bestellung geht schon in der Zentrale ein. Auch nach einem beim Kunden noch nicht eingegangenen Teil kann einfach gefahndet und mithilfe des Logistikprogramms schnell herausgefunden werden, wo es sich aktuell befindet. Möchte ein Kunde bestimmte Artikel optionieren oder gleich bestellen, geht das bequem an Ort und Stelle. Benötigt er zur Entscheidungsfindung noch weiteres Informationsmaterial, wird dieses sofort bestellt und sogar über einen mobilen Drucker ausgedruckt. Auch können Kalkulationen und Rechnungen direkt auf den richtigen Formatvorlagen beim Kunden erstellt werden. Außerdem werden diese direkt im unternehmensinternen ERP-System verbucht. So muss der Außendienstmitarbeiter seinen Tag nicht mehr in dem Umfang wie früher nacharbeiten. Möchte er aber zum Beispiel ins CRM-System (Costumer Relations Management) noch umfassendere Informationen eintragen, die auch für seine Kollegen relevant sind, steht ihm der VPN-Zugang zum Unternehmensnetzwerk im Home-Office jederzeit zur Verfügung. Der standortunabhängige Zugriff auf die Daten verbessert somit eindeutig die Wettbewerbsfähigkeit.

Aber nicht nur Daten können über den superschnellen und supersicheren VPN-Weg gesendet werden, sondern auch Sprachsignale. Beim Telefonieren über das Internet spricht man von „Voice over IP“ oder kurz „VoIP“. Sprachdaten werden, wie auch andere Dokumente, in kleine Pakete verpackt und über das Internet verschickt. Natürlich sind diese multimedialen Daten um einiges umfangreicher als zum Beispiel E-Mails. Deshalb ist die verbale Kommunikation über das Internet erst seit kurzer Zeit qualitativ einigermaßen akzeptabel. Einen wirklichen Durchbruch brachte VPN insbesondere durch den Einsatz des „Multi Protocol Label Switching“, kurz „MPLS“. Ohne auf die komplexe Technologie eingehen zu wollen, schafft MPLS größere Bandbreiten und eine nochmals erhöhte Sicherheit, was unter anderem auch positive Auswirkungen auf die Klangqualität hat. So ist die IP-Telefonie mittlerweile „businessreif“.

In erster Linie fällt der Faktor Kostenersparnis ins Auge, den ein Unternehmen durch die Doppelnutzung eines VPNs hat. Weiterer Pluspunkt: die Integration aller Standorte in ein Telefonnetz. Das heißt, dass alle Anschlüsse über eine Leitung laufen. Das bringt in der Anwendung einige Vorteile mit sich. Zum einen sind alle Standorte weltweit transnational vernetzt. Innerhalb des alltäglichen Bürobetriebs werden die Telefonkosten deutlich gesenkt. Vor allem aber, wenn die Kommunikationskosten von Home-Offices und Hotelaufenthalten in die Rechnung aufgenommen werden, lohnt sich eine Umstellung auf Internettelefonie auf jeden Fall. Zum anderen sind alle Standorte unter einer Vorwahl zu erreichen, was einen positiven Imageaspekt darstellt.

Richtet der Mitarbeiter an seinem Büroapparat eine Weiterleitung auf seinen Anschluss im Home-Office oder auf sein mobiles Endgerät ein, ist er unter seiner dienstlichen Durchwahlnummer überall zu erreichen. So ist extern nicht zu erkennen, dass er sich gar nicht im Unternehmen befindet. Da das Telefon im Home-Office über die Kernleistungsmerkmale des Büroanschlusses verfügt, wird auch bei Anrufen nach außen die Dienstnummer angezeigt.

Technisch kann die Integration der Standorte auf zwei Arten erfolgen: Bei einer Niederlassung mit mehreren Endgeräten ergänzt oder ersetzt der VoIP-Server die bestehende TK-Anlage vor Ort. Die zweite Alternative der Einbindung eignet sich insbesondere für Mitarbeiter, die häufig im Home-Office oder Hotel anzutreffen sind. Hier reichen ein schlichtes Internettelefon oder Softphone sowie ein DSL-Anschluss.

Es mag übertrieben klingen, ist aber Realität: Die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens hängen zunehmend von der Leistungsfähigkeit seines Netzwerks ab. Denn die Daten, die versandt werden, nehmen an Komplexität zu. Gleichzeitig steigt die Anforderung an die Datenleitungen. Um die erforderliche Dienstgüte von Telekommunikationsnetzen zu bestimmen, wurde die Bezeichnung „Quality of Service“ (QoS) eingeführt. Sie beschreibt das ordnungsgemäße Funktionieren aller zusammenwirkenden Komponenten eines TK-Netzes. Dabei werden für jeden Kommunikationsstandard, zum Beispiel IP oder GSM, Fehlerparameter erfasst und aufgezeichnet.

Bei der näheren Bestimmung des QoS in Netzen spielen Kategorien wie die Verkehrsgüte, die sich mit der Vermittlungstechnik befasst, und die Übertragungsgüte, die sich mit der Übertragungstechnik befasst, eine wesentliche Rolle. Diese Kategorien sind in mehrere Merkmale unterteilt, die je nach Verbindungsart andere Anforderungen zugrunde legen. Dazu zählen in Nachrichtennetzen zum Beispiel Falsch-, Doppelverbindung, vorzeitige Trennung oder Zählstörung. Bei IP-basierten Netzwerken kommen noch zusätzliche IP-spezifische Parameter hinzu: die Verzögerung der Ende-zu-Ende Übertragung (Latenz), die Abweichung der Latenzzeit von ihrem Mittelwert (Jitter) oder die Verlustrate etc.

Da immer mehr Anwendungen wie IP-Telefonie, Videokonferenz oder reine Datenübertragung mit unterschiedlichen Anforderungen im selben Netz betrieben werden, wächst die Bedeutung von QoS. Allerdings reagiert ein Videobild zum Beispiel bei auftretenden Verzögerungen empfindlicher als eine versendete E-Mail, bei der es nur auf eine möglichst geringe Fehlerquote ankommt. Um ein Netz so optimal wie möglich zu nutzen, erfolgt mithilfe von QoS eine Priorisierung der Anwendungen und Datentypen. Technisch wird diese durch verschiedene Verfahren zum Management der Dienstgüte umgesetzt.

Bislang konnten diesen Ansprüchen nur Standardfestleitungen genügen. Denn im Internet, auch bei VPN, wird gewöhnlich nach dem Best-Effort-Prinzip verfahren: Alle Pakete werden gleich behandelt. Dank MPLS (Multi Protocol Label Switching) können neuerdings auch VPNs Standorte mit unterschiedlichen Bandbreitenanforderungen verbinden. Sie können Multimediadaten, Daten unternehmenskritischer Anwendungen und Standarddaten mithilfe der Differenzierung in mehrere Dienstklassen über eine einzige IP-Infrastruktur transportieren. Damit erhöht sich gleichzeitig die Skalierbarkeit, Mobilität, Flexibilität und Kosteneffizienz von VPNs.

Mittlerweile gibt es immer mehr QoS-Produkte im VPN-Segment. Bei der Entscheidung für ein VPN sollten einige Kriterien beachtet werden. So muss die Priorisierung bei laufzeitsensiblen und unternehmenskritischen Daten garantiert sein, das VPN sollte komplett überwacht werden und zudem höchste Sicherheit gewährleisten. Auch die Servicequalität und der Kundendienst des VPN-Anbieters sollten groß geschrieben werden, sodass Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Mit der Integration von Sprache ins IP-Netz gewinnt die Service-Qualität enorm an Bedeutung. Ein „Netz für alle Fälle“ erfordert höchste Verfügbarkeit und schnellste Reaktion auf Störfälle.