Warum Projekte im Bereich Business Intelligence scheitern
1. Unklare Anforderungen
Zwischen Fachabteilungen und IT herrscht schnell Einigkeit darüber, dass ein Unternehmen ein Berichtswesen und eine Analyse der Geschäftsdaten braucht. Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die zentralen betrieblichen Kennziffern (KPIs) für eine effiziente Unternehmenssteuerung festzulegen. Statt dies zu tun, beschränken sich viele Unternehmen darauf, dies mit einer BI-Applikation nachzubilden, was zuvor mit Excel gemacht wurde. Dann wundern sie sich, dass ihr Berichtswesen kaum besser ist als zuvor.
2. Falsche oder fehlende Daten
Mag das Design von BI-Anwendungen noch so überzeugend sein: Spätestens beim Suchen der benötigten Informationen in unterschiedlichen Datenquellen mittels eines Testlaufs zeigt sich, dass diese nicht aktuell sind, nur fehlerhaft vorliegen oder ein Zugriff (noch) nicht möglich ist. Die mangelhafte Datenqualität ist sehr oft der Grund für massive Probleme in BI-Projekten – manchmal zeigen sich die Schwächen auch erst in der Praxis, wenn mit sich häufig ändernden Daten gearbeitet wird.
3. Endanwender werden zu spät eingebunden
Bei der Umsetzung eines BI-Projekts müssen schon bald nach Projektbeginn Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die künftig mit den fertigen BI-Applikationen arbeiten sollen, eingebunden werden. Werden sie später jedoch einfach vor vollendete Tatsachen gestellt, ist die Wahrscheinlichkeit erheblicher Widerstände groß. Können zumindest ausgewählte Anwender frühzeitig mit einem ersten fertigen Produkt arbeiten, lassen sich deren Erfahrungen problemlos in der weiteren Projektarbeit berücksichtigen.
4. Vorzeigbare Ergebnisse erst nach zwei Jahren
Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen sich dazu entscheiden alle nur denkbaren BI-Anforderungen in einem langfristig angelegten Projekt bewältigen zu wollen. Diese strategische Herangehensweise ist immer richtig. Probleme ergeben sich aber dann, wenn das Projektteam zunächst einmal „im Verborgenen“ arbeitet und erst nach zwei Jahren erste Ergebnisse präsentiert. Diese weichen dann mit ziemlicher Sicherheit deutlich von den ursprünglichen Erwartungen ab. Erfolgversprechender ist es, nach zwei bis drei Monaten fertige Module vorzustellen, die dann im Praxistest ihre Tauglichkeit beweisen können.
5. Fehlendes Change Management
In jedem BI-Projekt kommt es zu Änderungen und Anpassungen der ursprünglichen Vorgaben und Ziele. Vielfach fehlt aber ein formales Change Management, das vorschreibt, wie neue Anforderungen in das laufende Projekt eingebracht werden und wer über deren Berücksichtigung oder Ablehnung entscheidet. Wo ein solches Change Management fehlt, entsteht schnell zusätzlicher Aufwand und es kommt zum Zeitverzug bei der Fertigstellung.
6. Compliance und Security werden vernachlässigt
Die Zahl gesetzlicher Vorschriften und Regeln ist in den letzten Jahren immer größer geworden, und auch die Datenschutzbestimmungen wurden immer strenger. Nur in seltenen Fällen achten Projektteams von Anfang an darauf, alle relevanten Standards, Compliance-Regeln und Security-Konzepte zu berücksichtigen und dann Vorkehrungen dafür zu treffen, dass künftige Änderungen so einfach wie möglich integriert werden können. Etwa dann, wenn zusätzlich Lieferanten oder Kunden Zugriff auf Anwendungen und Daten erhalten sollen.
7. Schlechte Dokumentation der Applikationslandschaft
Oft stellt sich im Verlauf der Implementierung eines umfangreichen BI-Vorhabens heraus, dass es keine exakte oder nur eine veraltete Dokumentation der Applikationslandschaft gibt. Eine systemübergreifende Abstimmung und Einbeziehung aller betroffenen Systeme wird dadurch deutlich erschwert. Ein einfaches Beispiel sind unterschiedliche Feldbezeichnungen in verschiedenen Applikationen, die erst durch eine Matchingtabelle konsolidiert werden müssen. Die Folge ist ein Mehraufwand und in der Regel eine spürbare Projektverzögerung.
8. Falsche Dimensionierung der Hardware-Ressourcen
Hier lassen sich zwei unterschiedliche Arten von Fehlern unterscheiden: Im ersten Fall wird der Hardwarebedarf viel zu großzügig geschätzt, die Ressourcen werden nicht benötigt, verursachen aber beträchtliche laufende – und letztlich überflüssige – Ausgaben. Im zweiten Fall wird der Hardwarebedarf unterschätzt, was zu mangelnder Performance und Unzufriedenheit bei den Endanwendern führt.
9. „Excel-minded“ Mitarbeiter
In vielen Fachabteilungen der Unternehmen aller Größenordnungen wurde jahrelang fast ausschließlich Excel zur Erstellung und Auswertung von Berichten verwendet. Oft wollen sich die Mitarbeiter nicht von diesen alten Gewohnheiten trennen. An dieser Stelle wird in einigen Projekten der Schulungs- und Trainingsaufwand unterschätzt, der notwendig ist, um einer neuen Applikation im Geschäftsalltag zum Erfolg zu verhelfen.
10. Zu geringes Budget
Ein BI-Projekt, das für mehr Transparenz in den Geschäftsprozessen sorgt und Daten für eine wirksame Unternehmenssteuerung liefert, ist nicht aus der Portokasse zu bezahlen. Des Öfteren verzichten Unternehmen aus falscher Sparsamkeit auf die entscheidenden Funktionen, etwa die Einbeziehung weiterer Datenquellen, die Bereitstellung wichtiger BI-Funktionalitäten auf mobilen Endgeräten oder sie berücksichtigen beispielsweise mobile Benutzer und deren Endgeräte nicht.