Web-ConferencingEffizienter kommunizieren und weniger reisen

Eine schnelle Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmensteilen und deutlich geringere Reisekosten – diese Ziele strebt der Finanzinformations-Dienstleister vwd group an. Das Unternehmen nutzt dazu eine Lösung für Webconferencing- und Rapid-E-Learning.

Gastbeitrag von Stefanie Berg, Düsseldorf *

Die tägliche Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmen der vwd group, die an unterschiedlichen Standorten in Deutschland ihren Sitz haben, soll künftig wesentlich effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Statt der bisher üblichen Dienstreisen finden deshalb nun immer öfter zeitsparende Online-Meetings statt. Möglich wird dies durch den Einsatz der Webconferencing-Plattform Breeze aus dem Haus Adobe.

Verzicht auf Dienstreisen bringt erhebliche Zeitvorteile

Das bisherige Ergebnis überzeugte alle Beteiligten: Kundentermine, Meetings von Mitarbeiter verschiedener Unternehmensteile, Produktvorführungen oder auch Schulungen lassen sich seitdem wahlweise persönlich vor Ort oder via Webkonferenz als Online-Meeting oder -Training durchführen.

„Durch eine Webkonferenz gewinne ich effektiv fünf bis sechs Stunden. Diese Zeit, die ich früher für das Reisen brauchte, kann ich heute für andere wichtige Arbeiten verwenden. Außerdem entfallen so viele Reisekosten“, macht Achim Beisswenger die Rechnung auf.

Der für das Produkt und Business Development verantwortliche Manager bei der vwd group nahm zum ersten Mal an einer Webkonferenz mit einem Kunden teil, als er wegen eines Sehnenrisses nicht reisen konnte. Inzwischen hat er aus der damaligen Not längst eine Tugend gemacht und nutzt Breeze, wann immer es sich anbietet. Er ist überzeugt, dass der Einsatz des Webconferencing-Tools keine großen Qualitätseinbußen in der alltäglichen Kommunikation mit sich bringt.

„Natürlich“, so John Weber, Vice Executive Director Technology Solutions in der vwd group und Geschäftsführer der Tochterfirma GeVaSyS mit Sitz in Herzogenrath bei Aachen, „können die Brreze-Meetings nicht sämtliche persönlichen Treffen ersetzen, aber für viele Arbeitsbesprechungen sind sie eine echte Alternative“.

In einem dezentral organisierten Unternehmen wie der vwd group, deren über 270 Mitarbeiter auf die Standorte Berlin, Düsseldorf, Herzogenrath, Frankfurt, Schweinfurt, Stuttgart, München, Hamburg, Rimpar und Kaiserslautern bundesweit verteilt sind, zahlt sich die Nutzung dieser Technologie schnell aus. Achim Beisswenger rechnet schon heute mit einer Reduzierung der Reisekosten um rund 30 Prozent, und dieser Wert kann noch weiter gesteigert werden.

Denn zum einen nutzen in der ersten Ausbaustufe derzeit nur rund 25 Manager das neue Tool intensiv, zum anderen befindet sich die vwd group gegenwärtig in einer Umstrukturierungsphase. Und dabei sind persönliche Meetings auch deshalb notwendig, damit sich die Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Bereichen erst einmal kennen lernen.

Steigerung der Effizienz durch gezieltere Kommunikation

In einem virtuellen Meetingraum von Breeze können sich nicht nur beliebig viele Teilnehmer mit Bild und Ton treffen. Möglich ist auch das gemeinsame Nutzen von Powerpoint-Präsentationen, Flash-Animationen oder Softwareanwendungen. Da alle Arbeitsplatzrechner mit einer Webcam und einem Headset ausgestattet sind, lassen sich zudem individuelle Konsultationen zwischen zwei Mitarbeitern durchführen und auch permanent geöffnete Meetingräume für räumlich getrennte Teams einrichten.

Bei der Entscheidung für diese Lösung waren für Achim Beisswenger die unterschiedlichen Features und der modulare Aufbau der Plattform wesentliche Argumente. Dazu gehören die einfache Einbindung von PowerPoint-Präsentationen, ein von allen Teilnehmern nutzbares Whiteboard oder die Möglichkeit, bestimmte Anwendungen auf dem eigenen Rechner gezielt zur gemeinsamen Nutzung freizugeben.

Außerdem – so Webers Erfahrung – sei Breeze die einzige Webconferencing-Lösung, die keine zusätzlichen Softwareinstallationen erfordere und auch hinter einer Firewall reibungslos funktioniere. Dies ist für vwd besonders wichtig, da das Tool in Zukunft auch zur Kommunikation mit Partnern außerhalb des eigenen Unternehmens und mit Kunden genutzt werden soll. „Da können wir natürlich nicht jedes Mal verlangen, dass die Kunden ein neues Browser-Plug-In herunterladen und auf ihrem Rechner installieren“, sagt Beisswenger. Zur Teilnahme an einem Breeze-Meeting genügt der Flash Player, der bereits weltweit auf über 98 Prozent aller Computer mit Internet-Zugang installiert ist und sich bei mobilen Endgeräten ebenfalls immer mehr durchsetzt.

Auch beim „vwd market manager financials“, der künftig ebenfalls mit dieser Lösung arbeiten soll, spielt dessen sofortige Einsetzbarkeit eine wichtige Rolle. Denn für die Installation dieses netbasierten Realtime-Marktdatensystems, das zum Beispiel den Beratern und Händlern bei Banken, Versicherungen oder anderen Finanzdienstleistern einen maßgeschneiderten Zugriff auf den gesamten vwd-Content ermöglicht, sind keine besonderen Administratorenrechte notwendig. Beisswenger: „Darum können wir das auch nicht bei einem zusätzlichen Add-In wie dem Webconferencing-Modul von den Kunden verlangen“.

Produktschulung für den Vertrieb

Die eindrucksvolle Darstellung von multimedialen Inhalten, die von Flash-Animationen über vertonte PowerPoint-Folien und Videofilmen bis hin zu kompletten Software-Simulationen reichen können, lässt sich zudem auch sehr gut zu Trainingszwecken einsetzen. Breeze verbindet dazu Live-Konferenzen im Web mit Werkzeugen zur einfachen Erstellung von Trainingskursen und dem kompletten Kursmanagement.

Mit dem Präsentationsmodul können beliebige PowerPoint-Folien direkt an jedem PC vertont und zum Beispiel mit interaktiven Links zu weitergehenden Informationen oder Anwendungen im Netz aufgewertet werden. Vorkonfigurierte Feed-back-Möglichkeiten in Form von Multiple-Choice-Fragen, Teilnehmer-Abstimmungen oder einem kleinen Quiz gestatten eine direkte Erfolgskontrolle.

„Wir nutzen Breeze allerdings bisher nur zur Produktschulung von Vertriebsmitarbeitern in Österreich“, berichtet John Weber. Doch in Zukunft soll dieser Rapid-E-Learning-Ansatz weiter ausgebaut werden, da es auch hier erhebliche Kosteneinsparpotenziale gibt. „Für uns ist diese Lösung insgesamt ein wichtiges Element zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen, zur Optimierung unserer Prozesse in hoher Qualität und ein sehr gutes Kundenbindungsinstrument“, fasst Achim Beisswenger zusammen.

Die finanziellen Hürden zur flächendeckenden Einführung seien im Vergleich zu den bisher üblichen Videokonferenzsystemen sehr niedrig, da außer Webcams, Headsets und Breeze-Lizenzen keine weiteren Investitionen nötig sind. Demgegenüber stehen die Kosten- und vor allem Zeitvorteile, die sich durch eine deutlich verminderte Reisetätigkeit ergeben.

John Weber: „Deshalb gehen wir auch davon aus, dass sich der Einsatz dieser Lösung in der vwd group in spätestens zwei Jahren amortisiert hat, vermutlich aber sogar schon deutlich früher“.

Stefanie Berg ist Geschäftsführerin der Kommunikations-Agentur Conosco in Düsseldorf.

Kontakt:
Conosco
Klosterstrasse 62
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