WebsiteIdeal zur Personalbeschaffung

Aus Kostengründen gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Website auch für die Personalbeschaffung zu nutzen. Der Vorteil liegt nicht nur darin, dass sich mehr Bewerber melden als durch Stellenanzeigen allein. Vielmehr reduziert sich der Bearbeitungsaufwand durch das automatisierte Auswahlverfahren enorm.

Halten Sie die Datenschutzrichtlinien ein

Von Anfang an sollte jedes Unternehmen darauf achten, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. So ist eine verschlüsselte Übermittlung der personenbezogenen Daten genau so selbstverständlich wie eine Abspeicherung der Daten in einem geschützten Bereich. Nur Mitarbeiter, die mit dem Auswahlverfahren zu tun haben, sollten Zugriff auf die Bewerbungen haben.

Grundsätzlich ist die Abspeicherung nur solange erlaubt, wie ein Unternehmen tatsächlich Interesse an dem Bewerber hat. Sobald abgesagt wird oder sich der Kontakt aus anderen Gründen erledigt hat, müssen die Daten gelöscht werden. Die weiteren konkreten Bestimmungen sind von Bundesland zu Bundesland verschieden. Eine Aufstellung der Datenschutzbeauftragten der Bundesländer und deren Vorschriften zur Umsetzung der Datenschutzbestimmungen findet sich auf der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Wer noch Fragen zum Datenschutz hat, findet dort auch das „virtuelle Datenschutzbüro“.

Senden Sie die richtigen Signale

Die Nutzerfreundlichkeit der Bewerbungsseiten lässt den potenziellen Bewerber auf das Unternehmen schließen: Wie schnell kann die Seite aufgerufen werden? Findet man sich schnell zurecht? Ist alles verständlich erklärt? Hat man sich bei der Gestaltung der Seite Mühe gegeben? All das sind Signale, die einen guten oder einen schlechten Eindruck machen und Interessenten dazu bringen, ihr Profil einzutragen - oder eben nicht.

Wen suchen Sie wirklich?

Wer ein ganz bestimmtes Bewerberprofil haben möchte, sollte Stellensuchende darüber nicht im unklaren lassen. Die Stellenbeschreibung sollte klar ausdrücken, welche Person mit welchem Profil gesucht wird. Damit können sich Interessenten mit unpassendem Profil eine aussichtslose Bewerbung sparen, und die Personaler sich die Arbeit, eine Absage zu schreiben. Möglichst viele Informationen sollten standardisiert abgefragt werden, damit eine vollautomatische Auswertung möglich ist. Wenn möglich sollten Unternehmen „harte“ Ausschlusskriterien definiert haben, damit entsprechende Bewerbungen sofort in den Ordner „Absagen“ weiter geleitet werden können.

Geben Sie Feedback

Ein Online-Bewerber sollte auf jeden Fall sofort eine automatisch erstellte E-Mail-Antwort erhalten, in der sich das Unternehmen für die Bewerbung bedankt und um Zeit für die Bearbeitung bittet. Dies gilt auch dann, wenn der Bewerber ein „hartes“ Ausschluss-Kriterium erfüllt - eine sofortige automatische Absage könnte unnötig verletzend wirken. Zwischen Bewerbung und Absage sollte deshalb mindestens eine Woche ins Land gehen. Dauert die Bearbeitung länger, erhalten die Bewerber einen Statusbericht. Eine Absage sollte stets auch den Hinweis enthalten, dass die personenbezogenen Daten gelöscht wurden.

Tipp

Denken Sie stets an den Spruch: „Man begegnet sich im Leben immer zweimal.“ Man weiß also nie, ob man einem Bewerber, dem man absagen muss, später einmal in einer wichtigen Position bei einem Lieferanten oder Kunden begegnet. Deshalb sollte das Bewerbungsverfahren so gestaltet sein, dass eine Ablehnung nicht herabsetzend oder in anderer Weise verletzend wirkt.