WeihnachtsfeierWann der Fiskus Steuern kassieren darf

Jedes Jahr stehen in vielen Unternehmen Veranstaltungen unterschiedlicher Art an: Betriebsausflüge, Jubiläumsfeiern oder eben auch die Weihnachtsfeier. Diese Veranstaltungen werden vom Arbeitgeber in eigenem Interesse organisiert, denn Mitarbeiter kommen in Kontakt, tauschen sich nicht nur über berufliche Dinge aus und fördern so das Betriebsklima insgesamt.

Doch bei sogenannten Betriebsfeiern ist Vorsicht geboten, denn hier kann das steuerrechtliche Instrument des „geldwerten Vorteils“ ins Spiel kommen. Dies ist dann der Fall, wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers für die Feier beim Arbeitnehmer über das übliche Maß hinausgehen. Dann löst der Vorteil gemäß den Regelungen des Einkommensteuergesetzes (EStG) die Lohnsteuerpflicht aus und ist sozialversicherungspflichtig.

Um der Lohnsteuerpflicht zu entgehen, muss es sich steuerrechtlich um eine „übliche Betriebsfeier“ handeln, auf der auch „übliche Zuwendungen“ verteilt werden. Nach geltendem Steuerrecht werden Betriebsfeiern nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie sich „hinsichtlich ihrer Ausgestaltung, ihrer Häufigkeit und ihres zeitlichen Umfangs im üblichen und angemessenen Rahmen bewegen“. Dafür müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

• Teilnahme muss allen Mitarbeitern offen stehen; einzelne Arbeitnehmer dürfen nicht bevorzugt werden; Ausnahmen: Jubilar-, Abteilung- oder Filialfeiern.
• Dauer der Betriebsfeier ist grundsätzlich nicht beschränkt; darunter fallen also auch Betriebsausflüge über mehrere Tage.
• Nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr; Wahl des Arbeitgebers bei mehreren Veranstaltungen, welche davon als übliche Betriebsfeiern angesetzt werden sollen.

Ein geldwerter Vorteil liegt bei einer Betriebsfeier nur dann nicht vor, wenn die Aufwendungen pro teilnehmendem Arbeitnehmer eine Freigrenze von maximal 110 Euro inklusive Umsatzsteuer je Veranstaltung nicht überschreiten. Die Folge: Die Aufwendungen des Arbeitgebers stellen keinen Arbeitslohn dar und sind dementsprechend lohnsteuerfrei.

Arbeitgeber haben zudem die Möglichkeit, mit ihren Arbeitnehmern zu vereinbaren, dass diese einen Teil der Veranstaltungskosten selbst tragen, um unter der relevanten Freigrenze zu bleiben. Gehen die Aufwendungen für die Betriebsfeier über den Freibetrag hinaus, gilt die Steuerpflicht für den gesamten Beitrag, nicht nur für den Teil, der darüber hinaus geht.

Es ist üblich, Mitarbeiter auf der Weihnachtsfeier auch zu beschenken. Auch hier hat sich der Fiskus Regeln einfallen lassen, die Arbeitgeber beachten sollten. Grundsätzlich sind Geschenke an Mitarbeiter bis zu einem Wert von 40 Euro inklusive Mehrwertsteuer nicht als geldwerter Vorteil zu betrachten und damit lohnsteuerfrei. Für deren Überreichung im Rahmen einer Betriebsfeier wird deren Wert allerdings in die oben genannte Freigrenze von 110 Euro einbezogen. Übersteigt der Wert des Geschenks jedoch die 40-Euro-Grenze, wird dieser nicht mehr in den Freigrenzen-Betrag für die gesamte Veranstaltung mit einbezogen. Eine komplizierte Regelung, die mit einem Beispiel verdeutlicht werden soll:

Die Aufwendungen für die Weihnachtsfeier betragen 150 Euro pro Mitarbeiter, inklusive eines Geschenks, dessen Wert sich auf 40 Euro beläuft.

Hier übersteigen die Kosten für die Feier die Freigrenze von 110 Euro. Die Veranstaltung ist somit komplett lohnsteuerpflichtig.

Die Aufwendungen für die Weihnachtsfeier betragen 150 Euro pro Mitarbeiter, inklusive eines Geschenks, dessen Wert sich auf 60 Euro beläuft.

Hier setzt der Fiskus alleine auf den Wert des Geschenks ab, das über der Freigrenze von 40 Euro liegt und damit steuerpflichtig ist. Eine Berücksichtigung der Aufwendungen für die Veranstaltung findet nicht statt.