WichtigStellenbeschreibungen regelmäßig aktualisieren

Die ausgefeiltesten und besten Stellenbeschreibungen werden schnell einmal unbrauchbar und wertlos, wenn sie nicht konsequent aktualisiert werden. Denn veraltete Stellenbeschreibungen können oft mehr Schaden anrichten als helfen. Folgende Hinweise und Empfehlungen stellen die so wichtige regelmäßige Aktualisierung sicher.

Zeitpunkt und Häufigkeit

Im Allgemeinen genügen Aktualisierungen einmal pro Jahr. Bei Reorganisationen und einschneidenden Veränderungen (strategische Neuausrichtungen, Übernahmen, neue Ressorts und Abteilungen, Einsatz neuer Technologien auf breiter Front usw.) sind zusätzliche Updatings sinnvoll oder gar notwendig. Auch in besonders dynamischen Branchen können zwei Aktualisierungen pro Jahr durchaus angebracht sein.

Motivation zur Aktualisierung

Psychologisch besonders geschickt ist es jeweils, diese vor für alle Mitarbeitenden wichtigen Ereignissen wie Beförderungen, Gehaltsverhandlungen, Zielvereinbarungen und dergleichen vorzunehmen. Im Vorfeld solcher wichtiger Aktivitäten sind Mitarbeiter in ihrem eigenen Interesse für die Bedeutung aktueller Stellenbeschreibungen zu gewinnen. Erkennen und erleben Mitarbeiter konkret, dass Stellenbeschreibungen ihre Leistungsbeurteilungen und Gehälter stark beeinflussen, widmen sie diesen automatisch mehr Beachtung und sind an deren guten Qualität und Aktualität interessiert.

Organisation und Beteiligte

Am besten ist es, wenn beispielsweise die Personalabteilung die Gesamtverantwortung und die Koordination und Organisation übernimmt. Dabei sollten Mitarbeiter und Linienvorgesetzte aufgefordert werden, die Aktualisierung sicherzustellen. Eine Kurzveranstaltung, an der aktuelle Beispiele vorgestellt werden, eine Anlaufstelle für Fragen und klare Termine und Verantwortlichkeiten tragen zur gewissenhaften Aktualisierung bei.

Effiziente und kurze Abläufe

Dies ist ebenfalls sehr wichtig. Kleine Teams mit klaren Terminen und einfachen wenigen Schritten der Realisierung und Abläufe helfen, die Updatings effizient und zielgerichtet vorzunehmen. Dabei ist eine klare Information, wer, was, wann, womit mit welchem Zweck und Ziel zu machen hat, der jeweils beste Weg.

Rahmenbedingungen

Termine, Zeitpunkte und Verantwortlichkeiten sollten genau festgehalten und deren Einhaltung streng kontrolliert werden. Klare Richtlinien und Pflichtenhefter verstärken den Verbindlichkeitscharakter zusätzlich. Es hat sich in der Praxis bewährt, dass die HR-Abteilung die Federführung, Unterstützung, Organisation und Kontrolle übernimmt und der Vorgesetzte für die Einhaltung, Qualität und Durchführung verantwortlich ist.

Vorgehen und Arbeitstechnik

Auch in diesem Bereich kann viel bewirkt werden. Einige Beispiele wichtiger möglicher Maßnahmen:

möglichst kleiner, klar definierter Kreis von beteiligten Mitarbeitern und deren Verantwortung;
involvierte Personen, Termine, Ziele und Qualitätskontrollen klar und verpflichtend festlegen;
Einsatz standardisierter Textverarbeitungsvorlagen mit möglichst einheitlichem Aufbau;
Verwendung von Rastern und Vorgaben, welche den (Schreib-) Aufwand reduzieren;
Digitale Abwicklung per E-Mail oder via Mitarbeiterportal, auch in der Distribution;
Aktualisierung mit anderen Aufgabenstellungen verbinden, beispielsweise bei Einsatz für Stellenanzeigen oder bei Zielvereinbarungsgesprächen;
Zeitpunkte und Aktualisierungen veranken, in dem man sie institutionalisiert;
Bündelung von Tätigkeiten wie Tätigkeitsüberprüfung mit allen Abteilungen;
Zugriff, Verteilung und Verwendung vereinfachen, beispielsweise durch digitale Zugriffsmöglichkeiten und/oder Verteilung via E-Mail.

Dieser Auszug stammt aus dem im PRAXIUM-Verlag erschienenen Buch „Stellenbeschreibungen für die Personalpraxis“ von Sandra Hofstetter. Umfang: 202 Seiten, mit vielen Stellenbeschreibungs-Vorlagen, auch auf CD-ROM.

Hier gelangen Sie zur Rezension des Buches.