Wie Manager mit Selbstmanagement Aufgaben effizient erledigen

Mittelständische Führungskräfte legen großen Wert darauf, ständig für Ihre Mitarbeiter ansprechbar zu sein. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Umfrage der Commerzbank „So führt der deutsche Mittelstand“. Bei 97 Prozent der über 4.000 Befragten steht die Bürotür für die Mitarbeiter jederzeit offen. Die Führungskraft ist immer verfügbar und jederzeit ansprechbar. Das klingt sehr mitarbeiterorientiert, hat aber durchaus seine Tücken. Viele Führungskräfte arbeiten zehn bis zwölf Stunden am Tag, sind teilweise auch am Wochenende beruflich eingespannt und haben trotzdem das Gefühl, ihr Arbeitspensum nicht zu schaffen. Sie wissen, dass sie effektiv und auch effizient arbeiten müssten, aber gleichzeitig fühlen sie sich verpflichtet, jederzeit ansprechbar zu sein.

Ständig verfügbar zu sein bedeutet, häufig die eigene Tätigkeit unterbrechen zu müssen, beispielsweise weil ein Mitarbeiter anruft und dringend eine Entscheidung braucht. Ein anderer kommt ins Büro, um nur kurz eine Unterschrift zu bekommen. Meist sind es zwar nur kurze Ablenkungen, doch bei jeder Störung müssen Sie Ihren eigenen Arbeitsfluss unterbrechen. Nehmen Sie Ihre vorherige Tätigkeit dann wieder auf, vergehen erst einmal einige Minuten, bis Sie wieder konzentriert dort weiter arbeiten können, wo sie aufgehört haben. Es braucht einfach Zeit, um sich wieder in die vorherige Arbeit einzudenken. Dieses scheibchenweise Arbeiten ist hochgradig ineffizient und stressig. Außerdem häufen sich die Fehler, je öfter Sie aus Ihrer konzentrierten Arbeit herausgerissen werden.

Untersuchungen haben ergeben, dass der durchschnittliche Büroarbeiter nur elf Minuten zur Verfügung hat, in denen er sich ohne Unterbrechung einer Aufgabe widmen kann. Wie muss das dann erst bei Ihnen als Manager aussehen! Doch Sie können etwas tun: Im Gegensatz zu Sachbearbeitern haben Sie es als Führungskraft nämlich selbst in der Hand, sich gegen die meisten Unterbrechungen abzuschotten. Sie müssen es nur wollen, mit der Konsequenz, nicht mehr dauernd verfügbar und ansprechbar zu sein. Aber das ist auch nicht notwendig. Es reicht völlig aus, wenn Sie ständig erreichbar sind - und erreichbar sind Sie, wenn man Ihnen jederzeit eine Nachricht hinterlassen kann, sei es per E-Mail, auf der Mailbox oder bei Ihrer Sekretärin. Derjenige, der Sie erreicht hat, bekommt eine Antwort, sobald Sie wieder verfügbar sind.

Schließen Sie wenigstens einmal am Tag für eine Stunde Ihre Bürotür und hängen Sie ein Schild mit der Aufschrift „Nicht stören“ daran. Lassen Sie sich in dieser Zeit weder von Handy, E-Mail oder unerwarteten Besuchern unterbrechen oder ablenken. Stattdessen sollten Sie diese Zeit nutzen, um ohne Störungen und konzentriert eine Ihrer wichtigen Aufgaben zu bearbeiten. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie schaffen, wenn Sie ungestört an einer Sache arbeiten können.

Manche mögen jetzt denken, dass das nicht realisiertbar ist. Was passiert zum Beispiel, wenn etwas ganz Dringendes anliegt? Bitte bedenken Sie dabei: Wichtiges ist selten dringend und Dringendes ist selten wirklich wichtig! Die meisten operativen, dringenden Arbeiten sollten von Ihren Mitarbeitern selbst erledigt werden. Kümmern Sie sich also um die wirklich wichtigen Dinge und delegieren Sie den Rest. Lösen Sie nicht Probleme, die eigentlich Ihre Mitarbeiter lösen sollten.

Es gibt allerdings auch Manager, die sich gerne unterbrechen lassen. Manche fühlen sich wohl in der Rolle, sich unersetzlich zu fühlen. Wieder anderen scheint es willkommen zu sein, eine Ausrede vor sich selbst zu haben, um unangenehme, komplizierte Aufgaben aufschieben zu können. Beides ist fatal, da die Führungskraft sich nicht um die wirklich wichtigen Aufgaben kümmert.

Konzentrieren Sie sich deshalb auf Weniges, aber Wesentliches, und vermeiden Sie Überflüssiges! Am besten Sie rufen maximal drei Mal am Tag zu festgelegten Zeiten Ihre E-Mails ab. In der übrigen Zeit schließen Sie Ihr E-Mail-Programm. So kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, Nachrichten zu lesen, die Sie gerade empfangen. Vertrauen Sie darauf: Wenn es einmal wirklich dringend ist, wird einer Ihrer Mitarbeiter oder Ihre Sekretärin persönlich zu Ihnen kommen. Wichtige Anfragen, die zudem noch dringend sind, kommen nämlich nicht per E-Mail!

Viele Führungskräfte wollen ständig ansprechbar sein, weil Sie sich gerne ins operative Tagesgeschäft einmischen. Selbst die unwesentlichsten Dinge wollen Sie schnell und selbst entscheiden. Das jedoch ist grundverkehrt. Als Führungskraft sollten Sie sich um Wichtiges wie Strategieentwicklung, Prozessverbesserung und Führung kümmern und operative Aufgaben weitgehend delegieren. Um eine Aufgabe delegieren zu können, brauchen Sie allerdings eine klare Zielvorstellung. Die müssen Sie an Ihre Mitarbeiter kommunizieren – und zwar am besten mündlich und schriftlich. Ihr Ziel beschreibt den Zustand, wenn die Aufgabe erledigt ist. Das Ziel sollte realistisch, präzise und verständlich sein. Es sollte messbar oder zumindest so eindeutig formuliert sein, dass für jeden klar ersichtlich ist, wenn der gewünschte Endzustand erreicht ist. Vergessen Sie nicht, einen Abschlusstermin für die Zielerreichung zu nennen.

Wenn Sie delegieren, versichern Sie sich, dass Ihrem Mitarbeiter der zu erreichende Zielzustand klar ist. Fragen Sie Ihn, ob er sich die Aufgabe zutraut und er sie übernimmt. Lassen Sie Ihm dann aber auch den Freiraum, selbst zu entscheiden, welche Maßnahmen er plant, um das Ziel zu erreichen. Wenn er einen Rat oder Hilfe braucht, sind Sie für ihn erreichbar – aber nicht ständig ansprechbar. Fragen Sie nicht ständig nach, sondern kontrollieren Sie nur, ob das Ziel zum Abschlusstermin erreicht wurde. Schenken Sie Ihrem Mitarbeiter Vertrauen und lassen Sie ihn die Verantwortung für seine Aufgabe tragen.

Sie müssen nicht ständig ansprechbar sein, aber Sie sollten als Führungskraft immer wissen, was in Ihrem Bereich gerade vor sich geht. Sie müssen darauf achten, dass Kritik Ihrer Mitarbeiter bei Ihnen ankommt. Doch passive Erreichbarkeit hilft Ihnen nicht weiter. Den Kontakt zu Ihren Mitarbeitern müssen Sie schon aktiv pflegen.

Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, auf Ihre Mitarbeiter zuzugehen, um ihnen Feedback zu geben aber auch um zu erfahren, was sie bewegt. Planen Sie regelmäßig Rundgänge ein, in deren Verlauf Sie mit Ihren Mitarbeitern ins Gespräch kommen. Ob Sie das einmal pro Woche oder einmal pro Monat machen ist nicht so wichtig. Entscheidend ist, dass Sie es regelmäßig tun. Sie werden erstaunt sein, wie offen Ihre Mitarbeiter mit Ihnen sprechen und was Sie erfahren, wenn Sie aktiv auf sie zugehen und den ersten Schritt machen.