ZeitfaktorErreichbarkeit gehört zum Kundendienst

Für Klienten, Staatsanwälte oder Gutachter erreichbar zu sein, ist für Rechtsanwälte ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Behandlung ihrer Fälle. Denn der Zeitfaktor spielt bei juristischen Auseinandersetzungen häufig weitaus mehr als eine Nebenrolle. Eine durchdachte Strategie für die Telekommunikation im eigenen Haus ist deshalb für Kanzleien unverzichtbar, auch wenn sie nicht zum Kerngeschäft gehört.

„Sie können jetzt ihren Anwalt anrufen.“ Wenn ein TV-Kommissar dieses Angebot macht, wird es eng für den Verdächtigen. Wählt dieser dann die entscheidende Nummer, wäre es fatal, wenn sich am anderen Ende niemand melden würde. Ganz so theatralisch geht es im richtigen Leben zwar meist nicht zu. Dennoch: Unabhängig davon, ob es sich um Patentrecht, Wirtschaftsrecht, Zahlungssäumnisse, Mietrecht oder andere juristische Auseinandersetzungen handelt, viele Vorgänge sind mit Fristen behaftet und schaffen so erheblichen Termindruck. Nicht erreichbar zu sein, kann also nicht nur Klienten verärgern und am Image kratzen, sondern sogar gravierende materielle Schäden für eine Anwaltskanzlei verursachen.

Strategische Entscheidung

Der geplante Umzug ihrer Büroräume rückte deshalb auch für die in Hannover ansässige Anwaltskanzlei Dammeyer, Ryssel und Rißling die Neuorganisation ihrer Telekommunikationstechnik auf die Tagesordnung.

„Wir suchten eine fortschrittliche Lösung, die auch möglichen Veränderungen flexibel folgen kann und unsere Erreichbarkeit jederzeit sicherstellt“, begründet Rechtsanwalt Jürgen Dammeyer die Entscheidung der Sozietät für ein HiPath-Kommunikationssystem von Siemens.

Die insgesamt dreizehn Juristen kooperieren mit überörtlichen Anwaltssozietäten und beschäftigen über zehn Rechtsanwalts-Fachangestellte, Referendare, Auszubildende und Praktikanten. Trotz dieser Größe – so ihr Anspruch - darf kein Anruf eines Mandanten im Kommunikationsnirwana verschwinden.

Anrufer wählen heute entweder die Durchwahl „ihres“ Rechtsanwalts und erreichen sofort dessen Sekretariat, oder sie kommen beim Empfang an und werden von dort weiter verbunden. Falls die Mitarbeiterin in der Zentrale gerade spricht, empfängt trotzdem ihre Stimme den Anrufer – die Begrüßung hat sie selbst auf das Voicemail-System aufgesprochen. Parallel wird der nächste freie Sekretariatsanschluss gesucht und die Verbindung dorthin gelegt. Die Voicemailbox verweist auch nach Feierabend auf die Bürozeiten und nimmt sofort Rückrufwünsche entgegen.

Auch schnurlos erreichbar

Natürlich befinden sich auch Dammeyer und seine Kollegen nicht fortwährend an ihrem Schreibtisch. Deshalb ergänzt eine Cordless-Lösung das System: Per Rufumleitung zum Schnurlostelefon sind die Anwälte auch dann problemlos und ohne Umwege erreichbar, wenn Sie sich etwa im Nachbarbüro, in einer Konferenz oder in der Bibliothek aufhalten. Telefoniert der gesuchte Gesprächspartner bereits mit einer anderen Person, wird das durch eine Signallampe in der Zentrale angezeigt. In diesem Fall kann die Mitarbeiterin dort direkt darauf verzichten, das Gespräch durchzustellen und stattdessen eine Nachricht aufnehmen. Ist die Leitung dagegen frei, genügt ein Druck auf die betreffende Namentaste, und das HiPath-System stellt die Verbindung her.

Das vormals lästige Suchen nach häufig benötigten Rufnummern gehört mit der Einführung der digitalen Telefone ebenfalls der Vergangenheit an. Ausgestattet mit elektronischem Telefonbuch lassen sich wichtige Namen auf dem Touch-Screen anzeigen. Danach genügt ein Antippen, um die Verbindung aufzubauen. Genauso komfortabel geht es umgekehrt: Das Display avisiert ausgewählte Anrufer, sodass der Anwalt sofort weiß, wer am anderen Ende der Leitung ist. Um die Telefongebühren dem jeweiligen Verursacher zuordnen zu können, erfasst außerdem eine Gesprächsdatenauswertung die Kosten pro Anwalt beziehungsweise Mitarbeiterin.

Medienbrüche vermeiden

Bei der Entscheidung für die Siemens-Kommunikationslösung spielte aber auch ihre große Flexibilität eine wichtige Rolle.

„Wenn es zum Beispiel Änderungen bei der Raumnutzung, bei der Ruf-Zuordnung oder in der Zusammenarbeit einzelner Teams gibt, brauchen wir nun nicht jedes Mal einen Techniker bestellen“, erläutert Jürgen Dammeyer.

Die Software erlaubt es den Anwälten, Leistungsmerkmale und Funktionen des Systems jederzeit und ohne fremde Hilfe den aktuellen Erfordernissen anzupassen.

Ausgefeilt ist nicht zuletzt die Netzstruktur, denn jeder Anwalt verfügt neben seinem Telefon auch über einen Laptop mit Internet-Zugang, der über das Kommunikationssystem mit dem weltweiten Netz verbunden ist. Um dies alles zu ermöglichen, greift der Kommunikationsserver auf vier ISDN-Anschlüsse mit insgesamt acht gleichzeitigen Verbindungsmöglichkeiten zu. Darüber werden außerdem das Telefax-Gerät und der Fax-fähige Kopierer der Rechtsanwaltskanzlei betrieben.

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